Stornorechnung: Definition, Erstellung & typische Fehler vermeiden

Eine Stornorechnung brauchst Du, wenn eine Rechnung falsch oder hinfällig ist. Hier erfährst Du, wann sie nötig ist, wie Du sie korrekt erstellst, was rechtlich gilt und welche Fehler Du 2025 mit der E-Rechnung unbedingt vermeiden solltest.

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist ein Korrekturdokument, das eine bereits ausgestellte und verbuchte Rechnung aufhebt oder berichtigt. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn Du eine Rechnung nachträglich rückgängig machen oder anpassen musst, zum Beispiel bei einem falschen Betrag, einer stornierten Bestellung oder einem doppelten Beleg.

Im Gegensatz zu einer normalen Rechnung weist die Stornorechnung negative Beträge aus. Damit werden die ursprünglichen Umsätze und die dazugehörige Umsatzsteuer wieder neutralisiert. So stellst Du sicher, dass Deine Buchhaltung korrekt bleibt und keine doppelten Einnahmen oder Steuerbeträge erfasst werden.

Wichtig: Jede Stornorechnung muss sich eindeutig auf die Ursprungsrechnung beziehen, mit Angabe von Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum. Nur so kann das Finanzamt den Vorgang nachvollziehen und die Buchführung bleibt prüfungssicher.

Kurz gesagt: Die Stornorechnung sorgt dafür, dass Fehler in der Rechnungsstellung rechtssicher und steuerkonform korrigiert werden, transparent, nachvollziehbar und ohne Chaos in Deiner Buchhaltung.

Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift – was gilt wann?

Nicht jede falsche Rechnung braucht sofort eine Stornorechnung. Entscheidend ist, wann der Fehler auffällt und wer die Abrechnung erstellt. Diese Übersicht hilft Dir, das richtige Dokument zu wählen:

Juristische Abgrenzung zwischen Stornorechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift

Die Begriffe werden oft verwechselt – dabei ist der Unterschied steuerlich entscheidend:

• Eine Stornorechnung hebst Du als Rechnungsaussteller:in selbst auf, wenn die ursprüngliche Rechnung falsch oder hinfällig ist.
• Eine Rechnungskorrektur ersetzt eine noch nicht bezahlte Rechnung.
• Eine Gutschrift ist dagegen eine Abrechnung des Leistungsempfängers, also wenn Dein:e Kund:in die Rechnung stellt – sie muss ausdrücklich „Gutschrift“ heißen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Die korrekte Bezeichnung ist wichtig, weil sie bestimmt, wie Umsatzsteuer und Vorsteuer verbucht werden. Eine falsche Dokumentart kann zu steuerlichen Nachteilen führen – also lieber einmal prüfen, bevor Du sie abschickst.

Pflichtangaben einer Stornorechnung

Damit Deine Stornorechnung rechtssicher ist, muss sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Diese sorgen dafür, dass das Finanzamt den Vorgang eindeutig nachvollziehen kann.

Folgende Angaben dürfen auf keiner Stornorechnung fehlen:

• Vollständige Anschrift von Aussteller:in und Empfänger:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Nummer und Datum der Ursprungsrechnung, auf die sich die Stornierung bezieht
• Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag – jeweils mit negativem Vorzeichen

Tipp: Die Positionen sollten exakt der ursprünglichen Rechnung entsprechen, nur mit Minuszeichen. So bleibt Deine Buchhaltung übersichtlich und prüfungssicher.

Stornorechnung erstellen – Schritt für Schritt

Eine Stornorechnung zu schreiben ist einfacher, als es klingt, wenn Du strukturiert vorgehst. Mit diesen Schritten stellst Du sicher, dass Deine Stornierung rechtssicher, nachvollziehbar und steuerlich korrekt erfolgt.

1. Zahlungsstatus prüfen

Ist die Rechnung offen? Dann reicht meist eine Rechnungskorrektur. Wurde bereits bezahlt, brauchst Du eine Stornorechnung.

2. Dokumentart festlegen

Triff die Entscheidung Stornorechnung oder Korrekturrechnung konsequent. So vermeidest Du doppelte Umsätze und falsche Vorsteuer.

3. Negative Beträge erfassen & Bezug angeben

Spiegle die ursprünglichen Positionen 1:1, setze Minus-Vorzeichen vor Preise/Mengen und nenne Rechnungsnummer und Datum der Ursprungsrechnung im Kopftext.

4. Neue Rechnungsnummer & aktuelles Datum vergeben

Die Stornorechnung erhält immer eine eigene, fortlaufende Nummer und heutiges Ausstellungsdatum. Wiederverwendung alter Nummern ist tabu.

5. Umsatzsteuer prüfen und korrekt ausweisen

Nutze denselben Steuersatz wie im Originalbeleg. Bei Teil-Storno nur die betroffenen Positionen. Wenn Du nach der Differenzbesteuerung abrechnest, gilt: Auch hier müssen die Nettobeträge negativ ausgewiesen werden, eine Steuerkorrektur entfällt jedoch.

6. Dokument digital signieren, speichern, versenden

Archiviere revisionssicher. Versende die Stornorechnung digital und stelle sicher, dass Kund:in und Buchhaltung den Beleg zuordnen können (Beleglink/Referenz).

Pro-Tipp: Nutze eine Checkliste in Deiner Rechnungssoftware: Zahlungsstatus → Dokumentart → Minus-Positionen → Bezug → Nummer/Datum → USt → Versand. So bleibt Deine Stornorechnung prüfungssicher, konsistent und spart Dir Zeit beim Monatsabschluss.

Stornorechnung in der E-Rechnung (ab 2025)

Ab 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen – und das betrifft auch Stornorechnungen. Viele Unternehmen wissen noch nicht, dass ein einfaches PDF ab dem 1. Januar 2025 keine gültige E-Rechnung mehr ist. Entscheidend ist künftig das strukturierte Datenformat nach EN 16931, wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Eine E-Stornorechnung muss also genau wie eine normale E-Rechnung maschinenlesbar aufgebaut sein. Das bedeutet: Alle Pflichtangaben – Absender:in, Empfänger:in, Steuernummer, Beträge, Referenz zur Ursprungsrechnung – müssen im XML-Datensatz stehen, nicht nur im sichtbaren PDF-Layout. Der Dokumenttyp kennzeichnet dabei, dass es sich um eine Stornierung handelt (z. B. „Corrected Invoice“ oder „CreditNote“ in EN 16931).

Für Unternehmen gilt eine Übergangsregelung:

• Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht bereits seit 01.01.2025.
• Das Ausstellen von E-Rechnungen ist bis Ende 2026 noch freiwillig, bei einem Jahresumsatz unter 800.000 € sogar bis 2027.
• Danach müssen auch Stornorechnungen elektronisch im EN-16931-Format übermittelt werden.

Wer früh umstellt, spart doppelte Arbeit – denn so bleibt Deine Buchhaltung zukunftssicher, GoBD-konform und steuerlich auf dem neuesten Stand.

Stornorechnung Muster & Beispiele – so sieht eine korrekte Stornorechnung aus

Wenn Du Dich fragst, wie sieht eine Stornorechnung aus, findest Du hier ein vollständiges Beispiel – mit allen Pflichtangaben und negativen Positionen.

Bezug auf Rechnung Nr. 2024-015 vom 12.03.2024
Diese Stornorechnung hebt die genannte Rechnung vollständig auf.

Zwischensumme: -100,00 €

Umsatzsteuer (19 %): -19,00 €

Gesamtbetrag: -119,00 €

Alle Positionen sind mit negativen Beträgen ausgewiesen.

Vorlagen zum Download: Nutze die Finom Muster-Stornorechnung – ein editierbares Word-Template, das alle Pflichtfelder, Steuersätze und Verweise bereits enthält. Kostenlose Stornorechnung-Vorlage herunterladen: Download

Einfach anpassen, speichern und digital versenden – schnell, korrekt und GoBD-konform.

Buchhalterische Behandlung & häufige Fehler

Damit Deine Stornorechnung formal und buchhalterisch korrekt ist, achte auf saubere Zuordnung und richtige Kontierung. So bleibt Deine Buchführung nachvollziehbar und prüfungssicher.

Korrekte Verbuchung der Stornorechnung

Die Stornorechnung verbuchen bedeutet, die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch aufzuheben. Sie erzeugt eine Gegenbuchung, die Erlöse und Umsatzsteuer neutralisiert.

Dadurch erkennt das Finanzamt, dass es sich um eine Korrektur und nicht um einen neuen Umsatz handelt – Deine Steuer bleibt also korrekt.

Doppelbesteuerung vermeiden

Ein häufiger Fehler ist, eine Stornorechnung ohne Bezug zur Ursprungsrechnung zu erstellen. Das kann zu Doppelbesteuerung führen, weil der ursprüngliche Umsatz bestehen bleibt, während der neue Stornobeleg zusätzlich verbucht wird.

Vermeide das, indem Du in jeder Stornorechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum nennst und den Hinweis ergänzt: „Diese Stornorechnung hebt die Rechnung Nr. … vollständig auf.“

Richtige Zuordnung in DATEV & Buchhaltungssoftware

In DATEV, Lexware oder SevDesk kannst Du eine Stornorechnung mit wenigen Klicks korrekt zuordnen. Wähle einfach „Rechnung stornieren“ oder „Korrekturbeleg erstellen“ – die Software übernimmt automatisch die Minus-Beträge und verknüpft beide Belege.
Prüfe anschließend, ob in beiden Dokumenten ein Beleglink oder eine Referenz hinterlegt ist. So bleibt Deine Buchführung konsistent und GoBD-konform.

Häufige Fehler bei Stornorechnungen

Trotzdem passieren in der Praxis oft kleine, aber folgenreiche Buchungsfehler. Typische Stolperfallen sind:

• Fehlender Verweis auf die Ursprungsrechnung
• Wiederverwendung einer alten Rechnungsnummer
• Positive statt negative Beträge
• Falsches oder fehlendes Ausstellungsdatum

Ein kurzer Check vor dem Versand reicht meist aus, um diese Fehler zu vermeiden – und Deine Stornorechnung wird garantiert steuerlich anerkannt.

FAQ

Welche Rechnungsnummer muss auf der Stornorechnung stehen?

Jede Stornorechnung bekommt eine eigene, neue Rechnungsnummer. Verwende niemals die alte Nummer – sie bleibt ausschließlich für die Ursprungsrechnung reserviert.

Welcher Steuersatz gilt bei einer Stornorechnung?

Es gilt derselbe Steuersatz, der auch in der ursprünglichen Rechnung verwendet wurde. Nur so stimmen Umsatzsteuer und Vorsteuer im System überein und die Buchhaltung bleibt konsistent.

Wer erhält das Original der Stornorechnung – Kunde oder Unternehmer?

Das Original der Stornorechnung erhält immer die zahlende Partei, also Deine Kundin oder Dein Kunde. Du behältst eine zweite Ausführung für Deine Unterlagen. Beide Dokumente sind inhaltlich identisch und müssen revisionssicher aufbewahrt werden.

Wie buche ich eine Stornorechnung in der Buchhaltungssoftware (z. B. WISO oder DATEV)?

Nutze in der Software die Funktion „Rechnung stornieren“ – das System erstellt automatisch eine Gegenbuchung mit negativen Beträgen und verknüpft beide Belege. So bleibt der Vorgang nachvollziehbar und GoBD-konform.

Wie buche ich Retouren ohne Stornorechnung?

Retouren oder Preisnachlässe lassen sich über eine Teil-Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur abbilden. Wichtig ist, dass nur die betroffenen Positionen korrigiert werden und der Bezug zur Ursprungsrechnung eindeutig bleibt.

Warum gibt es in manchen Warenwirtschaftssystemen (WaWi) keine Stornorechnung?

Einige Systeme fassen Stornos unter „Korrekturrechnung“ zusammen. Entscheidend ist der Inhalt – solange negative Beträge und der Bezug zur Ursprungsrechnung enthalten sind, gilt das Dokument als steuerlich korrekt.

Wie schreibe ich eine Stornorechnung bei einem Reiserücktritt oder Dienstleistungsabbruch?

Auch hier gilt: Erstelle eine Stornorechnung mit negativen Beträgen und einem klaren Hinweis auf den Grund der Stornierung. Das sorgt für Transparenz gegenüber Kund:innen und Finanzamt.