Umsatzsteuer-ID 2026: Beantragen, finden, prüfen

Die Umsatzsteuer-ID ist ein wesentliches Kennzeichen für Unternehmen. Dieser Artikel erklärt im Detail, was die USt-IdNr. ist, wer sie benötigt und wie sie korrekt eingesetzt wird.

Was ist die Umsatzsteuer-ID?

Die Abkürzung Umsatzsteuer-ID oder USt-IdNr. steht für Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es handelt sich hierbei um eine eindeutige Zahl, die Unternehmen innerhalb der EU für umsatzsteuerliche Zwecke erhalten. Ihre Hauptfunktion ist die Identifizierung von Unternehmen im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU.

Die rechtliche Grundlage für die Vergabe und Verwendung der USt-ID in Deutschland bildet § 27a UStG. Der Paragraph regelt Voraussetzungen und Pflichten rund um die Erteilung und Nutzung der USt-IdNr.

Führt ein Unternehmen innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen aus, ist für die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer die ID-Nummer unerlässlich. Indem Unternehmen die USt-ID auf Rechnungen und in Meldungen anführen, weisen sie ihre Steuerpflicht nach und können das Reverse-Charge-Verfahren nutzen. Das Reverse-Charge-Verfahren kehrt die Steuerschuldnerschaft um, sodass nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer abführt.

Ohne gültige USt-IdNr. sind EU-Geschäfte umsatzsteuerlich nicht korrekt – es drohen Nachzahlungen und Sanktionen.

Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt an inländische Steuerpflichtige vergeben. Sie dient der Identifizierung des:r Steuerpflichtigen gegenüber dem Finanzamt und wird für die Abwicklung aller innerstaatlichen Steuerangelegenheiten benötigt. Dies umfasst beispielsweise die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer im Inland. Die Steuernummer wird auf allen Steuererklärungen, Bescheiden und im Schriftverkehr mit dem Finanzamt angegeben.

Die USt-IdNr. wird hingegen vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und dient der Identifizierung im innergemeinschaftlichen EU-Handel. Sie wird benötigt, um grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen korrekt umsatzsteuerlich abzuwickeln.

Wer benötigt eine Umsatzsteuer-ID?

Grundsätzlich benötigt jedes Unternehmen eine USt-IdNr., das am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU teilnimmt. Es gibt jedoch einige spezifische Fälle und Ausnahmen, die im Folgenden erläutert werden:

• Unternehmer:innen und Kapitalgesellschaften: Alle Unternehmen, die als Unternehmer:innen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten, sind verpflichtet, eine USt-IdNr. zu beantragen. Dies gilt insbesondere für Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG.
• Freiberufler:innen mit EU-Kund:innen: Bei der Erbringung von Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern benötigen Freiberufler:innen eine Umsatzsteuer-ID. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird, bei dem die Umsatzsteuer von dem:r Leistungsempfänger:in abgeführt wird.
• Umsatzsteuer-ID für Kleinunternehmer:innen und Kleingewerbe: Trotz USt-Befreiung nach § 19 UStG kann für Kleinunternehmer:innen in bestimmten Fällen eine USt-IdNr. nötig sein. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung wählen. In diesem Fall ist eine Umsatzsteuer-ID für Kleingewerbe notwendig und sie sind verpflichtet, Umsatzsteuer abzuführen. Auch wenn sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, kann eine USt-IdNr. erforderlich sein, wenn sie bestimmte Lieferschwellen für innergemeinschaftliche Erwerbe überschreiten. Dies gilt auch, wenn sie Leistungen von Unternehmen in anderen EU-Ländern beziehen, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird.

Umsatzsteuer-ID beantragen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2025

Die USt-IdNr. kann entweder beim BZSt über das Online-Portal oder im Rahmen der Unternehmensgründung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Bei der Gründung wird die USt-ID zusammen mit der Steuernummer über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt.

Online-Formular ausfüllen

Für die Beantragung über das BZSt-Online-Portal ist ein Online-Formular auszufüllen. Dabei sind folgende Angaben erforderlich:

• Bundesland, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat
• zuständiges Finanzamt
• Steuernummer des Unternehmens
• Rechtsform des Unternehmens, z. B. Einzelunternehmen, GmbH
• Kontaktdaten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Bearbeitung und Zustellung

Nachdem das Online-Formular abgeschickt wurde, wird der Antrag vom BZSt bearbeitet. Die Bearbeitungszeit kann variieren, beträgt aber in der Regel einige Wochen. Die USt-ID wird dem Unternehmen per Post zugestellt. Eine Mitteilung per E-Mail ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich.

Nachträglicher Antrag für bestehende Betriebe

Auch für bereits bestehende Unternehmen, die noch keine USt-ID besitzen, ist die Beantragung über das BZSt-Online-Portal möglich. In diesem Fall sind die gleichen Angaben wie bei der Gründung zu machen. 

Es ist ratsam, die USt-IdNr. rechtzeitig zu beantragen, um Verzögerungen bei der Abwicklung grenzüberschreitender Geschäfte zu vermeiden. Die Beantragung selbst ist kostenlos.

Wo finde ich meine Umsatzsteuer-ID?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die eigene Umsatzsteuer-ID herauszufinden, falls sie einmal nicht aufzufinden ist:

1. Steuerbescheide und BZSt-Schreiben: Die USt-ID ist in der Regel auf den Steuerbescheiden des Unternehmens sowie auf Schreiben des BZSt angegeben.
2. Rechnungen an EU-Kund:innen: Auf Rechnungen, die an Kund:innen in anderen EU-Ländern ausgestellt werden, muss die ID-Nummer des leistenden Unternehmens angegeben werden. 
3. Impressum der Website: Die USt-IdNr. muss im Impressum einer Webseite angegeben werden. Dies ergibt sich aus § 5 Telemediengesetz.
4. Online-Neuanforderung beim BZSt: Wenn die USt-ID nicht mehr auffindbar ist, kann sie online beim BZSt neu angefordert werden. Dazu ist ein Online-Formular auszufüllen, in dem die relevanten Unternehmensdaten anzugeben sind. Das BZSt prüft die Angaben und stellt die ID-Nummer in der Regel innerhalb weniger Tage erneut zu.

Umsatzsteuer-ID prüfen

Um die Gültigkeit der Umsatzsteuer-ID eines:r Geschäftspartner:in zweifelsfrei festzustellen, stehen verschiedene Instrumente zur Verfügung. 

Die Europäische Kommission stellt das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) bereit, eine Online-Plattform, die es ermöglicht, eine USt-IdNr. in Echtzeit zu verifizieren. Durch Eingabe der ID-Nummer des:r Geschäftspartner:in liefert VIES umgehend eine Bestätigung, ob die Nummer gültig ist und mit den hinterlegten Unternehmensdaten übereinstimmt. Diese Einzelabfrage funktioniert sowohl für inländische als auch für ausländische USt-IDs.

Für Unternehmen, die regelmäßig eine Vielzahl von IDs prüfen müssen, bietet das BZSt eine XML-Schnittstelle an. Diese Schnittstelle erlaubt die automatisierte Überprüfung großer Datenmengen und ist besonders für Online-Shops und ERP-Systeme geeignet, die eine effiziente Verifizierung benötigen.

Hinweis: Seit 2020 besteht eine Dokumentationspflicht, die Unternehmen dazu verpflichtet, die Überprüfung der USt-ID ihrer Geschäftspartner:innen vor Ausführung einer Leistung nachzuweisen. Wird dieser Nachweis nicht erbracht, droht der Verlust der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen, was empfindliche Steuernachzahlungen zur Folge haben kann. 

Aufbau der Umsatzsteuer-ID: Beispiel

Jede USt-IdNr. beginnt mit einem Länderpräfix, das aus zwei Buchstaben besteht und das EU-Mitgliedsland kennzeichnet, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Für Deutschland lautet das Länderpräfix "DE". Einige Beispiele für Kürzel anderer EU-Länder sind:

• AT für Österreich
• NL für die Niederlande
• FR für Frankreich
• IT für Italien
• ES für Spanien 

Auf das Länderpräfix folgt eine individuelle Kennnummer, die je nach EU-Mitgliedstaat unterschiedlich aufgebaut sein kann. In Deutschland besteht die Kennnummer aus neun Ziffern, also DE123456789.

Bei der Angabe der USt-ID ist es wichtig, auf die korrekte Schreibweise zu achten, um Probleme bei der Abwicklung von Geschäften zu vermeiden. Häufige Tippfehler sind beispielsweise die Verwechslung von "0" (Null) und "O" (Buchstabe O) oder die falsche Reihenfolge der Ziffern.

Richtige Angabe der Umsatzsteuer-ID

Die korrekte Angabe der USt-IdNr. ist in verschiedenen Geschäftsbereichen von großer Bedeutung.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen, also Geschäften zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern, kommt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Dabei wird die Umsatzsteuer nicht vom leistenden Unternehmen, sondern von dem:r Leistungsempfänger:in abgeführt. Voraussetzung für die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens ist die Angabe der USt-ID des leistenden Unternehmens und des:r Leistungsempfänger:in auf der Rechnung.

Die USt-ID muss auf Rechnungen an EU-Kund:innen angegeben werden, damit diese die Vorsteuer geltend machen können und das Reverse-Charge-Verfahren korrekt angewendet wird. Auch im Impressum einer Website kann die USt-ID angegeben werden.

Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen erbringen, sind verpflichtet, diese dem Finanzamt im Rahmen der Zusammenfassenden Meldung (ZM) zu melden. In der ZM sind die USt-IDs der Geschäftspartner:innen sowie die Umsätze aus den innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen anzugeben.

Typische Fehler und Folgen

Bei der Verwendung der USt-ID können verschiedene Fehler auftreten, die zu erheblichen Konsequenzen führen können:

• Ungültige oder fehlende USt-ID: Fehlt die USt-IdNr. oder ist sie ungültig, kann das Finanzamt die Vorsteuer streichen oder die Steuerbefreiung verweigern.
• Keine Protokollierung der Prüfung: Seit 2020 besteht eine Dokumentationspflicht für die Überprüfung der USt-ID von Geschäftspartner:innen. Unterlässt ein Unternehmen die Prüfung und Dokumentation der USt-IdNr. eines:r Geschäftspartner:in, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung verweigern.
• Falschangabe bei Drittland-Geschäften: Bei Geschäften mit Unternehmen außerhalb der EU darf die USt-ID nicht verwendet werden. Die Angabe eines falschen Länderpräfixes kann zu Verwirrung und Problemen bei der Zollabwicklung führen.

FAQ

Wie lange dauert es, die Umsatzsteuer-ID zu beantragen?

Die Bearbeitungszeit für die Beantragung einer USt-ID kann variieren. In der Regel dauert es jedoch einige Wochen, bis die USt-IdNr. vom BZSt zugeteilt wird.

Braucht ein:e Kleinunternehmer:in eine USt-ID?

Grundsätzlich sind Kleinunternehmer:innen von der Umsatzsteuer befreit und benötigen daher keine USt-IdNr. Wenn sie jedoch grenzüberschreitende Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern tätigen, kann eine USt-ID erforderlich sein, insbesondere wenn das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt oder bestimmte Lieferschwellen überschritten werden.

Ist eine USt-ID Pflicht für Freiberufler:innen?

Wenn Freiberufler:innen Leistungen für Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen, benötigen sie eine USt-IdNr.

Kann ich meine Steuernummer statt USt-ID auf der Rechnung angeben?

Nein, die Steuernummer und die USt-ID sind nicht austauschbar. 

Wie prüfe ich die USt-ID meines EU-Kunden?

Die USt-ID eines EU-Kunden kann über das VIES-System der Europäischen Kommission überprüft werden. Auf der VIES-Website kann die USt-IdNr. des Kunden eingegeben werden. Das System bestätigt dann, ob die Nummer gültig ist.

Was kostet die Beantragung der Umsatzsteuer-ID?

Die Beantragung der USt-IdNr. ist kostenlos.

Kann ich mehrere USt-IDs besitzen?

Ein Unternehmen kann nur eine USt-ID besitzen.

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID?

Die Steuernummer dient der Identifizierung gegenüber dem inländischen Finanzamt und wird für alle innerstaatlichen Steuerangelegenheiten benötigt. Die USt-IdNr. dient der Identifizierung im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr in der EU.