Gutschrift: Definition, Buchung, Arten und Praxisbeispiele

Die Gutschrift ist eine Art von Faktura. In diesem Artikel erfährst Du, welche Arten der Gutschrift es gibt und wie sie gebucht wird. Beispiele aus der Praxis erleichtern Dir das Verständnis.

Die Bedeutung der Gutschrift erklärt

Viele fragen sich: Was ist eine Gutschrift genau? Im Kern handelt es sich um eine Art von Abrechnungsdokument. Im Gegensatz zur Rechnung wird die Gutschrift jedoch nicht von dem/der Leistenden, sondern von dem/der Leistungsempfänger:in erstellt. Sie wird deshalb auch als „umgekehrte Rechnung” bezeichnet. Steuerrechtlich ist sie als Abrechnungsgutschrift definiert.

Gutschriften werden im Geschäftsalltag häufig genutzt, etwa bei Provisionsabrechnungen, Bonuszahlungen oder langfristigen Geschäftsbeziehungen.

Arten von Gutschriften

Die Gutschrift tritt in unterschiedlichen Formen auf und wird je nach Situation für verschiedene Zwecke eingesetzt. Wichtig ist, die Begriffe klar voneinander abzugrenzen.

Rechnungskorrektur oder Gutschrift: Wann sie eingesetzt werden

Eine Rechnungskorrektur dient dazu, fehlerhafte Rechnungen zu berichtigen. Sie wird auch kaufmännische Gutschrift genannt. Dieses Dokument wird von dem/der Leistenden erstellt und ersetzt die ursprüngliche Rechnung.

Eine normale Gutschrift ist eine eigenständige Abrechnungsform, die von dem/der Leistungsempfänger:in ausgestellt wird.

Gutschrift oder Stornorechnung: Praktische Abgrenzung

Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Funktionen haben. Mit einer Stornorechnung wird eine fehlerhafte Rechnung widerrufen, weshalb darin ein negativer Betrag aufgeführt wird.

Eine Gutschrift ist hingegen eine sogenannte „umgekehrte Rechnung” und weist einen positiven Rechnungsbetrag aus. Sie ist nicht mit der Stornorechnung gleichzusetzen.

Bankgutschrift: Ein- und Ausgänge auf dem Konto

Zahlungseingänge auf einem Konto werden teils als „Bankgutschrift” bezeichnet. Diese Form hat nichts mit der Rechnungs- oder Abrechnungsgutschrift zu tun, sondern beschreibt buchhalterisch den Eingang von Überweisungen oder Rückzahlungen.

Kurzes Gutschrift-Beispiel zur Veranschaulichung

Ein typisches Beispiel für eine Gutschrift ist die monatliche Abrechnung einer Agentur mit einem/einer freien Mitarbeiter:in, der/die auf Stundenbasis bezahlt wird: Anstelle einer normalen Rechnung erfasst der/die Leistungsempfänger:in die Arbeitszeiten des/der Mitarbeiter:in und stellt dann eine entsprechende Gutschrift aus.

Rechtliche Grundlagen der Gutschrift

Die rechtlichen Grundlagen klären, wer eine Gutschrift ausstellen darf, welche Pflichtangaben erforderlich sind und wann der Vorsteuerabzug zulässig ist.

Wer darf eine Gutschrift erstellen?

Leistungsempfangende dürfen eine Abrechnungsgutschrift erstellen, sofern beide Parteien dem Verfahren zugestimmt haben und kein Widerspruch eingelegt wird.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Gutschrift muss nach § 14 UStG alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Dazu gehören:

• vollständiger Name und Anschrift von Aussteller:in und Empfänger:in
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (Leistungsbeschreibung)
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt (Nettobetrag)
• anzuwendender Steuersatz sowie Steuerbetrag
• eindeutige Bezeichnung „Gutschrift“

Besonderheiten beim Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn alle Pflichtangaben korrekt sind und die Gutschrift oder Stornorechnung dem/der Empfänger:in nachweislich zugegangen ist. Außerdem müssen beide Parteien dem Verfahren zustimmen und die Gutschrift klar als solche gekennzeichnet sein.

Buchung und Erstellen von Gutschriften

Die Buchung und Erstellung einer Gutschrift folgt klaren Vorgaben. Wer diese kennt, vermeidet Fehler und sorgt für eine korrekte Abrechnung.

Wie buche ich eine Gutschrift korrekt?

Grundsätzlich werden Gutschriften wie normale Rechnungen verbucht, allerdings unterscheiden sich die Buchungssätze.

Wenn Du Leistungsempfänger:in bist und die Abrechnungsgutschrift ausstellst, gelten andere Buchungssätze. Dabei buchst Du den Rechnungsbetrag an „Fremdleistungen 19 % Vorsteuer”. Die Umsatzsteuer wird hingegen an „abziehbare Vorsteuer 19 %” gebucht.

Wenn Du Leistungserbringer:in bist, buchst Du das in der Gutschrift ausgewiesene Honorar an „Erlöse”. Die enthaltene Umsatzsteuer wird an „Umsatzsteuer 19 %” gebucht.

Wie erstellt man eine Gutschrift?

Eine Gutschrift wird grundsätzlich genauso erstellt wie eine gewöhnliche Rechnung, einschließlich aller Pflichtangaben. Der einzige Unterschied ist, dass sie von dem/der Leistungsempfänger:in ausgestellt wird.

Besonderheiten bei Kleinunternehmer:innen

Ist der/die Leistende Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG, darf in einer Gutschrift keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Empfehlenswert ist der klare Hinweis „Kein Umsatzsteuerausweis gemäß § 19 UStG“. Der Vorsteuerabzug ist in diesem Fall ebenfalls nicht möglich.

Praktische Beispiele für Gutschriften

Gutschriften treten im Alltag in unterschiedlichen Situationen auf. Ein klassisches Beispiel sind Bonus- und Provisionsabrechnungen. Auch bei langfristiger Zusammenarbeit mit freien Mitarbeiter:innen oder Subunternehmer:innen empfiehlt sich die Abrechnungsgutschrift.

Bei Rückerstattungen aufgrund einer fehlerhaften Lieferung können Verkäufer:innen eine entsprechende kaufmännische Gutschrift ausstellen. Hierbei handelt es sich jedoch tatsächlich um eine Rechnungskorrektur.

Vorteile und mögliche Stolperfallen bei Gutschriften

Das Gutschriftverfahren hat für Unternehmen viele Vorteile, denn es macht die Abrechnung einfacher und spart Zeit. Doch es gibt auch Risiken. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Punkte im Vergleich.

Wer das Gutschriftverfahren nutzen will, sollte jeden Einzelfall genau prüfen und dabei klar zwischen Gutschrift und Stornorechnung unterscheiden. Ebenso wichtig ist es, alle Pflichtangaben nach § 14 UStG einzuhalten. Digitale Rechnungssoftware kann außerdem helfen, Fehler zu vermeiden und das Verfahren transparent und rechtssicher zu gestalten.

FAQ

Wie lange ist eine Gutschrift gültig?

Eine Gutschrift ist in der Regel bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren gültig.

Wann erfolgt eine Gutschrift auf dem Konto?

Eine Gutschrift wird in den meisten Fällen innerhalb weniger Tage verbucht, abhängig von der jeweiligen Bank oder dem Zahlungsdienstleister.

Was bedeutet eine Gutschrift bei einer Überweisung?

Bei einer Überweisung bedeutet der Begriff „Gutschrift”, dass der ausstehende Betrag erfolgreich auf Deinem Konto eingegangen ist.

Was ist eine SEPA- oder Echtzeit-Gutschrift?

Die SEPA-Gutschrift ist eine europaweite Standardüberweisung, bei der der Betrag in der Regel innerhalb eines Bankarbeitstags gutgeschrieben wird. Eine Echtzeit-Gutschrift hingegen erfolgt sofort.

Wie lange dauert eine Gutschrift bei Kreditkarte oder PayPal?

Je nach Anbieter dauert die Rückbuchung wenige Stunden bis zu einigen Tagen.

Wie lange dauert eine Gutschrift bei Amazon?

Bei Amazon kann die Auszahlung abhängig von der gewählten Zahlungsart bis zu einer Woche dauern.