E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Formate und Umsetzung 2025

Die E-Rechnung wird in Deutschland ab 2025 Pflicht. Hier erfährst Du, was zu beachten ist, welche Formate es gibt und wie Du sie Schritt für Schritt einführst.

Was ist eine E-Rechnung?

Die klassische PDF-Rechnung gehört bald der Vergangenheit an. Die E-Rechnung wird zum neuen Standard – daher solltest Du wissen, was dahintersteckt. Denn nur mit dem richtigen Format bleibst Du gesetzlich auf der sicheren Seite und digital gut aufgestellt.

Definition und Hauptmerkmale der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern ein standardisiertes, strukturiertes XML-Dokument, das maschinell lesbar ist. Es ist also so aufgebaut, dass Buchhaltungssysteme und Steuerbehörden es automatisch verarbeiten können.

Dabei erstellst Du keine ansprechend gestaltete Rechnung mehr, sondern zunächst nur ein Datenpaket mit Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum. Diese Angaben sind so codiert, dass Deine Buchhaltungssoftware sie direkt weiterverarbeiten kann. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD machen das möglich.

Rechtlich basiert die E-Rechnung auf § 14 UStG und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie ermöglicht eine automatisierte, fehlerfreie und rechtssichere Buchhaltung.

E-Rechnung vs. elektronische Rechnung vs. Papierrechnung

Viele verwechseln die E-Rechnung mit einer einfachen elektronischen Rechnung – doch das ist nicht dasselbe. Eine PDF-Datei ist keine gültige E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch wenn sie elektronisch übermittelt wird.

E-Rechnungspflicht ab 2025: Wer muss E-Rechnungen ausstellen und wie?

Ab dem 1. Januar 2025 musst Du E-Rechnungen empfangen können, wenn Dein Unternehmen in Deutschland B2B-Umsätze erzielt. Die Pflicht zur Ausstellung gilt erst später, es sei denn, Du vereinbarst mit Deinen Geschäftspartner:innen schon früher die Nutzung strukturierter E-Rechnungen.

Die neue Regelung geht auf das Wachstumschancengesetz zurück und setzt die EU-Vorgaben zur Digitalisierung der Rechnungsstellung um. Diese Pflicht bezieht sich auf Umsätze im Inland und betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen mit USt-IdNr. oder Steuernummer.

Aber keine Sorge: Es gibt Übergangsfristen für E-Rechnungen, die den Umstieg erleichtern. Für Geschäfte zwischen 2025 und 2026 darfst Du weiterhin PDF-Rechnungen versenden – allerdings nur dann, wenn Du mit Deinem Geschäftspartner keine E-Rechnung vereinbart hast. Ab 2027 entfällt diese Ausnahmeregel.

Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG profitieren von der Kleinunternehmerregelung und sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen oder auszustellen. Eine Rechnung als Kleinunternehmer fällt also nicht unter die neue Pflicht, sofern Du keine Umsatzsteuer ausweist und ausschließlich an Privatpersonen oder Kleinbetriebe fakturierst. Beachte, dass die E-Rechnungspflicht allgemein nur für B2B-Umsätze im Inland gilt, nicht für B2C- oder Auslandsgeschäfte.

Trotzdem lohnt sich die Umstellung für alle, denn je früher Du mit der Einführung beginnst, desto einfacher wird die Integration in Deine Buchhaltung – und desto besser bist Du auf zukünftige Anforderungen vorbereitet.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen viele Vorteile mit sich. Du sparst Zeit, vermeidest Fehler und erfüllst außerdem die gesetzlichen Anforderungen.

Einer der Vorteile ist die Automatisierung. Statt dass Du Daten manuell prüfen musst, kann Deine Buchhaltungssoftware sie direkt auslesen. Das minimiert Fehlerquellen, beschleunigt den Zahlungsprozess und senkt langfristig die Kosten.

Außerdem durchlaufen digitale Rechnungen den gesamten Prozess deutlich schneller: Vom Eingang bis zur Verbuchung vergehen oft nur wenige Minuten. Das sorgt für eine schnellere Zahlungsabwicklung – und damit auch für einen stabileren Cashflow.

Ein weiterer Vorteil: Nachhaltigkeit und Compliance. Du sparst nicht nur Papier und Druckkosten, sondern erfüllst automatisch auch die GoBD-Anforderungen. Gerade bei Betriebsprüfungen bietet dies zusätzliche Sicherheit. Auch die Archivierung wird einfacher.

Kurz gesagt: Mit der E-Rechnung automatisierst Du Deine Prozesse, bereitest Dein Unternehmen auf die Zukunft vor – und gewinnst wertvolle Zeit für Dein Kerngeschäft.

Formate der E-Rechnung in Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD und EDI erklärt

In Deutschland sind drei Formate für die E-Rechnung besonders relevant: XRechnung, ZUGFeRD und EDI. Sie unterscheiden sich im Aufbau und Einsatzzweck. Du solltest daher das passende Format für Dein Unternehmen wählen.

Die XRechnung ist das Standardformat für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen. Sie ist rein XML-basiert, maschinenlesbar und folgt strikten technischen Vorgaben. Wenn Du beispielsweise für eine Stadtverwaltung oder ein Ministerium arbeitest, ist XRechnung Pflicht.

ZUGFeRD ist flexibler: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Damit kannst Du Rechnungen erzeugen, die sowohl Menschen als auch Maschinen verstehen. Besonders im B2B-Bereich ist ZUGFeRD weit verbreitet, weil es sich gut in bestehende Prozesse integrieren lässt.

Das dritte Format, EDI (Electronic Data Interchange), wird vor allem von Großunternehmen genutzt. Es basiert auf individuell vereinbarten Datenstrukturen und eignet sich für sehr hohe Rechnungsvolumen. Für kleinere Unternehmen ist EDI in der Regel zu komplex – hier sind XRechnung oder ZUGFeRD die bessere Wahl.

Vergleich der E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI

Hinweis:

• Für öffentliche Auftraggeber (z. B. Städte, Ministerien) ist XRechnung gesetzlich vorgeschrieben.
  

• ZUGFeRD eignet sich hervorragend als Übergangslösung für Unternehmen, die sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles Layout benötigen.
  
  

• EDI ist nur dann sinnvoll, wenn Du mit Geschäftspartnern arbeitest, die bereits ein EDI-System betreiben – meist in Konzernen oder der Industrie.

Viele Programme unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits – Du musst die entsprechende Funktion lediglich aktivieren.

So erfüllst Du die Anforderungen an eine gesetzeskonforme E-Rechnung

Damit Deine E-Rechnung rechtlich gültig ist, muss sie bestimmte inhaltliche und technische Anforderungen erfüllen. Diese sind in § 14 UStG und in den GoBD geregelt. Sie gelten unabhängig vom verwendeten Format.

Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem Name und Anschrift von Rechnungsaussteller:in und Empfänger:in, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung, Netto-Betrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Ohne diese Angaben ist die Rechnung aus Sicht des Finanzamts nicht gültig und kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Technisch gesehen muss eine E-Rechnung im strukturierten XML-Format vorliegen. Das bedeutet: Die Daten müssen semantisch eindeutig codiert sein – also so, dass ein System sie automatisch interpretieren kann. Nur so ist eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen möglich.

Damit eine E-Rechnung korrekt verarbeitet werden kann, muss sie zudem validierbar sein, also maschinell auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden können. Viele Buchhaltungsprogramme prüfen dies vor dem Versand automatisch.

Tipp: Wenn Du ein E-Rechnungs-Tool nutzt, solltest Du darauf achten, dass es die Erstellung, Validierung und Archivierung unterstützt – das erspart Dir späteren Aufwand und sichert die rechtliche Konformität.

E-Rechnung einführen: Schritt-für-Schritt zur Umsetzung im Unternehmen

Die Umstellung auf die E-Rechnung muss kein Großprojekt sein – mit einem klaren Plan kannst Du den Prozess einfach und effizient gestalten. Wichtig ist: Warte nicht bis zur letzten Minute. Wer früh anfängt, hat später weniger Stress.

• Schritt 1: Verschaffe Dir einen Überblick. Prüfe, wie Du aktuell Rechnungen schreibst, versendest und archivierst. Nutzt Du bereits eine digitale Lösung? Prüfe in dem Fall, ob sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.

• Schritt 2: Wähle bei Bedarf eine passende E-Rechnungs-Software. Achte darauf, dass sie strukturiertes XML erzeugt, dieses automatisch prüft (validiert) und die Anforderungen der GoBD erfüllt. Viele Anbieter lassen sich in Systeme wie DATEV oder Lexoffice integrieren.

• Schritt 3: Binde Dein Team ein. Auch Mitarbeitende im Rechnungswesen oder in der Buchhaltung müssen wissen, wie die E-Rechnung funktioniert. Schulungen, klare Prozesse und gezieltes Change Management helfen, Fehler zu vermeiden.

• Schritt 4: Teste das Vorgehen frühzeitig. Ein Test mit einem E-Rechnung-Beispiel hilft dabei, den Ablauf realitätsnah zu prüfen. So findest Du technische Lücken, bevor es verpflichtend wird.

Mit gründlicher Planung, passender Software und klaren Abläufen klappt die Umstellung reibungslos.

Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen

Die Erstellung einer E-Rechnung ist nur der erste Schritt – mindestens genauso wichtig sind der korrekte Versand und die sichere Aufbewahrung. Denn auch hier gelten klare gesetzliche Vorgaben.

Übermittlung von E-Rechnungen

Für die Übermittlung gibt es mehrere Wege. Der empfohlene Standard ist Peppol – ein europäisches Netzwerk, das Unternehmen und Behörden miteinander verbindet. Viele Softwarelösungen unterstützen Peppol automatisch. Alternativ können E-Rechnungen auch per E-Mail verschickt werden – aber nur, wenn das strukturierte XML-Dokument als Anhang enthalten ist. Wichtig: Die Daten dürfen beim Versand nicht verändert werden – die Integrität muss gewährleistet sein.

Ein weiterer möglicher Kanal sind E-Invoicing-Portale, die speziell für den sicheren Versand, Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen konzipiert sind. Sie sind besonders hilfreich, wenn Du kein eigenes ERP-System nutzt.

Archivierung von E-Rechnungen

Auch bei der Archivierung gelten strenge Regeln. Nach GoBD und Abgabenordnung musst Du E-Rechnungen zehn Jahre lang digital, vollständig, maschinell lesbar und unverändert aufbewahren. Das bloße Speichern eines PDFs reicht nicht – Du brauchst ein Archivsystem, das strukturierte Rechnungen wie XML-Dateien unverändert und revisionssicher speichert. Bei Formaten wie ZUGFeRD gehört auch das eingebettete PDF/A dazu. Wichtig ist, dass Deine Lösung gesetzeskonform ist und die E-Rechnung maschinell prüfbar bleibt.

Ideal ist es, wenn Deine E-Rechnungs-Software kostenlos eine GoBD-konforme Archivierung mitliefert. Achte beim Anbietervergleich unbedingt darauf – gerade kleine Unternehmen können so viel Zeit und Geld sparen.

Wer E-Rechnungen korrekt überträgt und archiviert, ist auf der sicheren Seite – und auf jede Betriebsprüfung vorbereitet.

Was passiert bei Verstößen gegen die Pflicht zur E-Rechnung?

Mit dem Start der E-Rechnungspflicht 2025 gelten klare Regeln – wer sie missachtet, muss mit finanziellen Nachteilen rechnen.

Stellst Du Rechnungen in einem nicht zulässigen Format aus, erkennt das Finanzamt sie möglicherweise nicht an. Die Folge: Deine Kund:innen verlieren den Vorsteuerabzug, was oft für Rückfragen oder sogar Streit sorgt. Im schlimmsten Fall musst Du die Rechnung neu ausstellen oder verlierst den Anspruch auf Zahlung.

Auch für Dich selbst kann ein Verstoß Folgen haben. Wer falsche Formate nutzt, riskiert Bußgelder oder eine Betriebsprüfung. Gerade bei digital versendeten PDF-Rechnungen ist die Versuchung groß, die neuen Regeln zu ignorieren – aber das kann teuer werden.

Unser Tipp: Warte nicht lange. Wenn Du auf strukturierte Rechnungsformate umstellst, bist Du nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite, sondern auch besser für die Zukunft gewappnet.

Die beste Software für E-Rechnungen

Wichtig sind drei Dinge: Rechtssicherheit, Kompatibilität und Nutzerfreundlichkeit. Eine gute E-Rechnungs-Software sollte strukturierte XML-Dateien erzeugen, XRechnung und ZUGFeRD unterstützen und die GoBD-Vorgaben erfüllen. Auch Schnittstellen zu Deiner Buchhaltungssoftware – beispielsweise DATEV oder Lexoffice – sind entscheidend.

Viele Tools prüfen Pflichtangaben automatisch und melden Fehler vor dem Versand. Einige Anbieter bieten auch kostenlose Einstiegspakete an – das ist besonders für kleine Unternehmen oder Selbstständige interessant, die erst mal testen möchten.

Gängige Anbieter sind unter anderem Lexoffice, sevDesk, Billomat oder die DATEV-Lösungen. Welche Software am besten zu Dir passt, hängt von Deinen Anforderungen und bestehenden Prozessen ab.

FAQ zur E-Rechnung

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung ist kein PDF oder ein Scan, sondern eine strukturierte XML-Datei. Sie enthält alle Pflichtangaben wie Betrag, Steuersatz und Leistungsdatum – aber nicht als Text, sondern als maschinenlesbare Daten. Je nach Format kann zusätzlich ein visuell lesbares PDF eingebettet sein, beispielsweise bei ZUGFeRD.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen erstellst Du mit Software, die strukturierte XML-Dateien erzeugt. Achte darauf, dass das Format den gesetzlichen Vorgaben entspricht, beispielsweise durch XRechnung oder ZUGFeRD, und alle Pflichtfelder enthalten sind. Viele Tools bieten dafür Vorlagen oder automatische Prüfungen an.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu empfangen, brauchst Du eine Software oder ein System, das strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten kann. Du kannst die Datei per E-Mail als XML oder über Peppol empfangen – speichere sie dann unverändert ab und archiviere sie.

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu erstellen?

Du brauchst eine E-Rechnungs-Software, die strukturierte Formate unterstützt. Zusätzlich solltest Du Deine Stammdaten wie USt-IdNr., Adresse und Zahlungsbedingungen stets aktualisieren, denn sie werden automatisch in jede Rechnung übernommen.

Wie erkenne ich eine E-Rechnung?

Du erkennst eine echte E-Rechnung daran, dass sie nicht als einfaches PDF vorliegt, sondern als strukturierte XML-Datei mit klar definierten Datenfeldern.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?

Die E-Rechnung-Pflicht-Ausnahmen gelten nur für wenige Gruppen – etwa Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG und B2C-Geschäfte mit Privatpersonen. Alle anderen Unternehmen im B2B-Bereich sind ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.

Was kostet das Erstellen einer E-Rechnung mit DATEV, Lexware oder Finom?

Die Kosten hängen vom Anbieter ab. Viele Programme bieten kostenlose Basisversionen an, andere arbeiten mit Monatslizenzen. Wer neu startet, kann mit einem kostenlosen Tool oder einem Demozugang beginnen und später auf ein professionelles Paket umsteigen.