Einzelunternehmen gründen: Alle Schritte, Formen und Kosten

Ein Einzelunternehmen zu gründen, ist eine unkomplizierte Möglichkeit, in die Selbstständigkeit zu starten. In diesem Artikel erfährst Du, welche Rechtsformen es gibt, wie die Anmeldung abläuft und welche steuerlichen Anforderungen dabei eine Rolle spielen.

Was ist ein Einzelunternehmen?

Ein Einzelunternehmen ist eine Unternehmensform, bei der eine einzelne natürliche Person ein Geschäft unter eigenem Namen und auf eigene Verantwortung führt. Du triffst alle Entscheidungen selbst und steuerst den operativen Ablauf allein, ohne an Gesellschafter:innen oder formale Gremien gebunden zu sein.

Da das Einzelunternehmen kein Mindestkapital verlangt, eignet es sich besonders für flexible Gründungen. Rechtlich gibt es dabei keine Trennung zwischen Dir und Deinem Unternehmen: Gewinne werden über Deine persönliche Einkommensteuer versteuert und sämtliche unternehmerischen Verpflichtungen liegen direkt bei Dir.

Diese Struktur macht das Einzelunternehmen zu einer der meistgenutzten Rechtsformen in Deutschland. Sie lässt sich sowohl für gewerbliche Tätigkeiten als auch für viele freie Berufe nutzen.

Welche Arten von Einzelunternehmen kann man gründen?

Als Einzelunternehmer:in kannst Du zwischen drei rechtlichen Ausprägungen wählen. Sie unterscheiden sich darin, wo Du Dich anmeldest, wie Dein Unternehmen nach außen auftritt und welche Buchhaltungs- und Steuerpflichten bestehen.

Kleingewerbe

Ein Kleingewerbe ist keine eigene Rechtsform, sondern die vereinfachte Form eines Gewerbes, wenn ein Betrieb nicht als kaufmännisch eingestuft wird. Es eignet sich für gewerbliche Tätigkeiten mit überschaubarem Umfang. Dabei meldest Du Deine Tätigkeit beim örtlichen Gewerbeamt an, brauchst aber keinen Handelsregistereintrag. In der Buchhaltung reicht meist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Du trittst unter Deinem bürgerlichen Namen auf, kannst aber branchentypische Zusätze nutzen.

Eingetragene Kaufleute (e. K.)

Ein:e eingetragene:r Kaufmann bzw. Kauffrau führt ein Gewerbe, das kaufmännisch organisiert werden muss. Diese Form erfordert einen Eintrag ins Handelsregister. Dadurch darfst Du einen eigenen Firmennamen führen, ergänzt um den Zusatz „e. K.“. Die Buchführung erfolgt in der Regel nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs, inklusive doppelter Buchführung und Jahresabschluss.

Freiberufler:innen

Bestimmte selbstständige Tätigkeiten können als freiberuflich gelten. Typische freie Berufe sind zum Beispiel Designer:innen, Journalist:innen, Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen oder Steuerberater:innen. Freiberufler:innen müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer. Für die Buchhaltung reicht in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wie wähle ich die passende Form für meine Tätigkeit?

Die Wahl hängt davon ab, wie Deine Arbeit steuerlich eingeordnet wird, wie groß Dein Unternehmen werden soll und welchen Auftritt Du im Markt brauchst. Gewerbliche Gründungen beginnen häufig als Kleingewerbe. Wenn Dein Geschäft schnell wächst, kann der Schritt zum e. K. sinnvoll sein. Liegt Deine Tätigkeit hingegen im Katalog der freien Berufe oder in einem ähnlichen Bereich, erfolgt die Anmeldung direkt beim Finanzamt. Zu bedenken ist auch, dass für die Tätigkeiten unterschiedliche Vorgaben zum Firmennamen des Einzelunternehmens gelten.

Welche Alternativen zur Gründung eines Einzelunternehmens gibt es?

Je nach Geschäftsmodell kann eine Kapitalgesellschaft die bessere Wahl sein, insbesondere wenn eine Haftungsbegrenzung oder stärker formalisierte Außenwirkung wichtig sind. Für Solo-Gründer:innen kommen vor allem die UG (haftungsbeschränkt) und die GmbH infrage.

1-Personen-UG (haftungsbeschränkt)

Die UG ermöglicht eine Gründung mit einem sehr niedrigen Mindeststammkapital ab 1 €, wobei privates und betriebliches Vermögen voneinander getrennt werden. Für die Gründung benötigt Du einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag. Auch der Handelsregistereintrag und die doppelte Buchführung sind Pflicht. Diese Form eignet sich für Gründungen mit begrenztem Budget, aber höherem Haftungsrisiko.

1-Personen-GmbH

Die GmbH ist eine klassische Kapitalgesellschaft mit einem Mindeststammkapital von 25.000 €. Bei der Gründung musst Du davon mindestens 12.500 € einzahlen. Sie gilt als besonders stabil und professionell und bietet eine umfassende Haftungsbeschränkung. Gründung und Verwaltung sind formaler, bieten jedoch klare Strukturen und Vorteile im geschäftlichen Umfeld.

Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln

Wächst Dein Unternehmen oder steigt das Haftungsrisiko, kann es sinnvoll sein, ein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln zu lassen. Die Umwandlung erfolgt meist durch Einbringung in eine neu gegründete GmbH oder durch Ausgliederung. Aufgrund steuerlicher und rechtlicher Besonderheiten ist dabei eine fachliche Begleitung empfehlenswert.

Was sind die Vor- und Nachteile von Einzelunternehmen?

Wie passend ein Einzelunternehmen für Dich ist, hängt stark von Art und Umfang Deiner Tätigkeit ab. Die Vor- und Nachteile eines Einzelunternehmens haben wir in einem eigenen Artikel ausführlich erläutert – hier findest Du die wichtigsten Punkte im Überblick.

Vorteile eines Einzelunternehmens

• Die einfache Gründung. Du benötigst kein Mindestkapital und musst keinen Gesellschaftsvertrag abschließen.
• Die Leitung eines Einzelunternehmens liegt ausschließlich bei Dir, sodass Entscheidungen schnell und ohne Abstimmungen getroffen werden können.
• Auch die Buchhaltung bleibt übersichtlich, da in vielen Fällen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreicht.

Nachteile eines Einzelunternehmens

• Die Haftung eines Einzelunternehmens. Da es keine rechtliche Trennung zwischen Deinem Privatvermögen und dem Unternehmensvermögen gibt, haftest Du persönlich für alle Verpflichtungen. Das kann bei größeren Investitionen oder risikoreichen Projekten eine Belastung sein.
• Zudem ist die Außenwirkung weniger formal als bei Kapitalgesellschaften, und Banken verlangen für Kredite häufig zusätzliche Sicherheiten.

Welche Schritte sind erforderlich, um ein Einzelunternehmen zu gründen?

Der Weg zum eigenen Einzelunternehmen ist überschaubar, doch die einzelnen Schritte können sich je nach Rechtsform leicht unterscheiden. Die folgenden Schritte zeigen, wie Du strukturiert vorgehst.

Geschäftsidee entwickeln und Businessplan erstellen

Bevor Du startest, solltest Du prüfen, wie Dein Angebot aussehen soll, wer Deine Zielgruppe ist und welche Kosten entstehen. Ein Businessplan hilft Dir, Umsatz und Ausgaben realistisch einzuschätzen, und dient als Grundlage für Banken oder Förderstellen. Auch wenn er nicht verpflichtend ist, erleichtert er die Planung und die spätere Finanzierung.

Die passende Form auswählen

Zu Beginn musst Du entscheiden, ob Deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ist. Gewerbliche Tätigkeiten führen entweder zum Kleingewerbe oder – bei größerem Umfang – zum Status als eingetragene:r Kaufmann bzw. Kauffrau. Freiberufliche Tätigkeiten werden direkt beim Finanzamt angemeldet und erfordern keine Gewerbeanmeldung.

Anmeldung beim Gewerbeamt oder Finanzamt

Um ein Kleingewerbe zu gründen, meldest Du Deine Tätigkeit beim Gewerbeamt an. In vielen Kommunen kannst Du diesen Schritt inzwischen online abschließen. Mit der Gewerbeanmeldung werden automatisch Stellen wie das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft und die zuständige Kammer informiert. Für Gewerbetreibende ist das in der Regel die Industrie- und Handelskammer (IHK), für handwerkliche Tätigkeiten die Handwerkskammer (HWK). Daraus ergibt sich meist eine Pflichtmitgliedschaft, wobei viele Kammern in den ersten Jahren reduzierte Beiträge oder Befreiungen anbieten.

Wenn Dein Betrieb kaufmännisch geführt werden soll, folgt zusätzlich der Eintrag ins Handelsregister über eine notarielle Anmeldung. Freiberufler:innen überspringen das Gewerbeamt und registrieren sich direkt beim Finanzamt, indem sie den digitalen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ einreichen.

Steuernummer und eventuell Umsatzsteuer-ID erhalten

Nach Deiner Anmeldung prüft das Finanzamt Deine Angaben und vergibt die Steuernummer. Gleichzeitig entscheidest Du, ob Du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder zur Regelbesteuerung wechselst. Wenn Du Leistungen ins EU-Ausland erbringst oder regulär umsatzsteuerpflichtig bist, erhältst Du hierfür eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Geschäftskonto eröffnen

Ein eigenes Geschäftskonto ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr sinnvoll. Es hilft Dir, private und geschäftliche Zahlungen sauber zu trennen, erleichtert die Buchhaltung und wirkt professionell. Für eingetragene Kaufleute ist ein Geschäftskonto praktisch unverzichtbar, da sie kaufmännisch Buch führen müssen.

Buchhaltung und laufende Pflichten organisieren

Kleingewerbe und viele Freiberufler:innen können die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen. Eingetragene Kaufleute sind hingegen verpflichtet, doppelt Buch zu führen und Jahresabschlüsse zu erstellen. Zusätzlich solltest Du klären, ob Versicherungen wie Betriebs- oder Berufshaftpflicht sinnvoll sind.

Wie viel kostet es, ein Einzelunternehmen zu gründen?

Die Gründung eines Einzelunternehmens gehört zu den kostengünstigsten Wegen in die Selbstständigkeit. Da weder ein Gesellschaftsvertrag noch Mindestkapital notwendig ist, bleibt der finanzielle Aufwand überschaubar. Welche Kosten konkret entstehen, hängt jedoch von Deiner Tätigkeit und der gewählten Form ab.

Typische Gründungskosten eines Einzelunternehmens im Überblick

Bevor Du startest, solltest Du die zentralen Ausgaben einplanen. Einige Kosten entstehen einmalig, andere fallen laufend an und beeinflussen Deine monatliche Liquidität.

• Gewerbeanmeldung: je nach Kommune zwischen 15 und 65 €
• Notar- und Handelsregistereintragung (nur für e. K.): meist 150–300 €
• steuerliche oder rechtliche Beratung: optional, oft 100–250 € pro Stunde
• Versicherungen: beispielsweise Berufs-, Betriebs- oder Vermögensschadenhaftpflicht, je nach Branche ab 150–600 € pro Jahr
• Geschäftsausstattung: je nach Tätigkeit z. B. Laptop und Software, Smartphone, Werkzeuge, Maschinen oder Materialien; typischerweise 500–2000 € 
• Website und Marketing: Domain und Hosting ab 5–20 € pro Monat, Design oder Anzeigen je nach Umfang 100–1000 €
• Tools für Buchhaltung und Banking: monatlich 10–40 €, je nach Anbieter
• branchenabhängige Gebühren: etwa Berufsgenossenschaft oder Kammerbeiträge, 0–350 € pro Jahr
• Betriebsräume: Miete und Nebenkosten je nach Standort 200–1000 € oder mehr pro Monat, falls Du nicht im Homeoffice startest

Freiberufler:innen sparen die Gebühr für die Gewerbeanmeldung, da sie sich nur beim Finanzamt anmelden.

Wie finanziert man die Gründung eines Einzelunternehmens?

Die passende Finanzierung hängt von Deinem Geschäftsmodell, dem geplanten Umfang und Deinem Kapitalbedarf ab. Viele Gründer:innen beginnen mit einem eigenen Budget oder starten nebenberuflich, um die erste Phase flexibel zu gestalten. Dadurch lassen sich Fixkosten decken, ohne früh auf externe Mittel angewiesen zu sein.

Wenn zusätzliche Finanzierung notwendig wird, können klassische Bankkredite eine Option sein. Kreditgebende Institute verlangen in der Regel einen gut nachvollziehbaren Businessplan und geeignete Sicherheiten. Für kleinere Vorhaben kommen Mikrokredite infrage, die geringere Beträge finanzieren und oft niedrigere Zugangshürden haben.

Staatliche Förderprogramme, besonders KfW-Gründerkredite, bieten Antragstellenden häufig attraktive Konditionen oder tilgungsfreie Anlaufjahre. Wenn Banken zurückhaltend reagieren oder der Kapitalbedarf überschaubar bleibt, können auch private Darlehen aus dem persönlichen Umfeld den Start erleichtern.

Für größere Anschaffungen wie Technik, Fahrzeuge oder Büroausstattung eignen sich Leasing- oder Mietkaufmodelle. Sie schonen die Liquidität, weil die Anschaffungskosten in monatliche Raten aufgeteilt werden. Damit bleiben finanzielle Reserven für Marketing, Mitarbeitende oder den operativen Betrieb erhalten.

Welche Versicherungen sind für Einzelunternehmen sinnvoll?

Als Einzelunternehmer:in trägst Du das gesamte unternehmerische Risiko selbst. Deshalb lohnt sich eine Absicherung, die zu Deiner Tätigkeit passt. Grundsätzlich bist Du verpflichtet, eine gesetzliche oder private Kranken- und Pflegeversicherung abzuschließen. Alle anderen Versicherungen sind meist freiwillig und stark von Deinem Geschäftsmodell abhängig.

Für viele Branchen bildet die Betriebshaftpflichtversicherung die wichtigste Grundlage. Sie deckt Personen- und Sachschäden ab, die durch Deine Arbeit entstehen können. In beratenden oder kreativen Berufen ist eine Vermögensschadenhaftpflicht sinnvoll, weil sie finanzielle Schäden durch Fehler oder Versäumnisse absichert.

Wenn Du wertvolle technische Ausstattung nutzt, schützt eine Inhalts- oder Inventarversicherung Dein Equipment vor Schäden durch Feuer, Einbruch oder Wasser. Für Selbstständige mit körperlich anspruchsvollen Tätigkeiten kann außerdem eine Berufsunfähigkeitsversicherung relevant sein, um Dein Einkommen im Ernstfall zuverlässig und langfristig abzusichern. Optional hilft eine Rechtsschutzversicherung, rechtliche Auseinandersetzungen professionell, schnell und kosteneffizient zu lösen.

Welche Versicherungen wirklich notwendig sind, hängt von Deinem Geschäftsmodell und Deinen individuellen Risiken ab. Eine kurze Risikoanalyse hilft Dir, eine passende und bezahlbare Absicherung zu finden, ohne unnötige Kosten zu verursachen oder wichtige Bereiche ungeschützt zu lassen.

Welche Steuern zahlt ein Einzelunternehmen?

Die Steuern eines Einzelunternehmens hängen davon ab, ob Deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ist. Grundsätzlich versteuerst Du als Einzelunternehmer:in immer Deinen Gewinn über Deine persönliche Einkommensteuererklärung. Zusätzlich können Gewerbesteuer und Umsatzsteuer anfallen.

Für Gewerbe- und Umsatzsteuer musst Du eigene Steuererklärungen abgeben. In vielen Fällen verlangt das Finanzamt auch vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Einkommensteuer

Alle Einzelunternehmer:innen zahlen Einkommensteuer. Dein Gewinn wird Deinem zu versteuernden Einkommen zusammen mit anderen Einkünften wie Lohn, Miet- oder Kapitalerträgen zugerechnet. Der Steuersatz steigt progressiv, je höher Dein Jahreseinkommen ist. Für die Einkommensteuer gilt derzeit ein Jahresfreibetrag von 12.096 €.

Gewerbesteuer

Gewerbliche Einzelunternehmer:innen, zu denen Kleingewerbe und eingetragene Kaufleute gehören, zahlen Gewerbesteuer. Bis zu einem Gewinn von 24.500 € pro Jahr bleibt Dein Gewinn steuerfrei. Liegt er darüber, fällt Gewerbesteuer an.

Wie viel Du zahlst, hängt von Deiner Kommune ab, weil jede Stadt einen eigenen Hebesatz festlegt. In vielen Fällen wird die gezahlte Gewerbesteuer teilweise auf Deine Einkommensteuer angerechnet.

Umsatzsteuer

Zusätzlich kann Umsatzsteuer anfallen. Wenn Du die Kleinunternehmerregelung nutzt und Deine Umsätze unter den aktuellen Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und voraussichtlich 100.000 € im laufenden Jahr liegen, stellst Du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und führst keine Umsatzsteuer ab. Überschreitest Du diese Grenzen oder entscheidest Dich bewusst gegen die Regelung, erhebst Du Umsatzsteuer und kannst im Gegenzug Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.

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FAQ

Braucht ein Einzelunternehmen ein eigenes Bankkonto?

Ein separates Geschäftskonto ist nicht verpflichtend. In der Praxis lohnt es sich jedoch, da Du private und geschäftliche Zahlungen so sauber trennen und Deine Buchhaltung deutlich vereinfachen kannst.

Für wen eignet sich ein Einzelunternehmen?

Ein Einzelunternehmen passt zu Gründer:innen, die allein starten, geringe Anfangsinvestitionen haben und flexibel arbeiten möchten. Viele Dienstleistungs- und Kreativberufe können so unkompliziert aufgebaut werden.

Wie viel Gewinn kann ein Einzelunternehmen erzielen, bevor eine GmbH sinnvoll wird?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Eine GmbH lohnt sich häufig bei dauerhaft hohen Gewinnen oder steigendem Haftungsrisiko, da sie eine klare Trennung zwischen privatem und betrieblichem Vermögen bietet.

Wer erhält die Gewinne eines Einzelunternehmens?

Die Gewinne gehören vollständig der Einzelunternehmer:in. Entnahmen musst Du nicht separat versteuern, da die Besteuerung über den Jahresgewinn erfolgt.

Kann ein Einzelunternehmen Mitarbeitende beschäftigen?

Ja. Einzelunternehmer:innen können jederzeit Mitarbeitende einstellen. Dafür ist eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit erforderlich, und die Anmeldung erfolgt regulär über die Sozialversicherung. Unabhängig von der Rechtsform gelten alle arbeitsrechtlichen Vorgaben.

Was ist besser: GmbH oder Einzelunternehmen?

Beide Formen haben Vorteile. Die GmbH bietet eine Haftungsbeschränkung und stärkere Außenwirkung. Das Einzelunternehmen überzeugt hingegen durch geringe Kosten, eine schnelle Gründung und einfache Verwaltung.