Die Zahllast einfach erklärt

Die Zahllast ist der Betrag, den Du nach Abzug der Vorsteuer an das Finanzamt zahlen musst. In diesem Artikel erfährst Du alles über die korrekte Berechnung, wichtige Fristen, die Besonderheiten bei der Kleinunternehmerregelung und die richtige Verbuchung. 

Was ist die Zahllast?

Der Begriff Zahllast beschreibt den Umsatzsteuerbetrag, der am Ende eines Voranmeldungszeitraums tatsächlich an das Finanzamt zu überweisen ist. Sie ist das Ergebnis der Verrechnung von geschuldeter Umsatzsteuer und abziehbarer Vorsteuer.

Zahllast oder Überschuss: Definition

Grundsätzlich sind Unternehmer:innen dazu verpflichtet, auf ihre Leistungen Umsatzsteuer zu erheben und diese an den Fiskus abzuführen. Sie bildet damit einen sogenannten Durchlaufposten. Gleichzeitig dürfen unternehmerisch tätige Personen die Vorsteuer – also die Umsatzsteuer, die ihnen von anderen Firmen für Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt wurde – abziehen. Die Zahllast ist somit die rechnerische Differenz, die verbleibt, wenn die abziehbare Vorsteuer gemäß § 16 UStG Abs. 2 von der geschuldeten Umsatzsteuer subtrahiert wird.

Der Unterschied zwischen Vorsteuerüberhang und Zahllast

Das Ergebnis dieser Rechnung führt nicht zwingend zu einer Zahlung. Ist die eingenommene Umsatzsteuer höher als die gezahlte Vorsteuer, ergibt sich eine Zahllast; Du musst also Geld an das Finanzamt nachzahlen. Ist jedoch die gezahlte Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, beispielsweise durch hohe Investitionen bei Gründungen, entsteht ein sogenannter Vorsteuerüberhang. In diesem Fall haben Unternehmer:innen einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt und bekommen Geld zurück.

Zahllast berechnen: Formel und Vorgehensweise

Die Grundformel, die Du Dir für die Buchhaltung merken solltest, lautet schlicht:

eingenommene Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Zahllast

Um den korrekten Wert für Deine Umsatzsteuer-Voranmeldung zu bestimmen, gehst Du folgendermaßen vor:

1. Umsatzsteuer ermitteln: Addiere zunächst alle Umsatzsteuerbeträge, die Du Deinen Kund:innen im Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt hast.
2. Vorsteuer ermitteln: Ermittle die Summe der Vorsteuer aus allen ordnungsgemäßen Rechnungen, die Du für betriebliche Einkäufe von anderen Unternehmer:innen bezahlt hast.
3. Differenz bilden: Ziehe nun die Summe der Vorsteuer von der Summe der Umsatzsteuer ab. Das Ergebnis ist Deine Zahllast.

Praxisbeispiel zur Berechnung der Zahllast

Nehmen wir an, Du stellst als selbstständige:r Grafiker:in im März Rechnungen über insgesamt 2000 € netto zzgl. 380 € Umsatzsteuer (19 %) aus. Gleichzeitig kaufst Du im selben Monat Softwarelizenzen und Büromaterial für rund 420 €, worauf laut Belegen insgesamt 80 € Vorsteuer entfallen. Die Rechnung lautet demnach: 

380 € – 80 €=300 € Zahllast

Diesen Betrag von 300 € musst Du fristgerecht an das Finanzamt überweisen.

Zahllast und Vorsteuerüberhang: Was das Ergebnis bedeutet

Das Ergebnis Deiner Berechnung zeigt nicht nur Deine steuerliche Pflicht, sondern beeinflusst direkt Deinen Cashflow.

Positive Zahllast

Übersteigen Deine steuerpflichtigen Umsätze die abziehbare Vorsteuer, entsteht eine positive Zahllast. Dies ist für operativ tätige Unternehmer:innen der Standardfall. Rechtlich bedeutet dies eine Vorauszahlungspflicht gemäß § 18 Abs. 1 UStG. Da Du die eingenommene Umsatzsteuer quasi nur treuhänderisch für den Staat verwaltet hast, ist es essenziell, hierfür laufend Rücklagen zu bilden.

Negative Zahllast

Ist die Summe der Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, ergibt sich ein negatives Ergebnis, der sogenannte Vorsteuerüberhang. Dieser tritt häufig bei Existenzgründer:innen, die anfangs hohe Investitionen tätigen, oder beim massiven Aufstocken von Warenlagern auf. In diesem Szenario hast Du einen Erstattungsanspruch. Das Finanzamt überweist Dir die Differenz zurück oder verrechnet sie mit offenen Steuerschulden.

Für Deine Liquiditätsplanung ist dies entscheidend: Während die Zahllast Deine Liquidität verringert, kann ein Vorsteuerüberhang kurzfristig für finanzielle Entlastung sorgen.

Wann müssen Zahllast oder Überschuss geschätzt werden?

Besonders bei Neugründungen liegen noch keine realen Zahlen für die Berechnung der Umsatzsteuer vor. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung musst Du Deine voraussichtliche Zahllast daher schätzen. Diese Prognose entscheidet oft darüber, in welchem Turnus Du Deine Voranmeldung abgeben musst. Kleinunternehmer:innen geben hier in der Regel eine Zahllast von null an, da sie gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer erheben. Ihren voraussichtlichen Umsatz müssen sie trotzdem schätzen.

Zahllast und Überschuss bei Kleinunternehmer:innen

Für Kleinunternehmer:innen ist die Lage übersichtlich: Da auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, entsteht im Regelfall auch keine Zahllast. Das vereinfacht die Bürokratie enorm, hat aber eine Kehrseite: Du darfst im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen. Relevant wird die Berechnung der Zahllast für diese Gruppe nur dann, wenn freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wird, damit beispielsweise Vorsteuerbeträge erstattet werden können.

Ermittlung der Zahllast im laufenden Geschäft

Die Grundlage für eine korrekte Berechnung der Zahllast ist die lückenlose Erfassung aller Belege. Auf Deinen Ausgangsrechnungen weist Du die Umsatzsteuer aus, während die Vorsteuer auf erhaltenen Rechnungen enthalten ist. Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert die Erfassung und Ermittlung der Beträge.

In bestimmten Punkten ist jedoch Vorsicht geboten:

• Steuersätze: Achte penibel auf die korrekte Zuordnung von 7 % und 19 % Umsatzsteuer.
• Reverse-Charge: Bei Leistungen aus dem EU-Ausland nach § 13b UStG schuldest oft Du als Empfänger:in die Umsatzsteuer, darfst sie aber meist zeitgleich als Vorsteuer abziehen – ein Nullsummenspiel, das dennoch korrekt verbucht werden muss.
• Zeitpunkt: Entscheidend ist, wann die Zahllast entsteht. Bei der Soll-Versteuerung ist das Rechnungsdatum maßgeblich, bei einer genehmigten Ist-Versteuerung hingegen erst der tatsächliche Geldeingang auf Deinem Konto.

Passivieren der Zahllast

Dieser Schritt ist vor allem relevant, wenn Du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist. Zum Abschluss eines Abrechnungszeitraums stellt die noch nicht überwiesene Zahllast eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar. Du musst diese Schuld auf der Passivseite ausweisen (passivieren).

Rein buchhalterisch führst Du dafür eine Verrechnung der Konten „Vorsteuer” und „Umsatzsteuer” durch. Dabei schließt Du das Konto mit dem kleineren Betrag über das Konto mit dem größeren Betrag ab. Der interne Buchungssatz lautet je nach Saldo ‚Umsatzsteuer an Vorsteuer‘ oder ‚Vorsteuer an Umsatzsteuer‘. In der Buchhaltung wird die Vorsteuer gegen das Umsatzsteuerkonto verrechnet, um die Schuld zu mindern. Die verbleibende Differenz ist die Zahllast.

Für Deine Liquiditätsplanung ist dieser Schritt essenziell: Er macht in der Bilanz für alle sichtbar, dass dieser Teil des Guthabens, hier 3.300 €, wirtschaftlich nicht Dir, sondern dem Staat gehört.

Umsatzsteuer-Zahllast: Fristen und Voranmeldung

Wie oft Du Deine Zahllast melden und zahlen musst, hängt gemäß § 18 Abs. 2 UStG von der Höhe Deiner Steuerschuld des vorangegangenen Kalenderjahres ab:

• Befreiung: Betrug die Steuer nicht mehr als 2000 €, kann das Finanzamt Dich komplett von den Voranmeldungen befreien.
• Vierteljährlich: Dies ist der Standardfall. Er greift, wenn die Steuer nicht mehr als 9000 € betrug, aber über der Befreiungsgrenze lag.
• Monatlich: Dies ist Pflicht, wenn die Steuer im Vorjahr mehr als 9000 € betrug.

Für Gründer:innen ist wichtig, dass die automatische monatliche Meldepflicht für Neugründer:innen in den Jahren 2021 bis 2026 ausgesetzt ist. Hier ist stattdessen die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres maßgebend. 

Die Abgabe ist jeweils zum 10. des Folgemonats fällig. Benötigst Du mehr Zeit, kannst Du eine Dauerfristverlängerung beantragen, die die Frist um einen Monat nach hinten verschiebt.

Zusätzlich zu den Voranmeldungen müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmer:innen für jedes Steuerjahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben, in der alle Zahlungen zusammengefasst werden. Diese entscheidet über eventuelle Rück- oder Nachzahlungen.

Fehler bei Zahllast/Überschuss

Selbst bei sorgfältiger Arbeit können sich Fehler einschleichen, die zu Rückfragen des Finanzamts führen. Häufige Ursachen sind Rundungsdifferenzen, die Auswahl des falschen Steuersatzes oder ein inkorrekter Buchungszeitpunkt. Um dies zu vermeiden, ist es unerlässlich, sorgfältig Buch zu führen und professionelle Software zu nutzen.

Hier einige Tipps zur Nachprüfung:

• Der Saldo Deiner Buchhaltungskonten (Umsatzsteuer minus Vorsteuer) muss auf den Cent genau mit dem Wert auf der Voranmeldung übereinstimmen.
• Prüfe, ob für alle geltend gemachten Vorsteuerbeträge auch ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen.
• Lass Dir bei Unsicherheiten oder hohen Beträgen von einem/einer Steuerberater:in helfen.