Rechnungswesen einfach erklärt: Aufgaben, Grundlagen & Unterschiede

Das Rechnungswesen unterstützt Dich dabei, Deine Finanzen im Blick zu behalten, bessere Entscheidungen zu treffen und Dein Business zukunftssicher zu steuern. Erfahre hier Grundlagen, Aufgaben sowie Unterschiede von internem und externem Rechnungswesen.

Was ist Rechnungswesen?

Rechnungswesen ist das zentrale Informationssystem eines Unternehmens. Es erfasst alle finanziellen Vorgänge, schafft Transparenz über Vermögen, Schulden, Aufwendungen und Erträge – und liefert so die Basis für fundierte Entscheidungen. Für Unternehmer:innen bedeutet das: Chancen erkennen, Risiken steuern und Liquidität sichern. Intern hilft Rechnungswesen bei der Planung und Steuerung, extern erfüllt es gesetzliche Pflichten gegenüber Finanzamt, Banken oder Investor:innen.

Was sind die Aufgaben des Rechnungswesens?

Das Rechnungswesen übernimmt vier zentrale Aufgaben, die für jedes Unternehmen – vom Einzelunternehmen bis zur GmbH – unverzichtbar sind. Diese Aufgaben sind eng miteinander verknüpft und bilden die Basis für Transparenz, Planung und Kontrolle.

• Dokumentation: Das Rechnungswesen erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, systematisch und nachvollziehbar. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Lohnbuchungen oder Bankbewegungen. Grundlage ist die Buchführungspflicht nach § 238 HGB, die Kaufleuten vorschreibt, Bücher so zu führen, dass ein sachverständiger Dritter sie prüfen kann. Beispiel: Eine Handwerkerin dokumentiert den Materialeinkauf für eine Baustelle, damit dieser später korrekt in der Steuererklärung berücksichtigt wird.
• Information: Die aufbereiteten Daten dienen internen und externen Adressat:innen als Entscheidungsgrundlage. Für Unternehmer:innen helfen sie bei Investitionen oder Preiskalkulationen, für Banken und das Finanzamt liefern Bilanz und GuV ein objektives Bild der Lage. Beispiel: Ein Start-up stellt Investoren mithilfe seines Jahresabschlusses die aktuelle Vermögenssituation dar.
• Kontrolle: Durch Soll-Ist-Vergleiche und Kennzahlen wird überprüft, ob die angestrebten Ziele erreicht werden. Abweichungen können so frühzeitig erkannt werden. Beispiel: Ein Restaurant kalkuliert monatlich 8.000 € Wareneinsatz. Weichen die tatsächlichen Kosten auf 9.500 € ab, zeigt das Rechnungswesen die Differenz und ermöglicht ein Gegensteuern.
• Planung: Budgets, Prognosen und Szenarien schaffen Planungssicherheit für die Zukunft. Unternehmen können Investitionen oder Liquidität absichern und strategische Entscheidungen treffen. Beispiel: Eine GmbH prüft mithilfe der Planungsrechnung, ob die Anschaffung einer neuen Maschine langfristig rentabel ist.

Diese vier Aufgaben greifen ineinander: Dokumentation liefert die Basis. Information macht sie nutzbar. Kontrolle deckt Abweichungen auf und Planung richtet den Blick in die Zukunft. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Unternehmen ihre Finanzen im Griff haben und sicher entscheiden können.

Was sind die vier Hauptbereiche des Rechnungswesens?

Das Rechnungswesen lässt sich in vier Hauptbereiche gliedern. Jeder Bereich erfüllt eigene Aufgaben und ergänzt die anderen, sodass Unternehmer:innen ein vollständiges Bild ihrer finanziellen Situation erhalten.

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen richtet sich an Finanzamt, Banken und Investor:innen. Es ist gesetzlich geregelt, vor allem durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Dazu gehören Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie – bei bestimmten Rechtsformen – der Lagebericht. Viele Unternehmen müssen ihre Abschlüsse zudem im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Praxisbeispiel: Eine GmbH erstellt ihren Jahresabschluss und reicht ihn beim Bundesamt für Justiz ein, damit Gläubiger:innen und Geschäftspartner:innen die Bonität prüfen können.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen dient der Unternehmenssteuerung und ist frei gestaltbar. Es umfasst Kosten- und Leistungsrechnung, Kalkulationen und Controlling. Du willst wissen, ob sich ein neues Produkt lohnt oder wie sich Deine Preise kalkulieren lassen? Das interne Rechnungswesen liefert Dir genau diese Antworten.

Praxisbeispiel: Eine Bäckerei berechnet mithilfe der Kostenrechnung, ob ein neues Gebäckstück kostendeckend verkauft werden kann und wie hoch der Mindestverkaufspreis sein muss.

Statistik und Vergleichsrechnung

Die Statistik und Vergleichsrechnung sammelt Daten, stellt Kennzahlen auf und vergleicht Ergebnisse mit Vorjahren oder Branchenwerten. Sie zeigt Trends auf und macht Stärken oder Schwächen sichtbar. Dieser Bereich liefert wichtige Grundlagen für Kontrolle und strategische Entscheidungen.

Praxisbeispiel: Ein Start-up vergleicht seine Marketingkosten pro Kund:in mit Branchendurchschnittswerten und stellt fest, dass die Ausgaben 20 % höher liegen – ein Signal, die Strategie anzupassen.

Planungsrechnung

Die Planungsrechnung richtet den Blick in die Zukunft. Sie erstellt Budgets, Forecasts und Szenarien, um Investitionen, Kosten oder Liquidität gezielt zu steuern. Dabei können Unternehmen Best-Case- und Worst-Case-Szenarien entwickeln, um Risiken abzusichern.

Praxisbeispiel: Eine Unternehmerin plant die Eröffnung einer zweiten Filiale. Mithilfe der Planungsrechnung lässt sich prüfen, ob die erwarteten Umsätze die zusätzlichen Fixkosten langfristig decken.

Rechnungswesen Grundlagen: Die wichtigsten Begriffe

Damit Du Dich im Rechnungswesen schnell zurechtfindest, ist es wichtig, die zentralen Fachbegriffe zu kennen. Sie bilden die Grundlage, um Abläufe zu verstehen, Zahlen richtig zu deuten und Entscheidungen sicher zu treffen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): Diese Regeln sorgen dafür, dass Du Deine Geschäftsvorfälle vollständig, klar und prüfbar dokumentierst. Sie gelten auch für die elektronische Buchführung (GoBD) und sichern so die Nachprüfbarkeit durch das Finanzamt.

Buchführungspflicht nach § 238 HGB: Kaufleute müssen Bücher führen und alle Geschäftsvorfälle dokumentieren. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sie innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

Soll und Haben: Diese Begriffe bezeichnen die beiden Seiten der doppelten Buchführung. Beispiel: Das Aufwandskonto (Büromaterial) wird im Soll mit 200 € gebucht, während das Bankkonto im Haben mit 200 € entlastet wird. So bleibt die Bilanzsumme stets ausgeglichen.

Saldo: Der Saldo ist die Differenz zwischen Soll- und Habenbuchungen auf einem Konto. Er zeigt den aktuellen Stand. Beispiel: Wenn ein Bankkonto 5.000 € Einnahmen und 3.500 € Ausgaben aufweist, beträgt der Saldo 1.500 €.

Bilanzbuchhaltung: Dieser Bereich umfasst die Erstellung und Auswertung von Bilanzen nach gesetzlichen Vorgaben. Er zeigt die Vermögens- und Finanzlage zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Finanzbuchhaltung: Sie dokumentiert alle Geschäftsvorfälle laufend und bildet die Basis für Bilanz und GuV. Beispiel: Jede Kundenrechnung und jede Mietzahlung werden hier systematisch verbucht.

Bilanz: Eine Bilanz ist eine stichtagsbezogene Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva).

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Sie stellt Erträge und Aufwendungen einer Periode gegenüber und zeigt den Gewinn oder Verlust.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Eine vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Einnahmen werden den Ausgaben gegenübergestellt. Sie ist zulässig für Freiberufler:innen und kleinere Unternehmen, solange keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht.

Inventur / Inventar: Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden, meist am Jahresende. Das Inventar ist die detaillierte Liste dieser Bestände und bildet die Grundlage für die Bilanz.

Rechnungsabgrenzungsposten (RAP): RAP stellen sicher, dass Aufwendungen und Erträge der richtigen Periode zugeordnet werden. Beispiel: Wird die Miete für Januar bereits im Dezember gezahlt, wird ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet.

Anlagevermögen / Umlaufvermögen: Anlagevermögen sind langfristig genutzte Wirtschaftsgüter wie Gebäude oder Maschinen. Umlaufvermögen umfasst kurzfristig genutzte Güter wie Vorräte, Forderungen oder Kassenbestände.

BGA (Betriebs- und Geschäftsausstattung): Dazu zählen bewegliche Anlagegüter wie Möbel, Computer oder Maschinen, die langfristig genutzt werden.

AfA (Absetzung für Abnutzung): Steuerlicher Fachbegriff für die planmäßige Abschreibung von Wirtschaftsgütern. Beispiel: Ein Laptop mit drei Jahren Nutzungsdauer wird jährlich mit einem Drittel des Kaufpreises abgeschrieben.

Abschreibung: Allgemeiner Begriff für die Wertminderung von Anlagegütern. Sie mindert den steuerlichen Gewinn und verteilt Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer.

Einzahlung und Auszahlung: Einzahlungen erhöhen den Bestand an liquiden Mitteln, Auszahlungen verringern ihn.

Einnahme und Ausgabe: Einnahmen erhöhen das Geldvermögen, Ausgaben mindern es.

Ertrag und Aufwand: Erträge steigern, Aufwendungen mindern das Eigenkapital.

Kosten und Leistungen: Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen, Leistungen die betrieblichen Erträge.

FAQ

Was sind die Unterschiede zwischen externem und internem Rechnungswesen?

Das externe Rechnungswesen richtet sich an Finanzamt, Banken oder Investor:innen und folgt gesetzlichen Vorgaben wie dem HGB. Es liefert Bilanz und GuV. Das interne Rechnungswesen ist frei gestaltbar, dient der Unternehmenssteuerung und umfasst Kostenrechnung, Kalkulationen und Controlling.

Was gehört alles zum Rechnungswesen?

Zum Rechnungswesen zählen Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss mit Bilanz und GuV, Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik und Vergleichsrechnung sowie Planungsrechnung. Gemeinsam ergeben diese Bereiche ein System, das rechtliche Anforderungen erfüllt und Unternehmer:innen bei Entscheidungen unterstützt.

Warum ist Rechnungswesen wichtig?

Rechnungswesen sorgt für Transparenz über Finanzen, erfüllt gesetzliche Pflichten und ermöglicht sichere Entscheidungen. Es hilft, Risiken früh zu erkennen, Chancen zu nutzen und die Zukunft durch Planungen realistisch einzuschätzen.

Wer muss Rechnungswesen führen?

Grundsätzlich sind Kaufleute und Kapitalgesellschaften nach § 238 HGB buchführungspflichtig. Freiberufler:innen und kleinere Unternehmen dürfen oft die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG nutzen, solange bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Rechnungswesen?

Die Buchhaltung ist ein Teilbereich des Rechnungswesens und dokumentiert Geschäftsvorfälle systematisch. Rechnungswesen geht weiter: Es umfasst zusätzlich Planung, Controlling und Statistik – und bildet damit das gesamte Informations- und Steuerungssystem eines Unternehmens.