Kostenlose E-Rechnungs-Software: Anbieter, Funktionen und Grenzen

Kostenlose E-Rechnungs-Software gewinnt 2025 an Wichtigkeit, denn seit 1. Januar gilt die E-Rechnungspflicht. Insbesondere Einzel- und kleine Unternehmen suchen nach kostenlosen Lösungen. In diesem Artikel erfährst Du, welche Funktionen diese bieten und für wen sie sich eignen.

Was ist eine E-Rechnung und wer ist betroffen?

Eine elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – ist mehr als nur ein PDF-Dokument: Sie enthält strukturierte Daten, die maschinenlesbar sind und den direkten Austausch zwischen Softwaresystemen ermöglichen. In Deutschland gelten dafür die Formate XRechnung und ZUGFeRD als Standard.

Gesetzliche Grundlagen und Einführung

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, die im Inland B2B-Leistungen erbringen, verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung tritt gestaffelt ab 2027 in Kraft, jedoch dürfen ab 2026 grundsätzlich nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden – mit Übergangsfristen. Grundlage dafür ist das Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG), das den elektronischen Rechnungsaustausch deutlich ausbaut.

Diese neue Regelung betrifft:

• Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG
• Freiberufler:innen und Selbstständige im B2B-Umfeld
• Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG mit Geschäftskund:innen – nur Empfang, dauerhaft von der Erstellungspflicht befreit
• öffentliche Auftragnehmer:innen

Privatkund:innen, also der B2C-Bereich, sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen unter 250 € im Sinne der Kleinbetragsregelung.

Unterschiede zu herkömmlichen PDF-Rechnungen

Viele Unternehmen fragen sich, worin genau der Unterschied zwischen klassischen PDF-Rechnungen und den neuen E-Rechnungen besteht. Die Antwort liegt in der technischen Struktur:

E-Rechnungen ermöglichen somit eine automatisierte, revisionssichere und steuerkonforme Abwicklung und sind daher die Zukunft im Rechnungswesen.

Kostenlose E-Rechnungs-Software: Was muss sie können?

Damit eine kostenlose E-Rechnungs-Software praxistauglich ist, muss sie gesetzliche Mindeststandards erfüllen und grundlegende Funktionen zur Rechnungserstellung bieten.

In Deutschland gelten XRechnung und ZUGFeRD 2.1 als zulässige Formate. XRechnung ist bei öffentlichen Auftraggeber:innen Pflicht, während ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter XML-Struktur mehr Flexibilität bietet. Beide müssen der Norm EN 16931 entsprechen, die strukturierte Angaben zu Absender:in, Empfänger:in, Betrag und Steuersätzen verlangt.

Ein geeignetes Tool muss mindestens eines dieser Formate unterstützen, am besten jedoch beide.

Für wen reicht eine kostenlose Lösung aus?

Kostenlose Programme eignen sich besonders für Einzelunternehmer:innen und Freelancer:innen, die nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben. Auch kleine Betriebe mit geringem Rechnungsvolumen oder wiederkehrenden Kundenbeziehungen können von einer kostenlosen Lösung profitieren.

Wer jedoch regelmäßig mit verschiedenen Geschäftspartner:innen arbeitet, komplexe Projekte abrechnet oder eine Integration in die Buchhaltung benötigt, stößt schnell an die Grenzen einer Gratis-Software. In solchen Fällen ist es sinnvoll, frühzeitig über eine kostenpflichtige Lösung nachzudenken.

Mit kostenloser Software E-Rechnungen erstellen: Worauf ist zu achten?

Eine Software zum kostenlosen Erstellen von E-Rechnungen sollte mindestens folgende Funktionen beinhalten:

• Erstellung und Export als XRechnung/ZUGFeRD
• Prüfung auf Normkonformität nach EN16931
• Rechnungsnummern-Logik und Pflichtfelder
• Vorschaufunktion
• Möglichkeit zur manuellen Dateneingabe ohne Registrierung

Kostenlose E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer:innen: Worauf kommt es an?

Für Kleinunternehmer:innen gelten gemäß § 19 UStG spezielle Anforderungen, insbesondere die Umsatzsteuerbefreiung. Eine gute kostenlose E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer:innen muss dies abbilden können.

Anforderungen für Kleinunternehmer:innen gemäß UStG

Kleinunternehmer:innen im Sinne des § 19 UStG sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit, sofern ihr Vorjahresumsatz nicht mehr als 25.000 € netto betrug und ihr laufender Jahresumsatz 100.000 € netto voraussichtlich nicht überschreiten wird. Diese neuen Grenzwerte gelten seit dem 1. Januar 2025.

Kleinunternehmer:innen dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und müssen stattdessen einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung einfügen – etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Trotzdem müssen ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das bedeutet, dass weiterhin alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten sein müssen – etwa Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, vollständige Angaben zum Leistungserbringer:in und Leistungsempfänger:in sowie eine genaue Leistungsbeschreibung. 

Auch bei kleinen Unternehmen ist es empfehlenswert, auf ein E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD zu setzen, wenn der/die Kund:in dies fordert oder die Geschäftsbeziehung im B2B-Bereich liegt.

Kostenlose E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer:innen: Die besten Tools

Folgende kostenlose Tools eignen sich für Kleinunternehmer:innen – mehr Details hierzu findest Du im Vergleichsabschnitt des Artikels:

• Zervant (Freemium-Modell bis zu 5 Rechnungen/Monat): ideal für Selbstständige mit niedrigem Rechnungsvolumen
• PDF24 (ohne Registrierung und direkt im Browser): schnell und unkompliziert nutzbar, aber ohne Speicherfunktion
• Accountable (Belegmanagement und Steuerhilfe): gut geeignet für Solo-Unternehmer:innen mit Fokus auf Steuererleichterung
• WISO MeinBüro free (XRechnungs-Export): unterstützt E-Rechnungen, bietet aber nur eingeschränkte Funktionen
• Fakturama (Open Source, technisch anspruchsvoll): vielseitig einsetzbar, erfordert aber technisches Verständnis

Typische Anwendungsfälle und Fallstricke

Solche kostenlose E-Rechnungs-Software ist besonders geeignet für Handwerksbetriebe, die nur gelegentlich Rechnungen an Geschäftskund:innen stellen, sowie für Coaches, Berater:innen und Freelancer:innen, die ein überschaubares Rechnungsvolumen haben. Auch Ein-Personen-Unternehmen (EPU), die keinen komplexen Verwaltungsaufwand betreiben, profitieren von diesen Lösungen.

Weniger geeignet sind die Gratis-Tools hingegen für Unternehmen mit internationalen Geschäftskontakten, da häufig Mehrwährungsoptionen fehlen. Ebenso stoßen Nutzer:innen bei Projekten mit zahlreichen Rechnungspositionen an ihre Grenzen, weil Importfunktionen oder erweiterte Formate oft nicht zur Verfügung stehen. Auch die Integration in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme ist in der Regel nicht möglich, was den manuellen Aufwand deutlich erhöht.

Kostenlose Software zum Empfangen von E-Rechnungen: Was ist möglich?

Insbesondere der Empfang von E-Rechnungen ist ab 2025 gesetzlich verpflichtend. Auch dafür gibt es kostenlose Tools.

Gute Programme lesen die XML-Dateien der Rechnungen automatisch aus und stellen diese dann strukturiert dar. Besonders relevant ist das für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen von Lieferant:innen, Subunternehmer:innen oder öffentlichen Auftraggeber:innen empfangen.

Tools zum Empfangen, Auslesen und Archivieren

Für den Empfang und das Auslesen von E-Rechnungen stehen verschiedene kostenlose Tools zur Verfügung. Diese ermöglichen es, XML-Dateien zu öffnen, deren Inhalte strukturiert darzustellen und – je nach Tool – auch temporär zu archivieren.

• Quba Viewer (Open Source für macOS, Windows, Linux): eine schlanke Anwendung zur Anzeige und Prüfung von XML-basierten E-Rechnungen
• Papierkram Viewer (kostenloser XML-Prüfbericht): bietet eine strukturierte Darstellung und automatische Validierung der Rechnungsdaten
• Portinvoice (eingeschränkte kostenlose Nutzung): ermöglicht das Hochladen und Lesen von E-Rechnungen, allerdings nur mit begrenztem Funktionsumfang

Diese Tools eignen sich vor allem für Unternehmen, die gelegentlich E-Rechnungen empfangen und auf eine einfache, kostenfreie Lösung zurückgreifen möchten.

Grenzen kostenloser Empfangssoftware

Kostenlose Empfangslösungen stoßen schnell an funktionale Grenzen. Eine automatische und revisionssichere Archivierung der empfangenen E-Rechnungen ist meist nicht möglich, was einen klaren Verstoß gegen die GoBD-Vorgaben darstellt. Darüber hinaus erlauben viele dieser Tools nur den Upload kleiner Dateien und sind bei größeren oder umfangreicheren Rechnungen schlichtweg ungeeignet.

Zudem fehlt oft die Möglichkeit, die Software in bestehende Buchhaltungsprogramme oder ERP-Systeme zu integrieren. Auch der Versand über zertifizierte Netzwerke wie PEPPOL wird bei kostenlosen Varianten in der Regel nicht unterstützt.

Kostenlose E-Rechnungs-Software für Mac: Welche Tools sind kompatibel?

Viele Mac-Nutzer stehen vor der Herausforderung, passende Software für den Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen zu finden. Glücklicherweise gibt es sowohl browserbasierte als auch lokal installierbare Lösungen, die mit macOS kompatibel sind:

Browserbasierte Tools (plattformunabhängig):

• PDF24
• XRechnung-erstellen.com
• Portinvoice

Mac-kompatible Downloads:

• Quba Viewer (nativ für macOS)
• Fakturama (Java-basiert für alle Systeme)

Online-Tools erfordern keine Installation und sind sofort einsatzbereit, bieten jedoch in der Regel keine Möglichkeit zur Datenspeicherung. Installierbare Programme gewähren hingegen mehr Kontrolle über die Daten und Funktionen, setzen allerdings oft ein gewisses technisches Verständnis voraus.

Diese Lösungen bieten eine solide Basis für Nutzer von macOS Ventura oder Sonoma, die E-Rechnungen erstellen oder empfangen möchten, ohne sich an Windows-Programme binden zu wollen.

Hier aufgeführte Tools wie Quba und Fakturama funktionieren unter Ventura und Sonoma stabil. Plattformunabhängige Tools wie PDF24 laufen im Browser – sie sind also auch mit Safari oder Chrome ohne Einschränkungen kompatibel.

8+ kostenfreie Tools zur E-Rechnungserstellung im Vergleich

Kostenlose E-Rechnungs-Software gibt es inzwischen von verschiedenen Anbietern und in unterschiedlichen Formen – von einfachen Online-Generatoren bis hin zu umfangreicheren, aber eingeschränkten Freemium-Versionen. Doch welche Lösung bietet was? Die folgende Vergleichstabelle zeigt die wichtigsten Tools, deren Funktionen sowie zentrale Einschränkungen auf einen Blick.

Die Anbieter wurden nach fünf Kriterien bewertet: Registrierungspflicht, unterstützte Formate, Erstellung und Empfang, Archivierungsoptionen und Einschränkungen.

Hinweis: Diese Übersicht basiert auf Stand Juni 2025 öffentlich zugänglichen Informationen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Preise und Funktionsumfänge können sich jederzeit ändern.

Diese Tabelle zeigt deutlich: Viele Tools ermöglichen zwar eine kostenlose Erstellung oder Anzeige von E-Rechnungen, sind aber oft auf wenige Rechnungen, eingeschränkte Formate oder manuelle Eingaben limitiert.

Achtung bei Lockangeboten und versteckten Kosten

Viele Tools wirken auf den ersten Blick kostenlos, erfordern aber nach kurzer Zeit ein kostenpflichtiges Upgrade oder eine Registrierung. Besonders bei Testversionen und PDF-Konvertern wie „Automaited“ ist Vorsicht geboten – meist steckt ein Verkaufsmodell dahinter. Eine echte kostenlose E-Rechnungs-Software sollte ohne versteckte Hürden nutzbar sein.

Nachteile kostenloser E-Rechnungs-Software

Kostenlose E-Rechnungs-Tools bieten oft nur Grundfunktionen. In der Regel fehlen wichtige Features wie Gutschriften, Vorlagen, Stammdatenverwaltung oder automatische Nummerierung. Jede Rechnung muss also manuell erstellt werden, was zeitaufwändig ist.

Zudem gibt es meist keine Schnittstellen zu Buchhaltungs- oder ERP-Systemen. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung ist selten GoBD-konform, was bei Prüfungen problematisch werden kann.

Ein weiteres Risiko besteht in der mangelnden Rechtssicherheit: Gesetzesänderungen werden nicht immer zeitnah berücksichtigt, und es gibt keinen verlässlichen Kundenservice. Außerdem kann die Nutzung solcher Tools Sicherheitslücken bergen – etwa durch unverschlüsselte Datenübertragung oder Server ohne Zertifizierung.

Für Unternehmen mit steigenden Anforderungen lohnt sich daher mittelfristig der Umstieg auf eine professionelle Lösung.

Für wen lohnt sich eine kostenlose E-Rechnungs-Software wirklich?

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine kostenpflichtige Komplettlösung. Eine kostenlose E-Rechnungs-Software kann durchaus sinnvoll sein – zumindest unter bestimmten Voraussetzungen.

Kleine Betriebe, die nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben und keine komplexen Buchhaltungsprozesse benötigen, profitieren am meisten. Das gilt insbesondere für Freelancer:innen, Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer:innen, die ihre Rechnungen selbst verwalten und keine externe Buchhaltung nutzen.

Auch öffentliche Auftragnehmer:innen, die nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen oder empfangen, können mit kostenlosen Tools arbeiten – sofern das Datenvolumen gering bleibt und keine komplexen Prozesse erforderlich sind. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen jedoch bereits seit 2020 verpflichtend im E-Rechnungsformat, insbesondere XRechnung, übermittelt werden.

Weniger geeignet ist eine kostenlose Lösung für Unternehmen mit vielen Kund:innen oder Lieferant:innen, hohem Rechnungsaufkommen oder der Notwendigkeit zur Integration in bestehende Systeme. Wer regelmäßig mehrere Rechnungen im Monat erstellt oder empfängt, spart mit einer automatisierten Lösung langfristig Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Letztlich hängt die Entscheidung von Faktoren wie Rechnungsvolumen, Unternehmensgröße, Branche, der Komplexität der Geschäftsprozesse und dem Digitalisierungsgrad ab. Wer diese realistisch einschätzt, kann gezielt die passende Lösung auswählen.

Alternative: Kostenpflichtige E-Rechnungs-Software mit mehr Leistung

Kostenlose Tools stoßen bei wachsendem Bedarf schnell an ihre Grenzen. Wer regelmäßig mehrere Rechnungen schreibt oder Belege sicher archivieren muss, fährt mit einer kostenpflichtigen Lösung oft besser.

Bereits ab etwa drei Rechnungen pro Monat lohnt sich der Umstieg – insbesondere wenn erweiterte Funktionen wie GoBD-konforme Archivierung, Angebotsverwaltung oder Schnittstellen zur Buchhaltung gefragt sind.

Vergleich: Kostenlos vs. Günstig vs. Premium

Ein kurzer Vergleich zeigt, welche Unterschiede zwischen kostenlosen, günstigen und professionellen E-Rechnungslösungen bestehen.

Für viele Unternehmen rechnet sich eine günstige Lösung bereits durch die Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben. Anbieter wie sevDesk, Lexware oder WISO MeinBüro bieten solide Einstiegsangebote ab etwa 8 bis 10 € pro Monat – mit deutlich mehr Komfort und Rechtssicherheit.