Eigenbeleg: Definition, Erstellung, Beispiele & steuerliche Hinweise

Eigenbeleg – so weist Du Ausgaben nach, wenn kein Originalbeleg vorhanden ist. Erfahre, wann Eigenbelege erlaubt sind, welche Pflichtangaben nötig sind und wie sie in der Buchhaltung und beim Finanzamt anerkannt werden.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Nachweis für eine betriebliche Ausgabe, wenn kein Originalbeleg – also keine Rechnung oder Quittung – vorliegt. Er dient als Ersatz, damit Deine Buchhaltung vollständig bleibt und das Finanzamt Deine Ausgaben anerkennt.

Ein Eigenbeleg entsteht typischerweise, wenn Du einen Beleg verloren hast, keine Rechnung erhalten hast oder kleine Barzahlungen tätigst – etwa Parkgebühren, Trinkgelder oder Mautgebühren. Der Eigenbeleg ist eine Ausnahme für nachvollziehbare Fälle.

In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen Eigenbeleg, Ersatzbeleg und internem Beleg. Der Eigenbeleg dokumentiert eine externe Ausgabe, der Ersatzbeleg ersetzt ein fehlendes Dokument, und interne Belege erfassen rein betriebsinterne Vorgänge wie Umbuchungen oder Privatentnahmen.

Besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen sind Eigenbelege wichtig, da viele kleinere Ausgaben – wie Bewirtungen oder Barzahlungen – oft ohne Rechnung erfolgen. Mit einem korrekt ausgefüllten Eigenbeleg stellst Du sicher, dass auch diese Kosten steuerlich anerkannt werden.

Warum und wann darf ein Eigenbeleg erstellt werden?

Ein Eigenbeleg dient dazu, betriebliche Ausgaben nachzuweisen, wenn kein Originalbeleg verfügbar ist. Das ist wichtig, damit Deine Buchhaltung vollständig bleibt und das Finanzamt alle Kosten nachvollziehen kann.

Typische Situationen sind Zahlungen am Parkautomaten, Trinkgelder, Maut oder Messekäufe, bei denen Du keine Quittung erhältst. In solchen Fällen darfst Du selbst einen Eigenbeleg erstellen, um den Aufwand zu dokumentieren.

Allerdings gilt: Der Eigenbeleg ist eine Ausnahme und kein Ersatz für sorgfältige Belegführung. Das Finanzamt prüft genau, ob der angegebene Betrag und der Anlass plausibel sind. Je häufiger Eigenbelege in Deiner Buchhaltung auftauchen, desto kritischer wird die Prüfung. Deshalb solltest Du sie nur einsetzen, wenn wirklich kein Fremdbeleg erhältlich ist.

Inhalt und formale Anforderungen eines Eigenbelegs

Damit ein Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss er bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlen diese, gilt der Nachweis als unvollständig. Achte daher auf folgende Punkte:

Pflichtangaben:

• Datum des Vorgangs
• Betrag (brutto/netto, ggf. mit Währungsangabe)
• Art der Ausgabe oder Leistung
• Empfänger oder Leistungserbringer (Name und Adresse, soweit bekannt)
• Grund für den Eigenbeleg, etwa „Quittung verloren“
• Ort und Unterschrift des Ausstellers

Du kannst den Eigenbeleg handschriftlich oder digital erstellen – Hauptsache, er ist vollständig und gut lesbar. Ein Kontoauszug allein ersetzt den Beleg nicht, da er keine Details zum Zweck der Ausgabe enthält. Für jede Ausgabe musst Du einen separaten Eigenbeleg anlegen, um die Nachvollziehbarkeit zu sichern.

So bleibt Deine Buchhaltung ordnungsgemäß und GoBD-konform dokumentiert.

Praktische Tipps zum Erstellen eines Eigenbelegs

Wenn Du regelmäßig Eigenbelege brauchst, helfen Dir klare Strukturen. Nutze am besten eine Eigenbeleg-Vorlage – so sparst Du Zeit und stellst sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Ergänze jeden Eigenbeleg mit Fotos, Notizen oder Zahlungsnachweisen (beispielsweise Kontoauszug), um den Vorgang nachvollziehbar zu machen. Stelle den Beleg sofort nach dem Kauf oder Verlust aus – das wirkt glaubwürdiger gegenüber dem Finanzamt.

Bei größeren Beträgen solltest Du besonders sorgfältig vorgehen und den Zweck sowie den Hintergrund der Ausgabe genau beschreiben. Bewahre alle Eigenbelege GoBD-konform auf, also digital, revisionssicher und leicht auffindbar.

Laut den GoBD des Bundesfinanzministeriums müssen Belege nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar gespeichert werden – egal ob Papier oder digital.

Achte außerdem darauf, keine doppelten Eigenbelege für denselben Vorgang zu erstellen. Unvollständige oder unleserliche Angaben sind ein häufiger Grund, warum das Finanzamt Belege ablehnt. Prüfe daher immer, ob alle Felder ausgefüllt und die Angaben klar lesbar sind.

Buchhalterische Behandlung und steuerliche Aspekte

In der Buchhaltung wird ein Eigenbeleg wie ein normaler Beleg behandelt. Du buchst ihn als Barausgabe oder betrieblichen Aufwand, je nach Art der Ausgabe. Entscheidend ist, dass der Zweck der Zahlung nachvollziehbar bleibt und der Beleg alle Pflichtangaben enthält.

Wie andere Nachweise auch, musst Du Eigenbelege mindestens acht Jahre lang aufbewahren – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital archiviert sind. Diese Pflicht ergibt sich aus § 147 der Abgabenordnung (AO), der die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege regelt.

Ein Vorsteuerabzug ist bei Eigenbelegen nicht möglich, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Das ergibt sich aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), der festlegt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss.

Das Finanzamt prüft, ob der sachliche Zusammenhang mit Deinem Unternehmen klar erkennbar ist und ob Betrag und Anlass plausibel erscheinen. Eine vollständige und glaubwürdige Dokumentation ist daher entscheidend, damit Deine Eigenbelege steuerlich anerkannt werden.

Bis zu welcher Höhe darf ein Eigenbeleg genutzt werden?

Für Eigenbelege gibt es keine gesetzliche Höchstgrenze. Grundsätzlich darfst Du jeden betriebsbedingten Aufwand damit nachweisen – solange Betrag und Anlass plausibel sind. Allerdings gilt: Je höher der Betrag, desto genauer prüft das Finanzamt die Angaben.

In der Praxis werden Kleinbeträge bis etwa 150 € in der Regel anerkannt, wenn sie nachvollziehbar begründet und korrekt dokumentiert sind. Wichtig ist, dass der betriebliche Zusammenhang klar erkennbar bleibt.

Bei höheren Summen solltest Du zusätzliche Nachweise wie Kontoauszüge, Bestätigungen oder E-Mails beifügen. Das stärkt die Glaubwürdigkeit Deiner Buchhaltung und reduziert Rückfragen seitens des Finanzamts. So bleibst Du auf der sicheren Seite – auch ohne Originalbeleg.

Eigenbeleg: Beispiele & Vorlagen

Eigenbelege sind in der Praxis schnell nötig – besonders dann, wenn ein Originalbeleg fehlt oder verloren geht. Damit Du weißt, wie solche Fälle aussehen und wie Du Deinen Eigenbeleg korrekt erstellst, findest Du hier typische Beispiele und eine passende Vorlage.

Beispiele für Eigenbelege aus dem Alltag

Im täglichen Geschäft kann ein Eigenbeleg in vielen Situationen helfen:

• Trinkgeld im Restaurant, das bar gezahlt wurde, aber keine Quittung enthält.
• Parkgebühr am Automaten, wenn kein Beleg ausgegeben wird.
• Verlorene Quittung über Arbeitsmaterialien oder kleinere Anschaffungen.

In all diesen Fällen ersetzt der Eigenbeleg den fehlenden Nachweis und sorgt dafür, dass Deine Buchhaltung vollständig bleibt.

Eigenbeleg-Vorlagen

Damit Du keinen wichtigen Punkt vergisst, kannst Du unsere kostenlose Eigenbeleg-Vorlage direkt nutzen. Sie enthält alle Pflichtfelder, ist sofort ausfüllbar und GoBD-konform aufgebaut.

Hier Eigenbeleg-Vorlage in Word öffnen und ausfüllen. Download

Nach dem Ausfüllen der Vorlage kannst Du den Eigenbeleg als PDF speichern oder direkt in Deinem Buchhaltungssystem archivieren. So erfüllst Du alle Anforderungen der GoBD und hast Deine Unterlagen jederzeit prüfungssicher parat.

FAQ

Wie sieht ein Eigenbeleg aus?

Ein Eigenbeleg besteht aus einem einfachen Formular oder Blatt mit Datum, Betrag, Zweck, Empfänger, Grund und Unterschrift. Du kannst ihn handschriftlich oder digital erstellen. Wichtig ist, dass alle Angaben leserlich und nachvollziehbar sind – am besten nutzt Du dafür eine strukturierte Vorlage, damit kein Pflichtfeld fehlt.

Welche Eigenbelege sind gültig?

Gültig sind Eigenbelege, die vollständig, plausibel und echt nachvollziehbar ausgefüllt sind. Unrealistische Beträge oder fehlende Angaben führen schnell zur Ablehnung durch das Finanzamt. Ein guter Eigenbeleg enthält immer eine klare Begründung, warum kein Originalbeleg vorliegt – etwa „Quittung verloren“ oder „Automat ohne Belegausgabe“.

Wer unterschreibt den Eigenbeleg?

Der oder die Aussteller:in selbst – also Du. Mit der Unterschrift bestätigst Du, dass die Angaben korrekt und wahrheitsgemäß sind. Wenn Du Mitarbeiter:innen hast, kann auch die Person unterschreiben, die den Betrag tatsächlich ausgegeben hat.

Wie kann ich zwischen Fremdbeleg und Eigenbeleg entscheiden?

Ein Fremdbeleg (beispielsweise Rechnung oder Quittung) hat immer Vorrang. Nur wenn kein solcher Nachweis verfügbar ist oder ein Beleg verloren ging, darfst Du einen Eigenbeleg ausstellen. Grundsätzlich gilt: so wenig Eigenbelege wie nötig, aber so viele wie erforderlich, um alle Geschäftsvorgänge vollständig zu dokumentieren.

Wie sieht ein Eigenbeleg in der Kassenführung aus?

In der Kassenführung wird der Eigenbeleg wie eine normale Barausgabe erfasst – mit eigenem Buchungstext, Belegnummer und Buchungsdatum. Notiere den Zweck der Zahlung, um bei einer Betriebsprüfung zeigen zu können, worum es sich handelt.

Wie storniere ich einen Eigenbeleg?

Möchtest Du einen Eigenbeleg korrigieren, erstelle ein kurzes Stornoformular oder notiere den Vorgang deutlich mit „Storniert am [Datum]“. Der ursprüngliche Beleg bleibt immer zur Dokumentation erhalten, damit der Vorgang weiterhin nachvollziehbar bleibt.

Wie formuliere ich einen Eigenbeleg für Arbeitskleidung?

Schreibe kurz und eindeutig, zum Beispiel:
Eigenbeleg für den Kauf von Arbeitskleidung (Sicherheitsschuhe, Modell X) am [Datum] über [Betrag]. Grund: Barzahlung auf einem Flohmarkt, keine Quittung ausgestellt.“
Wichtig ist, dass der berufliche Bezug klar erkennbar ist – etwa Schutzkleidung für Handwerksarbeiten oder Arbeitskleidung.