Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) – Definition, Stufen & Beispiele

Die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt, wie innerbetriebliche Kosten erfasst und Leistungen bewertet werden. Der Artikel erklärt Definition, Stufen und Beispiele – praxisnah und leicht verständlich für Unternehmer:innen, Selbstständige und alle, die ihre Kalkulation optimieren wollen.

Was ist die Kosten- und Leistungsrechnung?

Die Kosten- und Leistungsrechnung erfasst und bewertet alle innerbetrieblichen Kosten und Leistungen; sie ist Teil des internen Rechnungswesens.

KLR bedeutet: Kosten den Verursachern zuordnen, Leistungen sichtbar machen und so die Wirtschaftlichkeit steuern. Verwandte Begriffe sind Kosten- und Erlösrechnung, Betriebsergebnisrechnung und das interne Rechnungswesen (im weiteren Sinne).

Die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt dir, wie Du Transparenz für Preise, Deckungsbeiträge und Prozessentscheidungen schaffst. So erkennst Du Kostentreiber, vergleichst Soll/Ist und leitest konkrete Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ab.

Die 3 Stufen der KLR strukturieren den Prozess:

1. Kostenartenrechnung – Welche Kosten sind entstanden?
2. Kostenstellenrechnung – Wo sind sie entstanden?
3. Kostenträgerrechnung – Wofür sind sie entstanden?

Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt, wie effizient ein Unternehmen arbeitet und unterstützt bei Planung und Entscheidungen. Sie ermöglicht realistische Budgets und sichert die Kontrolle über Kosten.

Ein zentraler Punkt ist der Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen werden früh erkannt und korrigiert. Damit schafft die KLR Transparenz und bildet die Basis für Preis- und Angebotskalkulation. Ein typisches Beispiel für die Kosten- und Leistungsrechnung verdeutlicht, wie Selbstkosten berechnet werden, um marktgerechte Preise zu sichern.

Zudem macht die KLR Einsparpotenziale sichtbar. Eine Kosten- und Leistungsrechnungstabelle zeigt Schwerpunkte, optimiert Prozesse und stärkt langfristig die Wettbewerbsfähigkeit.

Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung – die drei Stufen

Die erste Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Kostenartenrechnung. Hier wird erfasst, welche Kosten im Betrieb entstehen. Damit beginnt der Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung und bildet die Grundlage für die weiteren Analysen.

Stufe 1: Kostenartenrechnung – Welche Kosten sind entstanden?

In dieser Stufe werden Kosten nach verschiedenen Kriterien gegliedert, um Transparenz über ihre Ursachen zu schaffen.

Die folgende Tabelle zeigt eine Gliederung der Kostenarten mit Beispielen:

Die Kostenartenrechnung zeigt Dir im Detail, welche Kosten anfallen. Ein Kosten- und Leistungsrechnungs-Beispiel könnte etwa Materialkosten für eine Produktionscharge oder Personalkosten für eine Abteilung sein. Diese systematische Erfassung ist der erste Schritt innerhalb der 3 Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung.

Stufe 2: Kostenstellenrechnung – Wo fallen die Kosten im Unternehmen an?

Die Kostenstellenrechnung ist die zweite Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie beantwortet die Frage, wo die Kosten entstehen, und ergänzt damit den Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung.

Die Definition der Kosten- und Leistungsrechnung in diesem Teilbereich lautet: Gemeinkosten werden den Bereichen zugeordnet, in denen sie anfallen. Dadurch lassen sich Abteilungen oder Unternehmensbereiche gezielt kontrollieren und ihre Wirtschaftlichkeit beurteilen.

Typische Kostenstellen sind:

• Produktion – Maschinen, Werkzeuge, Materialeinsatz
• Vertrieb – Marketing, Transport, Logistik
• Verwaltung – Personal, Infrastruktur, Büroorganisation

Zur genaueren Abbildung unterscheidet die KLR zwischen Hauptkostenstellen (direkt an der Leistungserstellung beteiligt) und Hilfskostenstellen (erbringen Vorleistungen für andere Bereiche). Ein kleines Praxisbeispiel: Energiekosten einer Werkshalle werden der Produktionskostenstelle zugeordnet, während die Verwaltungsmiete in der Kostenstelle „Verwaltung“ landet.

Betriebsabrechnungsbogen (BAB) als Werkzeug

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist das zentrale Instrument der Kostenstellenrechnung. Mit ihm werden Gemeinkosten systematisch verteilt und in einer Kosten- und Leistungsrechnungs-Tabelle dargestellt. So wird sichtbar, welche Abteilung welchen Anteil an den Gesamtkosten trägt – ein unverzichtbarer Schritt innerhalb der 3 Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung.

Stufe 3: Kostenträgerrechnung – Wofür fallen die Kosten an?

Die Kostenträgerrechnung ist die dritte und letzte Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie beantwortet die Frage, wofür die Kosten entstehen, also für welche Produkte oder Dienstleistungen. Damit wird der Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung abgeschlossen und ein vollständiges Bild geschaffen.

Kostenträgerstückrechnung – Kosten pro Einheit

Mit der Stückrechnung wird ermittelt, welche Kosten eine einzelne Mengeneinheit verursacht. Typisch sind Vorkalkulation (vor Produktionsbeginn), Nachkalkulation (nach Fertigstellung) und Zwischenkalkulation (bei laufenden Projekten). Diese Methode liefert Unternehmen eine Basis für Angebotspreise und Preiskontrolle.

Hier werden die Gesamtkosten eines Kostenträgers innerhalb einer Abrechnungsperiode ermittelt und den Erlösen gegenübergestellt. So kannst Du den kurzfristigen Betriebserfolg bestimmen. Unterschieden wird zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren. Eine Kosten- und Leistungsrechnungs-Tabelle kann dabei helfen, Umsätze und Selbstkosten klar darzustellen.

Ein Kosten- und Leistungsrechnungs-Beispiel: Eine Bäckerei produziert 10.000 Brote pro Monat, Gesamtkosten 8.000 €.

• Selbstkosten pro Brot = 8.000 € ÷ 10.000 = 0,80 €.

So zeigt sich, wie die KLR Transparenz schafft und eine Grundlage für Preisgestaltung und Wirtschaftlichkeitsanalysen bietet.

Kosten- und Leistungsrechnung: Systeme im Überblick

Die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung unterscheiden sich darin, wie umfassend Kosten erfasst und verteilt werden. Sie helfen, je nach Situation – kurzfristig, mittelfristig oder langfristig – fundierte Entscheidungen zu treffen.

Vollkostenrechnung – alle Kosten im Blick

Hier werden sämtliche fixen und variablen Kosten einer Periode auf die Kostenträger verteilt. Damit eignet sich dieses Verfahren für eine vollständige Preiskalkulation.

Vorteile:

• liefert eine klare Übersicht über alle anfallenden Kosten
• hilfreich für mittel- und langfristige Planung
• Grundlage für strategische Produktentscheidungen

Nachteile:

• Fixkosten müssen über Zuschlagsätze verteilt werden, was zu Verzerrungen führen kann
• für kurzfristige Preisentscheidungen weniger geeignet

Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung) – Fokus auf Variable

Bei dieser Methode berücksichtigt die KLR nur einen Teil der Gesamtkosten, meist die variablen Kosten. So lassen sich Deckungsbeiträge auf Produktebene berechnen.

Berücksichtigte Kosten:

• variable Kosten (zum Beispiel Rohstoffe, Energie)
• ggf. Einzelkosten plus variable Gemeinkosten
• Fixkosten bleiben unberücksichtigt

In einer Kosten- und Leistungsrechnungs-Tabelle wird sichtbar, dass variable Kosten direkt den Kostenträgern zugerechnet werden. Damit lässt sich leicht erkennen, wie hoch der Mindestpreis sein muss, um Fixkosten zu decken.

Vorteile: schnelle Preisuntergrenzen-Berechnung, nützlich für kurzfristige Entscheidungen.

Nachteile: Fixkosten fehlen, daher langfristig unvollständig.

Moderne Ansätze – mehr Präzision im Detail

Die Weiterentwicklung klassischer Systeme bringt mehr Transparenz in die 3 Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung.

• Plankostenrechnung: Plant künftige Kosten anhand erwarteter Verbräuche und ermöglicht Soll-Ist-Vergleiche.
• Prozesskostenrechnung: Verteilt Gemeinkosten genauer, indem Kostenverursacher in Prozessen identifiziert werden.

Beide Methoden machen die Kosten- und Leistungsrechnung noch praxisnäher und unterstützen Unternehmen bei effizienteren Entscheidungen.

Selbstkosten in der KLR – Basis für die Preisfindung

Die Selbstkosten sind die Summe aller Kosten, die bei der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung entstehen. Sie bilden die Grundlage für die betriebliche Kalkulation und helfen, marktgerechte Preise festzulegen. Damit beantwortet dieser Teil auch die Frage, was Kosten- und Leistungsrechnung in Bezug auf die Preisgestaltung ist.

Was zählt zu den Selbstkosten?

Zu den Selbstkosten gehören alle Kostenarten, die im Produktions- und Verwaltungsprozess anfallen:

• Materialkosten – z. B. Rohstoffe, Lagerkosten
• Fertigungskosten – Maschinen, Löhne, Energiekosten
• Verwaltungs- und Vertriebskosten – Büro, Personal, Marketing

Berechnung der Selbstkosten

Die Selbstkostenrechnung unterscheidet Einzel- und Gemeinkosten. Während Einzelkosten direkt einem Produkt zugeordnet werden können, müssen Gemeinkosten über Zuschläge verteilt werden. Typisches Schema:

1. Materialeinzel- und Materialgemeinkosten = Materialkosten (MK)
2. Fertigungseinzel-, Fertigungsgemein- und Entwicklungskosten = Fertigungskosten (FK)
3. Herstellkosten = MK + FK
   • Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten = Selbstkosten

Kosten- und Leistungsrechnung: Tabelle mit Beispiel

Eine vereinfachte Kosten- und Leistungsrechnungs-Tabelle zeigt, wie die Selbstkosten gebildet werden:

Selbstkosten = Herstellkosten + Verwaltungs- und Vertriebskosten

Dieses Beispiel der Selbstkostenrechnung zeigt praxisnah, wie Unternehmen ihre Preispolitik, Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit absichern können.

Praxisbeispiele – So funktioniert die Kosten- und Leistungsrechnung in der Praxis

Ein KLR-Beispiel macht deutlich, wie aus abstrakten Zahlen eine greifbare Kalkulationsgrundlage wird. Hier siehst Du, wie Material-, Fertigungs- und Gemeinkosten in der KLR zu einem vollständigen Bild zusammengeführt werden.

Ein Unternehmen produziert 1.000 Einheiten eines Produkts pro Monat. Die Gesamtkosten werden aufgeschlüsselt, um die Selbstkosten pro Stück zu berechnen. Die folgende Kosten- und Leistungsrechnungs-Tabelle zeigt eine Übersicht:

Dieses Beispiel zeigt: Werden die Selbstkosten von 23 € pro Stück durch einen Verkaufspreis von 28 € gedeckt, ergibt sich ein Deckungsbeitrag von 5 € pro Einheit. Damit lässt sich die Rentabilität schnell und transparent beurteilen.

Abgrenzung: Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung

Auf den ersten Blick ähneln sich beide Systeme, doch sie erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Finanzbuchhaltung ist streng gesetzlich geregelt und dient externen Adressaten, während die KLR intern ausgerichtet ist und flexible Steuerungsinformationen liefert. So können auch Abschreibungen in der Kosten- und Leistungsrechnung kalkulatorisch angesetzt werden, während sie in der Finanzbuchhaltung fix definiert sind. Beide Systeme ergänzen sich daher: rechtssicher nach außen, steuernd und transparent nach innen.

Unterschiedlicher Zweck – extern vs. intern

Mit der Finanzbuchhaltung erstellst Du Jahresabschlüsse für Finanzamt, Banken oder Investoren. Sie zeigt, wie es gesamtwirtschaftlich um ein Unternehmen steht.

Die KLR dagegen betrachtet ausschließlich den betrieblichen Leistungsprozess. Sie macht sichtbar, was Kosten- und Leistungsrechnung im Alltag bedeutet: Kosten und Erlöse zu analysieren, die tatsächlich mit der Wertschöpfung verbunden sind.

Unterschiedliche gesetzliche Vorgaben

Die Finanzbuchhaltung folgt strengen Regeln wie HGB oder IFRS.

Die KLR ist dagegen frei gestaltbar. Du entscheidest, welche Daten Du erhebst und wie Du sie strukturierst. So können auch Abschreibungen in der Kosten- und Leistungsrechnung flexibel kalkulatorisch angesetzt werden, während sie in der Finanzbuchhaltung fix geregelt sind.

Beide Systeme stehen nicht im Widerspruch, sondern ergänzen sich:

• Die Finanzbuchhaltung liefert verlässliche Zahlenbasis für externe Zwecke.
• Die KLR verdichtet diese Daten zu internen Entscheidungsinformationen, beispielsweise in einer Kosten- und Leistungsrechnungs-Tabelle oder durch konkrete Kalkulationen.

So ergibt sich ein vollständiges Bild – rechtssicher nach außen und steuernd nach innen.

FAQ

Wann spricht man in der Kosten- und Leistungsrechnung von Kosten?

Von Kosten spricht man, wenn im betrieblichen Leistungsprozess Werte verbraucht werden – etwa Material, Personal oder Energie.

Was ist die Funktion der Kosten- und Leistungsrechnung?

Sie dient als internes Steuerungsinstrument, zeigt Wirtschaftlichkeit auf und unterstützt bei Preisgestaltung, Budgetierung und Kontrolle.

Was ist mit Kennzahlen in der Kosten- und Leistungsrechnung gemeint?

Kennzahlen machen komplexe Informationen vergleichbar. Beispiele sind Kosten je Stück, Deckungsbeitrag oder Selbstkostenquote.

Was muss alles in die Kosten- und Leistungsrechnung?

Alle innerbetrieblichen Kosten, die für Produkte oder Dienstleistungen anfallen, müssen erfasst werden. Externe Effekte, wie Aktiengewinne, gehören nicht dazu.

Was sind Grundkosten in der Kosten- und Leistungsrechnung?

Grundkosten sind aufwandsgleiche Kosten, die auch in der Finanzbuchhaltung auftauchen – etwa Miete oder Löhne.

Was sind Umlageschlüssel in der Kosten- und Leistungsrechnung?

Umlageschlüssel dienen dazu, Gemeinkosten auf Kostenstellen oder Kostenträger zu verteilen – zum Beispiel nach Quadratmetern, Arbeitsstunden oder Maschinenlaufzeit.

Welche Bedeutung hat die Kosten- und Leistungsrechnung?

Sie schafft Transparenz über Kosten und Leistungen, liefert Entscheidungsgrundlagen und ergänzt die externe Buchführung. Gerade die Abgrenzung zwischen Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung zeigt: Während die Finanzbuchhaltung externen Zwecken dient, bietet die KLR wertvolle Informationen für interne Steuerung und Kontrolle.