Category: Blog

Rechnungsstellung nach § 14 UStG: Was Unternehmer:innen wissen müssen

§ 14 UStG regelt die korrekte Rechnungsstellung – und ist damit besonders wichtig für alle, die geschäftlich tätig sind. Egal ob Du selbstständig bist, ein kleines Unternehmen führst oder als Freelancer:in arbeitest: Du musst gesetzeskonforme Rechnungen ausstellen. Der Paragraph legt fest, wann Du Rechnungen schreiben musst, welche Angaben Pflicht sind und welche Ausnahmen gelten – zum Beispiel bei Kleinbeträgen, elektronischen Rechnungen oder für Kleinunternehmer:innen. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du § 14 UStG einfach und sicher in der Praxis anwendest.

§ 14 UStG – Grundlagen zur Ausstellung von Rechnungen

§ 14 UStG ist der zentrale Paragraph im Umsatzsteuergesetz, wenn es um die korrekte Ausstellung von Rechnungen geht. Ob für eine Dienstleistung, ein verkauftes Produkt oder eine Anzahlung – sobald ein Geschäft abgeschlossen wird, muss eine Rechnung nach § 14 UStG ausgestellt werden.

Unter dem Begriff „Rechnungsausstellung“ versteht der Gesetzgeber die formelle Dokumentation einer Lieferung oder Leistung. Diese Dokumentation ist nicht nur für das Finanzamt relevant, sondern auch für Deine Kund:innen – zum Beispiel, um selbst Vorsteuer geltend zu machen.

Der gesetzliche Rahmen ergibt sich aus § 14 UStG, ergänzt durch die Paragraphen 14a und 14b UStG. Während § 14 die allgemeinen Regeln zur Rechnungsstellung enthält, regelt § 14a besondere Anforderungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen. § 14b bestimmt hingegen die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen.

Mit einer korrekten Rechnung nach § 14 UStG stellst Du sicher, dass Deine Unterlagen den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen und Du keine unnötigen Rückfragen oder gar Strafen riskierst. Im nächsten Abschnitt gehen wir konkret auf die Pflicht zur Rechnungsstellung und die Fristen nach § 14 Abs. 2 UStG ein.

Was besagt § 14 Abs. 2 UStG konkret?

§ 14 Abs. 2 UStG verpflichtet Unternehmer:innen dazu, unter bestimmten Voraussetzungen eine Rechnung auszustellen – und das innerhalb klar definierter Fristen. Entscheidend ist dabei, ob eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmen oder einer juristischen Person erbracht wird. In solchen Fällen musst Du die Rechnung spätestens 6 Monate nach Ausführung der Leistung ausstellen.

Diese Regelung gilt sowohl für inländische als auch für bestimmte grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle. Hintergrund ist, dass der Vorsteuerabzug nur möglich ist, wenn eine korrekte Rechnung vorliegt. Damit keine unnötigen Verzögerungen entstehen, hat der Gesetzgeber mit § 14 Abs. 2 UStG eine verbindliche Frist gesetzt.

Allerdings ist die Rechnungsausstellung nicht in jedem Fall verpflichtend: Wenn Du an private Endkund:innen lieferst oder leistest, musst Du keine Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG ausstellen – es sei denn, sie verlangen eine – dann musst Du eine Rechnung ausstellen, aber die 6-Monats-Frist gilt hier nicht verpflichtend. 

Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG sind zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn sie Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen. Sie dürfen dabei jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzen – zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtig: Die Ausstellungsfrist von 6 Monaten bezieht sich auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht etwa auf das Datum der Zahlung. Versäumst Du diese Frist, kann das zu Problemen mit dem Finanzamt führen – es kann etwa als Ordnungswidrigkeiten eingestuft werden. Auch bei Prüfungen kann es problematisch sein. Achte also darauf, Deine Rechnungen immer rechtzeitig zu erstellen.

Pflichtangaben auf Rechnungen laut § 14 Abs. 4 UStG

Die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG sind eindeutig definiert. Sobald Du eine Rechnung stellst – egal ob als Selbständige:r oder Unternehmer:in – musst Du bestimmte Informationen angeben. Nur dann erkennt das Finanzamt die Rechnung an. Auch Deine Kund:innen brauchen eine vollständige Rechnung, wenn sie die Vorsteuer abziehen wollen.

Laut § 14 Abs. 4 UStG müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Dein Name und Deine Anschrift

  • Name und Anschrift Deines:r Kund:in

  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-IdNr.

  • das Datum, an dem Du die Rechnung schreibst

  • eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer

  • Art und Menge der Lieferung oder Leistung

  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

  • der Preis ohne Steuer, die Steuer selbst und der Gesamtbetrag

Diese Informationen musst Du in einem einzigen Dokument angeben – sie dürfen nicht auf mehrere Dokumente verteilt sein. Dieselben Regeln gelten auch bei Gutschriften oder bei Rechnungen im Namen anderer. Wichtig ist bei Gutschriften, dass das Wort „Gutschrift“ tatsächlich auf dem Dokument steht.

Wer diese Vorgaben ignoriert, bekommt Ärger mit dem Finanzamt. Deshalb lohnt es sich, Deine Rechnungsvorlage gleich sauber und vollständig aufzubauen.

Kleinbetragsrechnung nach § 14 UStG: Was gilt für Rechnungen unter 250 Euro?

Die sogenannte Kleinbetragsrechnung kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Bruttobetrag der Rechnung nicht mehr als 250 Euro beträgt. Für diese Fälle gelten vereinfachte Anforderungen, die besonders für den Einzelhandel, Cafés oder Handwerksbetriebe mit vielen kleinen Belegen relevant sind.

Laut § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) musst Du bei einer Kleinbetragsrechnung nach § 14 UStG nur folgende Angaben machen:

  • Dein Name und Deine Anschrift

  • Ausstellungsdatum

  • Art und Menge der Lieferung oder Leistung

  • Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer)

  • Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)

Im Vergleich zu einer normalen Rechnung nach § 14 UStG entfallen hier also Angaben wie die Rechnungsnummer oder die Steuernummer. Trotzdem musst Du darauf achten, dass alle Pflichtangaben korrekt sind – sonst riskierst Du, dass Deine Kund:innen keinen Vorsteuerabzug bekommen.

Tipp: Verwende für Kleinbeträge am besten eine eigene Rechnungsvorlage. So stellst Du sicher, dass Du auch bei vielen kleinen Rechnungen immer gesetzeskonform bleibst – und sparst im Alltag wertvolle Zeit.

Elektronische Rechnung nach § 14 UStG: Neue Pflichten ab 2025

Die elektronische Rechnung nach § 14 UStG wird ab 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht. Was bisher eine freiwillige Option war, wird dann zur verbindlichen Vorgabe – zumindest im B2B-Bereich. Hintergrund ist die neue Regelung im Wachstumschancengesetz, mit der Deutschland das EU-Ziel der flächendeckenden E-Rechnungspflicht umsetzt.

Konkret bedeutet das, dass Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen elektronisch übermitteln müssen, wenn beide Geschäftspartner in Deutschland ansässig sind und es sich um steuerpflichtige Leistungen handelt. Eine einfache PDF-Datei gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung im B2B-Bereich – außer in Übergangs- oder Ausnahmefällen. 

Laut § 14 UStG ist eine elektronische Rechnung nur dann gültig, wenn sie im strukturierten Format erstellt und versendet wird – zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Diese Formate ermöglichen es den Finanzbehörden, Daten automatisiert zu verarbeiten.

Die elektronische Rechnung muss die gleichen Angaben enthalten wie eine Papierrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Außerdem muss sichergestellt sein, dass sie authentisch, unversehrt und lesbar bleibt – vom Versand bis zur Archivierung.

Wer frühzeitig umstellt, profitiert gleich doppelt: Du vermeidest Fehler und bist mit einem digitalen Rechnungsprozess klar im Vorteil. Zahlreiche Tools unterstützen Dich dabei, von Anfang an E-Rechnungen im richtigen Format zu erstellen und rechtskonform zu versenden.

§ 14 Abs. 4 UStG und Kleinunternehmer:innen: Was gilt bei § 19 UStG?

Auch als Kleinunternehmer:in im Sinne des § 19 UStG bist Du nicht von allen Rechnungsvorgaben befreit. Du darfst zwar keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber trotzdem bestimmte Pflichtangaben machen – und Dich dabei am § 14 Abs. 4 UStG orientieren.

Welche Angaben musst Du als Kleinunternehmer:in auf Deiner Rechnung angeben?

  • Deinen Namen und Deine Anschrift

  • Name und Anschrift Deines:r Kund:in

  • Steuernummer

  • Rechnungsdatum

  • eine eindeutige Rechnungsnummer

  • Art und Menge der Leistung oder Lieferung

  • Zeitpunkt der Leistung (falls vom Rechnungsdatum abweichend)

  • den Rechnungsbetrag (brutto)

Wichtig: Auch ohne Umsatzsteuer muss Deine Rechnung korrekt und vollständig sein. Du darfst zwar keine Steuerbeträge angeben, musst aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzen. Ein korrekter Satz wäre zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dieser Hinweis ist zwingend notwendig. Fehlt er, könnte das Finanzamt davon ausgehen, dass Du Umsatzsteuer schuldest – und das kann teuer werden.

Tipp: Nutze eine separate Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen. So stellst Du sicher, dass Du alle Anforderungen nach § 14 Abs. 4 UStG richtig umsetzt – auch als kleines Unternehmen ohne USt-Ausweis.

Sonderfälle und ergänzende Vorschriften: § 14a, § 14b und § 14c UStG

Neben dem klassischen § 14 UStG gibt es weitere Paragraphen, die bei bestimmten Rechnungsarten wichtig sind. Drei davon solltest Du kennen: § 14a, § 14b und § 14c UStG. Sie regeln Sonderfälle, ergänzende Pflichten und Konsequenzen bei fehlerhafter Rechnungsstellung.

§ 14a UStG: Besondere Vorgaben bei Auslandsgeschäften

§ 14a UStG regelt besondere Anforderungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten Dienstleistungen innerhalb der EU. Dazu gehören unter anderem die Angabe der USt-IdNr. beider Geschäftspartner sowie – je nach Fall – ein Hinweis auf die Steuerfreiheit. Zusätzlich besteht eine Meldepflicht über die Zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG. Außerdem kann ein Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung erforderlich sein.

§ 14b UStG: Aufbewahrungspflichten

Nach § 14b UStG musst Du Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren – und zwar in der Form, in der sie empfangen wurden, und lesbar.. Das gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Außerdem zählen nicht nur selbst erstellte, sondern auch empfangene Rechnungen dazu.

§ 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis

Wenn Du fälschlich Umsatzsteuer ausweist, obwohl Du dazu nicht berechtigt bist – beispielsweise als Kleinunternehmer:in – kann das teuer werden. Der § 14c UStG verpflichtet Dich, diese Umsatzsteuer dennoch ans Finanzamt abzuführen – selbst wenn Du sie gar nicht eingenommen hast.

Auch außerhalb der Standardfälle aus § 14 UStG gibt es also viele Feinheiten. Wer internationale Rechnungen ausstellt oder Besonderheiten zu beachten hat, sollte diese Paragraphen unbedingt kennen.

Rechnungskorrektur nach § 14 UStG: Was tun bei Fehlern?

Fehler auf Rechnungen passieren – sei es eine falsche Steuernummer, ein Tippfehler beim Leistungsdatum oder ein Zahlendreher im Betrag. § 14 UStG bietet Dir die Möglichkeit, Rechnungen nachträglich zu berichtigen.

Die Korrektur muss dabei so erfolgen, dass sie nachvollziehbar und transparent ist. In der Praxis bedeutet das: Du stellst eine neue, vollständige Rechnung mit dem korrekten Inhalt aus. Diese neue Version enthält am besten einen Hinweis auf die ersetzte Rechnung, beispielsweise:

„Berichtigte Rechnung zur Nr. 2024-015 vom 10.04.2024“

Wichtig: Du darfst nicht einfach einzelne Daten nachträglich ändern oder nur eine E-Mail mit der korrigierten Zahl verschicken. Die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung bleibt Teil Deiner Buchhaltung – Du ersetzt sie nicht, sondern ergänzt sie durch die berichtigte Version.

Besonders sensibel ist das Thema beim Vorsteuerabzug: Eine falsche Rechnung kann dazu führen, dass Deine Kund:innen die Steuer nicht geltend machen dürfen. Deshalb lohnt es sich, Rechnungen vor dem Versand sorgfältig zu prüfen und bei Fehlern professionell nachzubessern.

Häufige Fehler bei der Rechnung nach § 14 UStG

Auch wenn Du § 14 UStG kennst, schleichen sich in der Praxis schnell Fehler ein – oft unbewusst. Hier sind die häufigsten Stolperfallen:

  • Unvollständige oder falsche Pflichtangaben: Ein falsches Leistungsdatum oder eine vergessene Rechnungsnummer kann ausreichen, um die Rechnung steuerlich unwirksam zu machen.

  • Falscher Steuerausweis: Kleinunternehmer:innen dürfen keine Umsatzsteuer angeben – wer es doch tut, schuldet diese nach § 14c UStG dem Finanzamt.

  • Veraltete Vorlagen: Viele Unternehmen nutzen noch Word- oder Excel-Rechnungen ohne automatisierte Prüfung, was zu doppelten Nummern oder Datumsfehlern führen kann.

  • E-Rechnungspflicht: Diese musst Du ab 2025 empfangen können, ausstellen aber erst ab 2027. Wenn Du schon jetzt umstellst, bist Du technisch und rechtlich klar im Vorteil.