Kontoauszüge aufbewahren: Wie lange ist das wirklich nötig?

Wie lange es sinnvoll ist, Kontoauszüge aufzuheben, hängt stark von Deiner Situation ab. Ob privat oder selbstständig: Kontoauszüge sind oft der einzige Beweis dafür, dass eine Zahlung wirklich erfolgt ist.

Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge?

Für Privatpersonen gibt es in Deutschland grundsätzlich keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge aufzubewahren. Du darfst sie also entsorgen, sobald Du sie nicht mehr brauchst. In der Praxis ist das aber oft keine gute Idee, weil Kontoauszüge als Zahlungsnachweis dienen können. Das ist zum Beispiel wichtig bei Rückfragen von Vertragspartner:innen, fehlerhaften Abbuchungen oder Streitfällen.

Gerade wenn es um Geld geht, zählt am Ende oft nur der belegbare Nachweis. Ein Kontoauszug zeigt eindeutig, wann eine Zahlung erfolgt ist und in welcher Höhe. Rechnungen oder Verträge allein reichen dafür nicht immer aus.

Für Selbstständige und Unternehmer:innen gilt etwas anderes. Sobald Kontoauszüge für die Buchhaltung relevant sind, greifen gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus dem Steuer- und Handelsrecht. Welche Frist konkret gilt, hängt davon ab, wie der Kontoauszug genutzt wird und welche Funktion er in Deiner Buchführung erfüllt.

Wie lange sollte man Kontoauszüge als Privatperson aufbewahren?

Als Privatperson gibt es keine feste gesetzliche Frist. Trotzdem ist es sinnvoll, Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufzubewahren. Viele Ansprüche verjähren nach drei Jahren. Wichtig ist dabei: Die Verjährungsfrist beginnt häufig erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

In der Praxis bedeutet das, dass ein Kontoauszug aus dem Frühjahr eines Jahres oft deutlich länger relevant bleibt, als man denkt. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte wichtige Kontoauszüge daher eher knapp vier Jahre aufbewahren.

Besonders sinnvoll ist diese Dauer bei Mietzahlungen, Versicherungsbeiträgen oder größeren Anschaffungen. Auch bei Daueraufträgen und wiederkehrenden Abbuchungen helfen ältere Kontoauszüge, Fehler schnell zu erkennen und eindeutig zu klären.

Wann müssen Kontoauszüge länger aufbewahrt werden?

Ein klarer Sonderfall sind sehr hohe Einkünfte. Wenn Du positive Einkünfte von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr erzielst, musst Du bestimmte steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Dazu können auch Kontoauszüge gehören, wenn sie Zahlungen belegen oder Einnahmen nachvollziehbar machen.

Auch bei Handwerkerleistungen rund um Haus oder Wohnung gelten Sonderregeln. Rechnungen für Renovierungen, Reparaturen oder Wartungsarbeiten musst Du zwei Jahre aufbewahren. Die passenden Kontoauszüge solltest Du gleich mit ablegen, damit Zahlung und Rechnung zusammen eindeutig nachweisbar sind.

Bei Immobilienkäufen, Krediten oder größeren Versicherungsleistungen lohnt sich ebenfalls eine längere Aufbewahrung. Hier geht es weniger um feste Fristen als darum, Dich bei späteren Rückfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen abzusichern.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Selbstständige und Unternehmer:innen bei Kontoauszügen?

Sobald Du selbstständig arbeitest oder ein Unternehmen führst, sind Kontoauszüge ein fester Bestandteil Deiner Buchhaltung. Sie zeigen Zahlungsein- und -ausgänge und belegen, wann ein Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat. In vielen Fällen dienen sie als Buchungsbeleg und sind damit steuerlich relevant.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege in vielen Fällen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Dazu zählen auch Kontoauszüge, wenn Du sie als Nachweis für Geschäftsvorfälle nutzt. Andere Unterlagen müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden, zum Beispiel Bücher und Jahresabschlüsse.

Für bestimmte Geschäftsunterlagen, etwa Handels- und Geschäftsbriefe, gilt häufig eine Frist von sechs Jahren. Entscheidend ist immer die Funktion des Dokuments. Wenn ein Kontoauszug eine Buchung belegt, solltest Du von der längeren Frist ausgehen.

Wichtig ist außerdem die saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Zahlungen. Mit einem eigenen Geschäftskonto lassen sich relevante Kontoauszüge klar zuordnen. Bei gemischten Konten wird das schnell unübersichtlich und kann bei Prüfungen zu unnötigen Rückfragen führen.

Was gilt für die Aufbewahrung digitaler Kontoauszüge und die GoBD?

Digitale Kontoauszüge sind erlaubt und im Alltag oft die bessere Lösung. Wichtig ist aber, dass sie ordnungsgemäß gespeichert werden. Für Selbstständige und Unternehmer:innen gelten hier die GoBD. Diese Regeln stellen sicher, dass steuerrelevante Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar bleiben.

Konkret heißt das: Digitale Kontoauszüge müssen gut lesbar sein und jederzeit vorgelegt werden können. Du darfst sie nicht nachträglich verändern oder überschreiben. Auch das Ersetzen einer Datei durch eine neue Version ist problematisch, wenn der ursprüngliche Stand verloren geht.

In der Praxis solltest Du Kontoauszüge als Originaldatei speichern, etwa als PDF, und auf Bearbeitungen verzichten. Screenshots oder manuell veränderte Dateien sind keine gute Lösung. Zusätzlich solltest Du die Unterlagen regelmäßig sichern, da Banken Kontoauszüge im Online-Banking oft nur für einen begrenzten Zeitraum bereitstellen.

Solltest Du Kontoauszüge lieber digital oder auf Papier aufbewahren?

Beide Varianten sind erlaubt, entscheidend ist Dein Alltag. Papierauszüge fühlen sich für viele sicher an, brauchen aber Platz und sind schwer durchsuchbar. Digitale Kontoauszüge lassen sich schneller finden, einfacher sichern und besser mit Rechnungen verknüpfen.

Für Selbstständige ist die digitale Aufbewahrung meist praktischer, solange die Unterlagen vollständig und unverändert gespeichert bleiben. Wichtig ist, dass Du Dich für ein System entscheidest, das Du konsequent nutzt und über Jahre hinweg zuverlässig pflegen kannst.

Wie organisierst Du Deine Kontoauszüge sinnvoll?

Lege Kontoauszüge am besten nach Konto und Jahr ab und speichere sie regelmäßig, zum Beispiel monatlich. Einheitliche Dateinamen helfen Dir, Zahlungen schnell zu finden und korrekt zuzuordnen.

Bewährt hat sich außerdem, Kontoauszüge direkt gemeinsam mit Rechnungen oder Verträgen abzulegen. So hast Du alle relevanten Nachweise an einem Ort. Sichere Deine Unterlagen zusätzlich an einem zweiten Ort, etwa über ein Backup.

Plane außerdem einen festen Zeitpunkt im Monat ein, um neue Kontoauszüge zu prüfen und abzulegen. So erkennst Du Unstimmigkeiten früh und vermeidest, dass wichtige Unterlagen übersehen oder vergessen werden.