Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen: Vergleich & Testsieger

Die richtige Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen spart Dir wertvolle Zeit im Arbeitsalltag und sorgt für rechtliche Sicherheit bei Deinen Finanzen. In diesem Artikel erfährst Du, welche Anbieter die Anforderungen an E-Rechnung und GoBD erfüllen und wie Du die passende Lösung für Dein Business findest.

Welche Buchhaltungssoftware ist für kleine Unternehmen geeignet?

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Du steuerlich korrekt arbeitest. Du brauchst dazu ein Tool, das mit Deinem Business wächst und Dir den bürokratischen Rücken freihält.

Vollständige Erfassung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben sowie die Ausstellung von Rechnungen

Einnahmen und Ausgaben manuell zu erfassen, kostet wertvolle Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Moderne Buchhaltungs-Tools automatisieren Belegimport, Datenerkennung und Zuordnung. So schreibst Du Angebote und Rechnungen rechtskonform und sparst im Alltag spürbar Zeit.

Ein besonders aktuelles Thema ist die E-Rechnung in Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 bist Du im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Viele Anbieter stellen dafür kostenlose E-Rechnungs-Software bereit oder integrieren diese Funktionen direkt in ihre Basistarife. 

Dokumentation finanzieller Informationen zu Geschäftsvorfällen

Eine saubere Finanzbuchhaltung verknüpft Dein Bankkonto direkt mit der Software, um Zahlungen in Echtzeit abzugleichen. So siehst Du sofort, welcher Kunde schon bezahlt hat und wo noch Geld fehlt. Das System ordnet Belege oft automatisch den passenden Transaktionen zu, was Fehler minimiert.

Elektronische Führung und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Die GoBD fordern eine revisionssichere Archivierung: Deine Daten müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar sein. Gute Software deckt auch komplexere Bereiche verständlich ab: Wird Dir beispielsweise die Anlagenbuchhaltung einfach erklärt und automatisiert, kannst Du Wirtschaftsgüter wie Laptops korrekt abschreiben, ohne ein Steuerprofi zu sein. Cloud-Lösungen sichern Deine Daten dabei oft zuverlässiger als der lokale Speicher auf dem eigenen PC.

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für kleine Unternehmen?

Die Suche nach der perfekten Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Es gibt viele Anbieter, aber nicht jede Lösung passt zu Deinem Business. Die "beste" Software ist diejenige, die Dir den Rücken freihält, Deine Prozesse automatisiert und mit Deinem Unternehmen wächst. Wir haben die wichtigsten Player am Markt für Dich unter die Lupe genommen.

Finom

Finom ist nicht einfach nur eine weitere Software für die Buchhaltung, sondern verbindet Geschäftskonto, Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement in einer einzigen, intuitiven Plattform.

Warum Finom besonders hervorsticht? Du sparst Dir das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Apps. Deine Banktransaktionen werden in Echtzeit mit Deinen Rechnungen und Belegen abgeglichen. Das bedeutet für Dich: Nie wieder manuelles Suchen nach fehlenden Belegen am Monatsende. Zudem bietet Finom smarte Features wie Cashback auf Kartenzahlungen und eine KI-gestützte Belegerkennung, die Dir viel Tipparbeit abnimmt.

Besonders für Gründer:innen und kleine Teams ist Finom ideal, da es ‚‚Mobile-First" gedacht ist und Dir ermöglicht, Dein Business komplett vom Smartphone aus zu steuern. Die E-Rechnungsfunktionen sind hier bereits integriert, sodass Du für die gesetzlichen Änderungen ab 2025 bestens gerüstet bist. Finom macht Buchhaltung somit nicht nur erträglich, sondern smart und effizient.

Lexware Office

Lexware Office (ehemals lexoffice) gehört zu den Platzhirschen in Deutschland und punktet vor allem durch seine hohe Automatisierung. Die Software ist darauf ausgelegt, Belege schnell zu erfassen und dank Schnittstellen zu derzeit über 120 Partnern (wie Shopify oder Amazon) nahtlos in Deine bestehende Infrastruktur zu integrieren. Besonders stark ist Lexware Office bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:innen, da die DATEV-Schnittstelle einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht.

sevDesk

sevDesk überzeugt durch eine sehr aufgeräumte Oberfläche, die auch Einsteiger sofort verstehen. Die Stärke liegt in der Flexibilität: Du kannst Rechnungen in Fremdwährungen schreiben und profitierst von einer KI-gestützten Belegerfassung. sevDesk ist eine Cloud-Lösung, die es Dir ermöglicht, Deine Buchhaltung ortsunabhängig zu erledigen, und bietet einen guten Funktionsumfang für EÜR und Umsatzsteuervoranmeldungen.

DATEV

DATEV ist der Industriestandard in Deutschland, wenn es um die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien geht. Mit "DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" richtet sich das Unternehmen an KMUs, die ihre Buchhaltung professionell und revisionssicher gestalten wollen. Die Lösung ist leistungsstark und sicher, erfordert aber oft etwas mehr Einarbeitungszeit als die modernen Cloud-Startups. Sie ist die richtige Wahl, wenn Dein:e Steuerberater:in direkt auf demselben System arbeitet.

FastBill

FastBill konzentriert sich darauf, dass Du Dein Geld schnell bekommst. Die Software ist besonders bei Freelancern und Agenturen beliebt, die Rechnungen schnell erstellen und Belege effizient erfassen möchten. FastBill bietet viele Automatisierungen für den Belegfluss, ist aber in den Basistarifen bei tiefergehenden Buchhaltungsfunktionen wie der EÜR je nach Tarif eingeschränkt.

Kontolino!

Kontolino! verfolgt einen didaktischen Ansatz: Die Software führt Dich Schritt für Schritt durch die doppelte Buchführung und die EÜR und erklärt per Assistenten und Hilfetexten die Logik dahinter. Das ist ideal für Einsteiger:innen, die ihre Buchhaltung wirklich verstehen wollen und nicht davor zurückschrecken, Kontierungsregeln zu lernen. Es ist weniger automatisiert als die Marktführer, aber sehr solide für korrekte Steueranmeldungen.

Sage

Sage ist ein internationaler Anbieter auf dem Softwaremarkt und bietet mit Sage Active eine moderne Cloud-Lösung speziell für kleine Unternehmen. Die Software setzt stark auf KI-Unterstützung (den "Sage Copilot"), um Dir proaktiv Aufgaben abzunehmen oder auf offene Posten hinzuweisen. Sage eignet sich hervorragend, wenn Du eine Lösung suchst, die mit Deinem Unternehmen wachsen kann, bis hin zu komplexeren ERP-Anforderungen.

WISO

WISO MeinBüro ist der Allrounder für den klassischen Mittelstand und Handwerksbetriebe. Die Software ist modular aufgebaut: Du startest klein und buchst Funktionen dazu, wenn Du sie brauchst. Ein großer Vorteil ist die direkte Anbindung an die WISO Steuer-Software, was den Jahresabschluss für Selbstbucher erheblich erleichtert. Zudem bietet es starke Funktionen für die Dokumentenverwaltung.

SumUp

SumUp (ehemals Debitoor) ist weit mehr als nur ein Anbieter für Kartenterminals. Nach der Einstellung von Debitoor wurden dessen Funktionen zur Rechnungsstellung vollständig in das SumUp-Ökosystem integriert. Diese Lösung ist besonders effizient, wenn Du bereits Hardware von SumUp nutzt, da eingehende Zahlungen und offene Rechnungen direkt miteinander verknüpft werden. SumUp richtet sich vor allem an Kleinunternehmer und Freelancer, die eine sehr einfache, intuitive Anwendung suchen, um Rechnungen zu schreiben und Zahlungslinks zu versenden. Auch für die E-Rechnungspflicht ist SumUp gerüstet und unterstützt Formate wie XRechnung.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler ist der Spezialist für Automatisierung. Nach einer kurzen Anlernphase wirbt der Anbieter damit, dass sich über 80 % der Buchhaltung automatisieren lassen. Das Tool sortiert Belege intelligent zu Transaktionen und ist besonders interessant, wenn Du bilanzierungspflichtig bist. Für Unternehmen mit hohem Belegaufkommen, die maximale Zeitersparnis suchen, ist dies eine starke Option.

Billomat

Billomat ist eine flexible Cloud-Lösung, die sich besonders durch ihr starkes Mahnwesen und die Verwaltung von Kundenstammdaten auszeichnet. Die Software lässt sich über viele Add-ons individuell anpassen und ist GoBD-konform. Sie eignet sich gut für Dienstleister:innen und Startups, die eine solide Basis für ihre Fakturierung suchen, auch wenn das Interface in Reviews im Vergleich zu neueren Tools teils als weniger modern bzw. weniger effizient beschrieben wird.

Wie findet man die passende Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen?

Die Suche nach der richtigen Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen hängt stark von Deinen individuellen Prozessen ab. Es gibt unterschiedliche Funktionen am Markt, weshalb Du diese unbedingt mit Deinen konkreten buchhalterischen Anforderungen vergleichen solltest, bevor Du Dich festlegst. Während manche Tools reine Rechnungsprogramme sind, bieten andere umfassende Finanzlösungen inklusive Banking an.

Vergleich der wichtigsten Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen

Um Dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir führende Anbieter gegenübergestellt. Ein entscheidender Unterschied ist, ob die Anbieter eigene Firmenkarten und Konten bereitstellen oder lediglich bestehende Bankverbindungen verknüpfen.

FAQ

Ist eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen zwingend erforderlich?

Rein rechtlich bist Du nicht ausdrücklich zur Nutzung einer Buchhaltungssoftware verpflichtet, musst jedoch die GoBD einhalten, die unveränderbare und lückenlose Aufzeichnungen verlangen. Tools wie Excel oder Word erfüllen diese Anforderungen nicht, da Einträge nachträglich geändert werden können. Spätestens seit der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 ist eine professionelle Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen faktisch unverzichtbar, um elektronische Rechnungen rechtskonform zu empfangen, zu verarbeiten und sicher zu archivieren und Dich vor Problemen bei einer Betriebsprüfung zu schützen.

Auf welche Funktionen sollte man bei einer Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen achten?

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte Deinen Alltag vereinfachen und zentrale Funktionen wie E-Rechnung und GoBD-konforme Archivierung, Bankanbindung mit automatischem Zahlungsabgleich, Belegerfassung per App, Schnittstellen zum Steuerberater (z. B. DATEV) sowie Automatisierungen durch KI bieten, um wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und Fehler zu vermeiden.

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Welche Lösung am besten passt, hängt von Deinem Geschäftsmodell ab: Finom eignet sich besonders für Unternehmer:innen, die Banking und Buchhaltung in einer Plattform bündeln möchten, während sevDesk und Lexware Office als etablierte Allround-Lösungen mit starker Automatisierung gelten. Für mobile Freelancer ist Accountable eine gute Option, und bei hohem Automatisierungsbedarf sowie Fokus auf Bilanzierung lohnt sich ein Blick auf BuchhaltungsButler.