Inventarliste erstellen: Definition, Tipps & Gratis-Vorlage

Eine Inventarliste verschafft Dir die nötige Transparenz über Deine Vermögenswerte und bildet die ideale Basis, um Dein Business effizient zu steuern. Mit dieser klaren Übersicht behältst Du jederzeit die Kontrolle über Deine Ressourcen und kannst Dich voll und ganz auf das konzentrieren, was Dein Unternehmen wirklich voranbringt.

Inventarliste Definition: Was ist eine Inventarliste?

Die Inventarliste dient als praktische Grundlage für das gesetzlich vorgeschriebene Inventar nach § 240 HGB. Sie erfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden Deines Unternehmens übersichtlich nach Menge und Wert und dient als Grundlage für den Jahresabschluss und die Bestandskontrolle sowie als Nachweis gegenüber Versicherungen. So behältst Du Dein Business jederzeit transparent im Blick.

Inventarliste, Inventar, Inventur & Inventarverzeichnis – die Unterschiede einfach erklärt

Für wen ist eine Inventarliste besonders wichtig?

• Selbstständige & Freiberufler:innen: Auch ohne Bilanzpflicht sichert sie Dir den Überblick und dient als Nachweis für Versicherungen.
• Unternehmer:innen: Als Kaufmann bist Du gesetzlich verpflichtet, zum Start und Jahresende ein Inventar aufzustellen.
• Handel & Lager: Du behältst die volle Bestandskontrolle, erkennst Ladenhüter sofort und senkst unnötige Kosten.
• Vermieter:innen: Dokumentiere bei der Übergabe den Zustand der Ausstattung rechtssicher, um Streit zu vermeiden.

Wann ist eine Inventarliste Pflicht in Deutschland?

Als Unternehmer:in solltest Du wissen: Die Pflicht zur Inventur und zur Aufstellung eines Inventars ist in § 240 HGB geregelt. Die Inventarliste dient in der Praxis als Hilfsmittel zur Erstellung des gesetzlich vorgeschriebenen Inventars.

Rechtsgrundlage (HGB): Wer muss ein Inventar aufstellen?

Jede:r Kaufmann oder Kauffrau ist verpflichtet, zu Beginn der Geschäftstätigkeit sowie zum Ende jedes Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Das daraus resultierende Inventar listet alle Deine Vermögenswerte und Schulden einzeln auf und bildet die unverzichtbare Basis für Deinen Jahresabschluss.

Gibt es Ausnahmen oder Erleichterungen?

Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen unter 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss bleiben. Zudem kannst Du zeitsparende Verfahren wie die Stichprobeninventur nutzen, sofern sie einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichwertig sind.

Aufbewahrung: Wie lange muss man Inventarlisten aufheben?

Hier ist Präzision wichtig: Du musst Deine Inventare und die zugrunde liegende Dokumentation gemäß HGB zwingend zehn Jahre lang aufbewahren. So bleibst Du auch bei zukünftigen Betriebsprüfungen jederzeit compliant.

Was sollte eine Inventarliste enthalten? (Mindestangaben für das Inventar + sinnvolle Zusatzfelder)

Eine professionelle Inventarliste sollte lückenlos und nachvollziehbar geführt werden. Sie dient als praktische Grundlage für das gesetzlich vorgeschriebene Inventar sowie für Buchführung, Controlling und interne Organisation.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben für das Inventar nach § 240 HGB und zusätzlichen, operativ sinnvollen Informationen für Deine Inventarliste.

Gesetzlich erforderliche Mindestangaben für das Inventar (§ 240 HGB)

Damit das Inventar den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen folgende Angaben enthalten sein:

Diese Angaben sind erforderlich, damit das Inventar als Bestandteil der Buchführung ordnungsgemäß erstellt werden kann.

Praktisch empfohlene Zusatzangaben für die Inventarliste

Für eine übersichtliche und effiziente Verwaltung empfiehlt es sich, die Inventarliste um weitere Informationen zu ergänzen:

Diese zusätzlichen Angaben sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtern jedoch die Bestandskontrolle, interne Organisation und Dokumentation im Rahmen einer möglichen Betriebsprüfung. 

Inventarliste erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 – Zweck festlegen

Überlege Dir zuerst: Wofür brauchst Du die Liste? Für die Buchhaltung sind genaue Werte Pflicht, während bei einer Büroübergabe der Zustand und eine Unterschrift im Fokus stehen.

Schritt 2 – Bestand erfassen

Gehe systematisch Bereich für Bereich vor, um nichts zu vergessen. Vermeide Doppelzählungen und ergänze bei hochwertigen Gegenständen Fotos für Deine Unterlagen.

Schritt 3 – Werte eintragen

Trage die Anschaffungskosten oder den geschätzten Zeitwert ein. Für die Bilanzierung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) – ziehe im Zweifel Deine Steuerberatung hinzu.

Schritt 4 – Datenqualität prüfen

Nutze diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Deine Daten präzise sind:

• Keine Duplikate: Überprüfe, ob Seriennummern oder Inventarnummern nur einmal vergeben wurden.
• Konsistente Standortangaben: Stelle sicher, dass Raum- und Lagerbezeichnungen einheitlich sind.
• Nachvollziehbare Wertangaben: Halte Belege und Abschreibungsunterlagen für alle Werte bereit.
• Dokumentation: Vermerke Stichtag und Version direkt auf der Inventarliste.

Schritt 5 – Regelmäßig aktualisieren

Deine Inventarliste bleibt nur wertvoll, wenn sie aktuell ist. Prüfe Deinen Bestand mindestens halbjährlich oder direkt bei jeder Neuanschaffung.

Inventarliste Beispiel: So sieht die Struktur aus

Eine Inventarliste hilft Dir dabei, Deinen Bestand smart zu organisieren, wie das folgende Beispiel zeigt.

Kostenlose Inventarliste Vorlage: Excel & Word (Download)

Inventarliste Excel Vorlage (kostenlos) – für laufende Pflege & Auswertung

Die Inventarliste in Excel eignet sich ideal für Dein Controlling, da Summen automatisch berechnet werden und sich Daten flexibel filtern lassen.

Kostenlos herunterladen: Inventarliste Excel Vorlage

Inventarliste Word Vorlage (kostenlos) – für Übergabe, Unterschrift & Akte

Die Inventarliste in Word eignet sich besonders für die physische Übergabe oder die Dokumentation, da sie sich einfach ausdrucken und unterschreiben lässt.

Kostenlos herunterladen: Inventarliste Word Vorlage

Typische Fehler bei der Erstellung einer Inventarliste (und wie Du sie vermeidest)

• Unklare Bezeichnungen: „Laptop“ reicht nicht – nenne das genaue Modell, um Verwechslungen auszuschließen.
• Fehlende Inventarnummern: Ohne eindeutige Nummerierung verlierst Du schnell die Übersicht und riskierst Doppelzählungen.
• Werte ohne Beleg: Schätze Werte niemals „aus dem Bauch heraus“, sondern nutze Anschaffungsbelege oder Marktwerte.
• Mangelnde Aktualisierung: Eine veraltete Liste ist wertlos. Pflege Neuzugänge und Abgänge sofort ein.
• Fehlende Struktur: Trenne Deine Liste strikt nach Räumen oder Kategorien wie IT und Möbel.

FAQ

Welche Angaben muss eine Inventarliste enthalten?

Für das gesetzlich vorgeschriebene Inventar sind vor allem Bezeichnung, Menge und Wert erforderlich. Standortangaben oder Inventarnummern sind zusätzliche praktische Informationen, die die Verwaltung erleichtern.

Ist eine Inventarliste in Deutschland Pflicht?

Kaufleute sind nach § 240 HGB verpflichtet, ein Inventar aufzustellen. Eine Inventarliste wird in der Praxis häufig als Hilfsmittel genutzt, ist aber nicht als eigener Begriff gesetzlich vorgeschrieben.

Wie oft sollte man eine Inventarliste aktualisieren?

Gesetzlich ist bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen mindestens eine Inventur pro Geschäftsjahr erforderlich. Darüber hinaus empfiehlt sich eine laufende Pflege bei Neuanschaffungen oder Abgängen.

Wie lange muss man Inventarlisten aufbewahren?

Inventare und die zugehörige Dokumentation müssen in der Regel zehn Jahre archiviert werden (§ 257 HGB).

Wie bewertet man Gegenstände in der Inventarliste?

Trage den Wert laut Deinen Unterlagen ein, in der Regel auf Basis der Anschaffungskosten bzw. des Buchwerts (ggf. abzüglich Abschreibungen).

Was gehört in eine Inventarliste bei Übergabe (Büro, Mietobjekt, Verkauf)?

Dokumentiere alle Gegenstände, Zählerstände und den Zustand möglichst genau – idealerweise ergänzt durch Fotos und eine Unterschrift beider Parteien.