Was kann ich als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen?

Als Kleinunternehmer:in Steuern abzusetzen ist ein zentraler Hebel, um den zu versteuernden Gewinn zu senken. Dieser Artikel zeigt Dir, welche Kosten anerkannt werden, wie Du sie einordnest und welche steuerlichen Regeln 2026 gelten.

Was können Kleinunternehmer:innen steuerlich absetzen? Übersicht der absetzbaren Kosten mit Rechtsgrundlage

Kleinunternehmer:innen können alle betrieblich veranlassten Ausgaben steuerlich absetzen. Grundlage dafür ist das Einkommensteuergesetz. Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb entstehen. Dazu zählen laufende Kosten, Anschaffungen und externe Dienstleistungen.

Wendest Du die Kleinunternehmerregelung an, weist Du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Für den Betriebsausgabenabzug ist das unerheblich. Die Kosten mindern den Gewinn und werden brutto erfasst.

Wer gilt als Kleinunternehmer:in in Deutschland?

Kleinunternehmer:in ist keine eigene Rechtsform, sondern nutzt eine umsatzsteuerliche Sonderregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz. Sie betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und hat keinen Einfluss darauf, welche Kosten steuerlich abgesetzt werden dürfen.

Die Kleinunternehmerregelung können Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibende anwenden. Entscheidend ist allein die Höhe des Umsatzes. Der Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 € betragen, der Umsatz im laufenden Jahr maximal 100.000 €. Maßgeblich ist jeweils der Gesamtumsatz (Netto).

Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Ab diesem Zeitpunkt muss Umsatzsteuer erhoben und abgeführt werden.

Die Regelung bedeutet, dass Du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweist und keine Vorsteuer abziehen kannst. Häufige Missverständnisse lassen sich klar abgrenzen: Kleinunternehmer:in ist nicht gleich Kleingewerbe und keine eigene Unternehmensform.

Was bedeutet „steuerlich absetzen“ als Kleinunternehmer:in überhaupt?

Steuerlich absetzen bedeutet, dass Du betriebliche Ausgaben vom Gewinn abziehst. Entscheidend ist, ob eine Ausgabe durch Deine selbstständige Tätigkeit veranlasst ist.

Betriebsausgaben stehen in direktem Zusammenhang mit Deinem Unternehmen, private Ausgaben sind nicht absetzbar. Kosten mit gemischter Nutzung kannst Du nur anteilig geltend machen, sofern der betriebliche Anteil nachvollziehbar ist.

Auch als Kleinunternehmer:in wirkt sich das Absetzen von Kosten steuerlich aus. Da kein Vorsteuerabzug möglich ist, werden Ausgaben in der Praxis brutto angesetzt.

Checkliste: Wann erkennt das Finanzamt Kosten an?

• Betrieblicher Zusammenhang: Die Ausgabe dient unmittelbar Deiner selbstständigen Tätigkeit.
• Nachweis: Es liegt ein Beleg oder eine ordnungsgemäße Rechnung vor.
• Angemessenheit: Die Höhe der Kosten ist wirtschaftlich nachvollziehbar.
• Korrekte Zuordnung: Die Ausgabe ist dem richtigen Jahr und Deinem Betrieb zugeordnet.

Was kann ich als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen? Die wichtigsten Betriebsausgaben

Als Kleinunternehmer:in kannst Du alle laufenden betrieblichen Kosten absetzen, die unmittelbar mit Deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Dazu zählen unter anderem Ausgaben für Büro oder Co-Working Space, anteilige Miet- und Nebenkosten sowie Telefon, Internet und Software-Abos. Auch Werbung, Website und Hosting, Bank- und Kontogebühren, Porto, Fachliteratur, Weiterbildungen mit Berufsbezug und betriebliche Versicherungen gelten als Betriebsausgaben.

Ebenfalls absetzbar sind externe Dienstleistungen, zum Beispiel für Steuerberatung, Designer:innen, Freelancer oder IT-Dienstleister. Voraussetzung ist, dass die Leistung betrieblich veranlasst ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Welche Kosten kann ich als Kleinunternehmer:in nicht steuerlich absetzen?

Nicht abziehbar sind private Lebenshaltungskosten. Bei gemischt genutzten Ausgaben ist nur der betriebliche Anteil absetzbar. Für Bewirtungskosten, Geschenke und das Homeoffice gelten besondere gesetzliche Einschränkungen.

Anschaffungen als Kleinunternehmer:in absetzen: GWG, Sammelposten und Abschreibung richtig nutzen

Bei Anschaffungen entscheidet der Anschaffungspreis, wie Du die Kosten steuerlich berücksichtigst. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten.

Anschaffungen mit einem Nettopreis von bis zu 800 € kannst Du als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort als Betriebsausgabe absetzen. Für Wirtschaftsgüter zwischen 250 € und 1.000 € netto kannst Du einen Sammelposten bilden und die Kosten gleichmäßig über fünf Jahre abschreiben. Teurere Anschaffungen setzt Du über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer im Rahmen der Abschreibung an.

Typische Beispiele sind Büroausstattung, Werkzeuge oder Arbeitsgeräte. Maßgeblich ist immer der einzelne Gegenstand und dessen Preis.

Als Kleinunternehmer:in ziehst Du keine Vorsteuer ab. Für die Einordnung zählt trotzdem der Nettowert, während die Kosten in der Buchhaltung brutto erfasst werden.

Handy absetzen als Kleinunternehmer:in: Kauf, Vertrag, Internet und private Mitnutzung

Ein Handy kannst Du steuerlich absetzen, wenn es betrieblich genutzt wird. Wird es ausschließlich geschäftlich eingesetzt, zählen die Kosten vollständig zu den Betriebsausgaben. Bei gemischter Nutzung ist nur der betriebliche Anteil absetzbar.

Absetzbar sind sowohl die Anschaffungskosten als auch laufende Ausgaben wie Mobilfunkvertrag, Internetkosten, Zubehör, Reparaturen und kostenpflichtige Apps, sofern sie betrieblich genutzt werden.

Den betrieblichen Nutzungsanteil schätzt Du realistisch und nachvollziehbar, zum Beispiel anhand der tatsächlichen Nutzung. Eine pauschale Aufteilung ist zulässig, solange sie plausibel begründet ist und über das Jahr hinweg einheitlich angewendet wird.

Laptop absetzen als Kleinunternehmer:in: Sofortabschreibung oder Abschreibung?

Ob Du einen Laptop sofort steuerlich absetzen kannst oder abschreiben musst, hängt vom Anschaffungspreis ab. Liegt der Nettopreis bei bis zu 800 €, kannst Du die Kosten im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe ansetzen. Ist der Laptop teurer, erfolgt die Abschreibung.

Für Computerhardware und betriebliche Software kann in der Praxis eine Nutzungsdauer von 1 Jahr angesetzt werden. Die Abschreibung erfolgt dann zeitanteilig ab dem Monat der Anschaffung.

Zubehör wie Monitor, Tastatur oder Dockingstation wird getrennt betrachtet. Je nach Preis kannst Du diese Gegenstände sofort absetzen oder abschreiben, unabhängig vom Laptop selbst.

Bei privater Mitnutzung setzt Du nur den betrieblichen Anteil als Betriebsausgabe an. Der private Nutzungsanteil ist nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig und mindert den steuerlichen Abzug entsprechend.

Kleinunternehmer Maschinen absetzen: Werkzeuge, Geräte und größere Investitionen

Bei Maschinen und größeren Geräten ist entscheidend, ob es sich um Verbrauchsmaterial oder abnutzbares Anlagevermögen handelt. Verbrauchsmaterial wird sofort als Betriebsausgabe berücksichtigt. Maschinen und Geräte nutzt Du dagegen über mehrere Jahre.

Liegt der Nettopreis bei bis zu 800 €, kannst Du die Maschine sofort absetzen. Alternativ ist bei Anschaffungen zwischen 250 € und 1.000 € netto ein Sammelposten möglich. Teurere Maschinen schreibst Du über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ab.

Typische Fehler entstehen durch fehlende Belege, falsche Zuordnung oder private Nutzung. Für das Finanzamt muss klar erkennbar sein, dass die Maschine dem Betrieb zugeordnet ist.

Fahrtkosten absetzen als Kleinunternehmer:in: Kilometerpauschale, Fahrtenbuch und Reisekosten

Nutzt Du Deinen privaten PKW für betriebliche Fahrten, kannst Du 0,30 € pro Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen. Voraussetzung ist, dass die Fahrten betrieblich veranlasst und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Hast Du ein Betriebsfahrzeug, kannst Du die laufenden Kosten wie Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen und Wartung absetzen. Bei privater Nutzung musst Du den privaten Anteil berücksichtigen.

Zu den Reisekosten zählen neben den Fahrtkosten auch Parkgebühren, Maut sowie Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel, Bahn und Flugtickets, sofern die Reise betrieblich veranlasst ist.

Checkliste: Welche Angaben benötigt das Finanzamt?

• Datum und Ziel der Fahrt
• Anlass der betrieblichen Fahrt
• Gefahrene Kilometer oder genutztes Verkehrsmittel
• Zugehörige Belege, zum Beispiel Tickets oder Parkquittungen

Leasing steuerlich absetzen als Kleinunternehmer:in: Wann es sich lohnt und worauf das Finanzamt achtet

Leasingraten kannst Du als Kleinunternehmer:in laufend als Betriebsausgaben absetzen, sofern das Leasingobjekt betrieblich genutzt wird. Das gilt für Fahrzeuge ebenso wie für Maschinen oder IT-Ausstattung. Die Raten mindern direkt den Gewinn und werden brutto angesetzt.

In der Regel wird beim Leasing kein Wirtschaftsgut aktiviert und nicht abgeschrieben, sondern die Leasingraten werden laufend als Betriebsausgaben erfasst. Das kann sinnvoll sein, wenn Du Liquidität schonen oder gleichmäßige Kosten haben möchtest.

Neben den Leasingraten sind auch Sonderzahlungen, Wartungskosten und Versicherungen absetzbar, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Bei privater Mitnutzung musst Du den entsprechenden Anteil herausrechnen. Häufige Fehler entstehen durch fehlende Aufteilung oder eine unklare vertragliche Grundlage.

Weitere Kosten, die Kleinunternehmer:innen steuerlich absetzen können

Diese Kosten werden im Alltag häufig vergessen, können den Gewinn aber spürbar senken.

Bewirtungskosten

Geschäftsessen sind zu 70 % als Betriebsausgaben absetzbar. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg mit Datum, Anlass und bewirteter Person. Ohne vollständige Angaben erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an.

Geschenke an Kund:innen und Geschäftspartner:innen

Geschenke sind bis zu einer Freigrenze von 50 € netto pro Jahr und Empfänger:in absetzbar. Wird diese Grenze überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig.

Homeoffice

Arbeitest Du regelmäßig von zu Hause, kannst Du Kosten steuerlich geltend machen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Homeoffice-Pauschale: 6 € pro Arbeitstag, maximal 1.260 € pro Jahr. Ein separates Arbeitszimmer ist nicht erforderlich.
• Häusliches Arbeitszimmer: Verfügst Du über einen eigenen Raum, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird, kannst Du die tatsächlichen anteiligen Miet- und Nebenkosten absetzen.

Beispiel: Arbeitest Du 180 Tage im Jahr im Homeoffice, kannst Du  180 × 6 € = 1.080 € als Betriebsausgabe in Deiner EÜR ansetzen.

Wichtig: Die Homeoffice-Pauschale und der Abzug für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen nicht gleichzeitig für denselben Zeitraum genutzt werden.

Versicherungen

Absetzbar sind ausschließlich betriebliche Versicherungen, etwa Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung. Private Vorsorge- oder Krankenversicherungen zählen nicht zu den Betriebsausgaben.

Belege und Nachweise: So akzeptiert das Finanzamt Deine Ausgaben

Grundsätzlich gilt: Ohne Beleg kein Steuerabzug. Das Finanzamt erkennt Ausgaben nur an, wenn sie durch einen ordnungsgemäßen Nachweis belegt sind. Dazu zählen Rechnungen, Quittungen oder digitale Belege, aus denen Leistung, Betrag und Zeitpunkt eindeutig hervorgehen.

Ein digitales und papierloses Ordnungssystem ist zulässig. Belege dürfen gescannt oder digital gespeichert werden, sofern sie vollständig und jederzeit lesbar sind. Eine klare Struktur, zum Beispiel nach Jahr oder Kostenart, erleichtert Rückfragen des Finanzamts.

Für Kleinunternehmer:innen ohne Vorsteuerabzug gilt: Die ausgewiesene Umsatzsteuer ist Teil der Ausgabe. Du setzt den Bruttobetrag als Betriebsausgabe an. Entscheidend ist, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält, auch wenn Du selbst keine Umsatzsteuer geltend machst.

Typische Fehler, die Kleinunternehmer:innen beim Steuer absetzen machen und wie Du sie vermeidest

Viele Probleme entstehen nicht durch fehlende Ausgaben, sondern durch formale Fehler. Diese Punkte solltest Du besonders im Blick behalten:

• Private Anteile nicht korrekt berücksichtigt: Bei gemischt genutzten Kosten darf nur der realistische betriebliche Anteil angesetzt werden.
• Falsche Anwendung von GWG, Sammelposten oder Abschreibung: Prüfe immer den Anschaffungspreis und wende die passende Methode korrekt an.
• Unvollständige Bewirtungsbelege: Fehlen Anlass oder bewirtete Person, erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an.
• Überschreiten der Geschenke-Freigrenze: Über 50 € pro Jahr und Empfänger:in entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig.
• Unzulässige Kombination von Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer: Pro Jahr darf nur eine der beiden Varianten genutzt werden.

FAQ

Was kann ich als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen, obwohl ich keine Vorsteuer ziehen darf?

Du kannst alle betrieblich veranlassten Kosten absetzen. Der Unterschied ist nur, dass Du die Ausgaben brutto ansetzt, weil kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Kann ich als Kleinunternehmer:in mein Handy absetzen, wenn ich es auch privat nutze?

Ja. Du setzt den betrieblichen Nutzungsanteil an. Die Aufteilung muss realistisch sein und über das Jahr hinweg konsequent erfolgen.

Ab wann muss ich einen Laptop abschreiben statt ihn sofort abzusetzen?

Liegt der Nettopreis über 800 €, schreibst Du den Laptop über die Nutzungsdauer ab. Für Computerhardware wird regelmäßig eine Nutzungsdauer von 12 Monaten angesetzt.

Gelten GWG und Sammelposten auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Ja. Die Regeln zu GWG, Sammelposten und Abschreibung gelten auch bei der EÜR.

Kann ich Fahrtkosten mit 0,30 € pro Kilometer ansetzen?

Ja, wenn Du Deinen privaten PKW für betriebliche Fahrten nutzt und die Fahrten nachvollziehbar dokumentierst.

Sind Leasingraten für Kleinunternehmer:innen vollständig absetzbar?

Ja, sofern das Leasingobjekt betrieblich genutzt wird. Bei privater Mitnutzung musst Du den privaten Anteil herausrechnen.

Warum sind Bewirtungskosten nur zu 70 % absetzbar?

Der Gesetzgeber stuft Bewirtungskosten teilweise als privat veranlasst ein. Deshalb sind nur 70 % steuerlich abzugsfähig.

Wie hoch ist die Freigrenze für Geschenke an Kunden?

Die Freigrenze liegt bei 50 € pro Jahr und Empfänger:in. Wird sie überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig.

Was ist für Kleinunternehmer:innen günstiger: Homeoffice-Pauschale oder Arbeitszimmer?

Das hängt von Deiner Situation ab. Bei geringen Kosten ist meist die Pauschale günstiger, bei einem klar abgegrenzten Arbeitszimmer oft der Kostenabzug.