Steuernummer in Deutschland: Beantragen, finden und richtig verwenden

Die Steuernummer begleitet Dich durch Deinen gesamten Steueralltag. Ob beim Schreiben von Rechnungen, der Anmeldung beim Finanzamt oder Deiner Steuererklärung: ohne sie geht gar nichts. Hier erfährst Du alles, was Du über Deine Steuernummer wissen musst – kompakt, verständlich und direkt anwendbar.

Was ist die Steuernummer und wofür wird sie gebraucht?

Der Begriff Steuernummer klingt zwar nüchtern, ist aber für alle Unternehmer:innen, Freiberufler:innen und Selbstständigen in Deutschland von zentraler Bedeutung. Sie ist die persönliche Kennziffer, unter der Du beim Finanzamt geführt wirst – quasi Dein „steuerliches Gesicht“ gegenüber dem Staat. Ohne sie läuft steuerlich nichts.

Du brauchst die Steuernummer für alle Steuerangelegenheiten – vom Einreichen der Steuererklärung über die Anmeldung beim ELSTER-Portal bis hin zur korrekten Rechnungsstellung. Besonders bei der Gründung eines Kleingewerbes oder bei der Anmeldung einer Selbstständigkeit ist sie Pflicht. Sie sorgt dafür, dass Deine steuerlichen Informationen korrekt zugeordnet und bearbeitet werden können.

Wie sieht eine Steuernummer aus?

Die Steuernummer besteht meist aus 13 Ziffern, die einem bestimmten Schema folgen. Das Format kann je nach Bundesland leicht variieren, folgt aber stets einem logischen System. Eine typische 13-stellige Steuernummer sieht zum Beispiel so aus:

512/345/6789012 oder 104/203/5678943

Dabei enthalten die ersten Ziffern Hinweise auf das zuständige Finanzamt, während die weiteren Zahlen Dich als Steuerpflichtige:r eindeutig identifizieren.

Verwechslungsgefahr besteht manchmal zwischen Steuernummer und Identifikationsnummer – beide Nummern sind wichtig, haben aber unterschiedliche Funktionen und Einsatzbereiche. Die Steuer-ID hat nur 11 Ziffern und hat das Format 12 345 678 910.

Wenn Du Rechnungen schreibst, musst Du entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. angeben – je nachdem, ob Du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Steuer-ID und Steuernummer: Unterschiede verstehen

Steuernummer oder Steuer-ID? Beide Begriffe hören sich ähnlich an – doch sie erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Die Steuernummer erhältst Du von Deinem Finanzamt. Sie ist wichtig, wenn Du selbstständig arbeitest, ein Gewerbe anmeldest oder Rechnungen schreibst. Das Finanzamt nutzt diese Nummer, um Dich steuerlich korrekt einzuordnen – zum Beispiel bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Einkommensteuererklärung.

Die Steuer-ID – auch ID-Steuernummer oder steuerliche Identifikationsnummer genannt – wird Dir hingegen automatisch bei der Geburt oder bei einem Umzug nach Deutschland zugewiesen. Sie bleibt Dein ganzes Leben lang gleich, auch wenn Du umziehst oder heiratest.

Hier sind die Unterschiede zwischen Steuernummer und Steuer-ID im direkten Vergleich:

In der Praxis bedeutet das: Viele Menschen haben beide Nummern. Deine Steuer-ID identifiziert Dich als Person. Die Steuernummer brauchst Du hingegen für Deine geschäftlichen Aktivitäten.

Wenn Du zum Beispiel ein Kleingewerbe anmeldest oder als Freiberufler:in startest, bekommst Du zusätzlich zu Deiner bestehenden Steuer-ID eine neue Steuernummer zugeteilt.

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wo Du diese Nummern findest – auch, wenn Du gerade keine Steuerunterlagen zur Hand hast.

Wo finde ich meine Steuernummer? Ein Überblick

Am einfachsten ist der Blick auf Deinen aktuellen Steuerbescheid. Dort findest Du sie meist im oberen Bereich – entweder ausgeschrieben als ‚Steuernummer‘ oder unter der Abkürzung ‚St.-Nr.‘.“ Auch auf dem Anschreiben vom Finanzamt, das Du nach der Anmeldung Deiner Selbstständigkeit bekommst, ist sie aufgeführt.

Wo finde ich meine Steuernummer auf der Lohnabrechnung?

Wenn Du angestellt bist, steht Deine Steuernummer in der Regel nicht auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Stattdessen wird dort meistens die Steuer-ID verwendet. Diese brauchst Du zum Beispiel für die Lohnsteuerklasse oder für das Verfahren für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).

Steuernummer verlegt? So findest Du sie wieder

Kein Grund zur Panik! Wenn Du Deine Steuernummer verloren hast, kannst Du sie ganz einfach beim zuständigen Finanzamt anfragen. Ein kurzer Anruf oder eine formlose E-Mail reicht oft schon aus – gib dabei Deinen vollständigen Namen, Dein Geburtsdatum und Deine Anschrift an.

Alternativ kannst Du Dich auch in Deinem Elster-Konto einloggen. Dort findest Du Deine Steuernummer ebenfalls – zusammen mit allen abgegebenen Steuererklärungen und Bescheiden.

Du bist gerade dabei, ein Kleingewerbe anzumelden oder Deine Selbstständigkeit aufzubauen? Dann dauert es nach dem Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens meist nur wenige Tage, bis Dir Deine neue Steuernummer per Post zugeschickt wird.

Steuernummer beantragen – So funktioniert’s

Eine Steuernummer zu beantragen, klingt komplizierter, als es ist. In Wahrheit sind nur ein paar Schritte dafür nötig. Je nachdem, ob Du neu in die Selbstständigkeit startest, ein Kleingewerbe gründest oder umziehst, läuft der Prozess unterschiedlich ab.

Wo beantragen Selbstständige ihre Steuernummer?

Die Steuernummer wird immer vom zuständigen Finanzamt vergeben – also dem Finanzamt, das für die Region zuständig ist, in dem Du Deinen Wohnsitz oder Unternehmenssitz hast. Du kannst sie nicht einfach online generieren oder beantragen wie ein Passwort. Stattdessen füllst Du den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus.

Das geht ganz bequem über ELSTER – das Online-Portal der Finanzverwaltung. Nach dem Einreichen prüft das Finanzamt Deine Angaben, und nach wenigen Tagen bekommst Du per Post Deine neue Steuernummer zugeschickt.

Du möchtest den Antrag lieber per Post stellen? Kein Problem! Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst Du auch als PDF beim Bundesfinanzministerium herunterladen, ausdrucken und per Brief ans Finanzamt schicken. Achte dabei auf vollständige Angaben, sonst verzögert sich die Vergabe Deiner Steuernummer.

Falls Du bereits eine Steuernummer hast, beispielsweise als Privatperson, erhältst Du zusätzlich eine neue Nummer für Deine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit.

Wie bekomme ich nach einem Umzug oder bei der Existenzgründung eine Steuernummer ?

Bei einem Umzug in einen anderen Zuständigkeitsbereich bekommst Du meist eine neue Steuernummer, denn diese Nummer ist nur regional gültig. Das neue Finanzamt erstellt auf Grundlage Deiner bisherigen Daten eine neue Nummer und informiert Dich schriftlich darüber.

Wenn Du gerade erst eine Existenz gegründet hast – beispielsweise als Freiberufler:in oder mit einem Kleingewerbe – ist die Steuernummer die Grundlage Deiner Geschäftstätigkeit. Du brauchst sie, um Rechnungen zu schreiben oder Vorsteuer geltend zu machen.

Steuernummer prüfen – Gültigkeit und Richtigkeit checken

Wenn Du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung prüfen möchtest, kannst Du das öffentlich über das Bundeszentralamt für Steuern oder das EU-VIES-System tun.

Bei normalen Steuernummern ist das nicht möglich – eine Echtheitsprüfung darf aus Datenschutzgründen nur durch das Finanzamt erfolgen.

Ein Zahlendreher auf einer Rechnung kann allerdings schnell zu Problemen bei der Vorsteuer führen. Im schlimmsten Fall kann er sogar auf eine Scheinfirma hinweisen. Deshalb lohnt sich bei Unsicherheiten eine Rückfrage beim Finanzamt.

Wer braucht in Deutschland eine Steuernummer?

Ob Du eine Steuernummer brauchst, hängt vor allem davon ab, wie Du in Deutschland steuerlich aktiv bist. Grundsätzlich gilt: Sobald Du selbstständig oder gewerblich tätig bist und Einkommen aus dieser Tätigkeit versteuerst, brauchst Du eine eigene Steuernummer. Als Angestellte:r reicht in der Regel die Steuer-ID. 

Steuernummer für Freiberufler:innen, Selbstständige und Arbeitnehmer:innen

Freiberufler:innen und Selbstständige benötigen zwingend eine eigene Steuernummer. Ohne sie kannst Du keine Rechnungen stellen, keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Einkommensteuererklärung einreichen. Auch wenn Du als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuer befreit bist, musst Du die Steuernummer beim Finanzamt beantragen und auf Deinen Rechnungen angeben.

Arbeitnehmer:innen hingegen brauchen in der Regel keine separate Steuernummer. Für die Lohnabrechnung reicht die Steuer-ID aus. Nur wenn Du eine gewerbliche Nebentätigkeit anmeldest oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung hast, kommt die Steuernummer ins Spiel.

Auch bei der Gründung einer GmbH erhältst Du eine gesonderte Steuernummer. Diese wird automatisch vergeben, sobald die Gewerbeanmeldung und die steuerliche Erfassung abgeschlossen sind. Jede juristische Person wird durch eine eigene Nummer identifiziert.

Wichtige Hinweise für Selbstständige: Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Wenn Du regelmäßig Rechnungen innerhalb der EU stellst oder Vorsteuer geltend machst, reicht die Steuernummer allein nicht aus. In dem Fall solltest Du zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen – das ist online beim Bundeszentralamt für Steuern möglich.

Wann ändert sich die Steuernummer?

Die Steuernummer kann sich beispielsweise bei einem Umzug in ein anderes Bundesland, beim Wechsel des Finanzamts oder bei einer Änderung Deiner Unternehmensform verändern. In solchen Fällen wird Dir automatisch eine neue Nummer zugewiesen. Diese musst Du dann auf neuen Rechnungen und in Formularen verwenden.

Steuer-ID und Steuernummer herausfinden – Das solltest Du wissen

Die Steuer-ID findest Du auf mehreren offiziellen Dokumenten. Schau am besten in Deinen letzten Einkommensteuerbescheid oder in das Anschreiben vom Bundeszentralamt für Steuern, das Du nach der Geburt oder nach Deinem Zuzug nach Deutschland erhalten hast.

Auch auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber ist die Steuer-ID vermerkt – meist ganz oben auf der Bescheinigung. Wenn Du Zugriff auf Dein ELSTER-Konto hast, findest Du sie dort ebenfalls unter Deinen Stammdaten.

Falls Du Deine Steuer-ID trotzdem nicht findest, kannst Du sie online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erneut anfordern. Die Bearbeitung kann ein paar Tage in Anspruch nehmen, ist aber kostenlos.

Was ist, wenn ich meine Steuer-ID oder Steuernummer verloren habe?

Wende Dich einfach an Dein zuständiges Finanzamt, wenn Du Deine Steuernummer verloren hast. Du kannst sie per Telefon, E-Mail oder sogar über ein Kontaktformular auf der entsprechenden Website wieder anfordern. Halte dafür folgende Angaben bereit:

• Name und Vorname

• Geburtsdatum

• aktuelle Anschrift

• optional: ehemalige Adresse, falls Du kürzlich umgezogen bist

Beachte jedoch, dass Du Deine Nummer aus Datenschutzgründen nicht telefonisch mitgeteilt bekommst. Sie wird Dir in der Regel per Post an Deine gemeldete Adresse geschickt.

Wenn Du als Gründer:in noch auf Deine Steuernummer wartest, solltest Du dafür ein paar Tage Bearbeitungszeit einplanen. Je nach Finanzamt kann es zwischen 3 und 14 Tagen dauern.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Eine Ergänzung zur Steuernummer

Neben der Steuernummer und der Steuer-ID gibt es noch eine dritte wichtige Kennziffer: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Gerade für Unternehmer:innen, die innerhalb der EU tätig sind, ist sie unverzichtbar.

Was ist die USt-IdNr. und wann bekommt man sie?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird Dir direkt vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilt. Du benötigst sie, wenn Du Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland lieferst oder von ihnen beziehst. Die USt-IdNr. dient dabei als eindeutiger Nachweis Deiner Unternehmereigenschaft innerhalb der EU und ermöglicht eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.

Die Beantragung der USt-IdNr. ist kostenlos und kann ganz einfach online über das BZStOnline-Portal abgeschlossen werden. Sobald Deine Registrierung abgeschlossen ist, erhältst Du Deine Nummer schriftlich per Post.

Die USt-IdNr. hat das Format DE123456789. Das Kürzel „DE“ steht für Deutschland, gefolgt von neun Ziffern.

USt-IdNr., Steuernummer und Steuer-ID – Ein kurzer Vergleich

Hier eine kurze Übersicht, wofür Du welche Nummer brauchst:

Wenn Du als Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in ausschließlich in Deutschland tätig bist, brauchst Du die USt-IdNr. nicht unbedingt – aber sie schadet auch nicht. Spätestens beim nächsten internationalen Projekt ist sie Gold wert.

FAQ

Wie lange dauert es, eine Steuernummer zu erhalten?

Nach dem Einreichen des steuerlichen Erfassungsbogens dauert es in der Regel zwischen 3 und 14 Tagen, bis Du Deine Steuernummer vom Finanzamt per Post erhältst. Besonders bei der Gründung eines Kleingewerbes oder als neue:r Freiberufler:in solltest Du etwas Vorlaufzeit einplanen, da die Bearbeitungsdauer regional unterschiedlich ist.

Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung?

Du kannst auf Deinen Rechnungen entweder Deine Steuernummer oder Deine USt-IdNr. angeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU ist die USt-IdNr. Pflicht. Für rein nationale Geschäfte reicht die Steuernummer völlig aus.

Wo finde ich die Steuernummer meines Kindes?

Kinder erhalten keine Steuernummer, sondern eine persönliche Steuer-ID. Diese findest Du im Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern, das Dir kurz nach der Geburt oder Anmeldung zugeschickt wird. Dort kannst Du sie auch erneut anfordern.

Wo finde ich meine Steuernummer als Kleingewerbetreibende:r?

Nach dem Einreichen des steuerlichen Erfassungsbogens bekommst Du Deine Steuernummer per Post vom Finanzamt. Du findest sie außerdem auf dem Steuerbescheid, in Deinem Elster-Konto oder in anderen offiziellen Schreiben vom Finanzamt.