Freiberufler:innen: Alles über Anmeldung, Steuern und Versicherungen

Freiberufler:in zu sein, bringt viele Freiheiten, aber auch Pflichten mit sich. In diesem Artikel erfährst Du, wie die freiberufliche Tätigkeit rechtlich definiert ist, welche Steuern anfallen und wie Du Dich korrekt beim Finanzamt anmeldest – ideal für Selbstständige und die, die es werden wollen.

Was ist ein:e Freiberufler:in? 

Ein:e Freiberufler:in ist jemand, der eine selbstständige Tätigkeit gemäß § 18 EStG ausübt – also kein Gewerbe betreibt, sondern zum Beispiel als Ärzt:in, Anwält:in oder Designer:in arbeitet.

Diese Berufe basieren auf Fachwissen, Ausbildung oder Kreativität. Die Tätigkeit muss persönlich, eigenverantwortlich und fachlich unabhängig erfolgen.

Die Definition eines:r Freiberufler:in hängt nicht von der Branche oder dem Arbeitsort ab, sondern davon, wie Du arbeitest. Du bietest hierbei keine Produkte an, sondern individuelle Dienstleistungen.

Beispiele für freiberufliche Tätigkeiten sind medizinische Leistungen, technische Beratung, Design, Text oder Coaching. Es gibt keine feste Liste – das Finanzamt entscheidet im Einzelfall, ob Deine Tätigkeit als freiberuflich anerkannt wird.

Abgrenzung: Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r?

Freiberufler:innen arbeiten mit Fachwissen, Kreativität oder in beratender Funktion. Sie führen ihre Arbeit eigenverantwortlich aus. Die Leistungen sind oft individuell – etwa bei Ärzt:innen, Architekt:innen oder Texter:innen.

Gewerbetreibende hingegen verkaufen Produkte oder bieten standardisierte Leistungen an, beispielsweise Onlinekurse oder Website-Templates. Sie gelten steuerlich meist als gewerblich tätig.

Freiberufler:in werden: Voraussetzungen und Anmeldung

Du willst Dich selbstständig machen, ohne Eigenkapital aufzuwenden? Dann ist eine freiberufliche Tätigkeit ein guter Weg. Sie bietet wenig Bürokratie, es ist keine Gewerbeanmeldung notwendig und es bestehen flexible Einstiegsmöglichkeiten.

Aber nicht jede selbstständige Arbeit gilt automatisch als freiberuflich. Entscheidend ist, ob Deine Tätigkeit zu den sogenannten „Katalogberufen“ oder ähnlichen Berufen gehört. Dazu zählen etwa Ärzt:innen, Steuerberater:innen, Ingenieur:innen, Journalist:innen, Designer:innen oder IT-Berater:innen. In der Regel brauchst Du eine entsprechende Ausbildung oder fachliche Qualifikation. Die Tätigkeit muss persönlich, eigenverantwortlich und auf eigenes Risiko erfolgen.

Wenn Du alle Voraussetzungen erfüllst, kannst Du Deine freiberufliche Tätigkeit anmelden – direkt beim Finanzamt, nicht beim Gewerbeamt. 

So funktioniert die Anmeldung:

1. Registriere Dich auf Mein ELSTER.

2. Fülle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus.

3. Beschreibe Deine Tätigkeit so genau wie möglich.

4. Wähle, ob Du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.

5. Nach der Prüfung erhältst Du Deine Steuernummer.

Steuern für Freiberufler:innen

Als Freiberufler:in zahlst Du Einkommensteuer auf Deinen Gewinn – also auf Deine Einnahmen abzüglich betrieblicher Ausgaben. Die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht dafür aus. Der Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.096 €. Nur wenn Dein Gewinn diesen Betrag übersteigt, musst Du Einkommensteuer zahlen. Der Steuersatz ist gestaffelt und steigt mit dem Einkommen.

Auch die Umsatzsteuer spielt für Freiberufler:innen eine Rolle. In der Regel musst Du 19 % Umsatzsteuer auf Deine Leistungen aufschlagen. In manchen Fällen – etwa bei Bildungsangeboten oder künstlerischer Tätigkeit – gelten reduzierte Sätze oder Ausnahmen. Wenn Du umsatzsteuerpflichtig bist, weist Du die Steuer auf Deinen Rechnungen aus und führst sie ans Finanzamt ab. Gleichzeitig kannst Du Vorsteuer aus betrieblichen Ausgaben geltend machen.

Für viele Freiberufler:innen ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG eine sinnvolle Option. Wenn Dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt, kannst Du auf die Umsatzsteuer verzichten. Dann musst Du keine Voranmeldungen abgeben und gibst auf Deinen Rechnungen lediglich den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ an.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann keine Vorsteuer abziehen. Diese Entscheidung musst Du gleich zu Beginn treffen und im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben.

Steuererklärung für Freiberufler:innen

Neben der laufenden Steuerzahlung musst Du als Freiberufler:in auch jährlich eine Steuererklärung abgeben. Als Freiberufler:in bist Du verpflichtet, jedes Jahr eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einzureichen – auch dann, wenn Du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Dafür nutzt Du die Anlage S (für selbstständige Tätigkeiten) und legst in der Regel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bei.

Wenn Du umsatzsteuerpflichtig bist, musst Du zusätzlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Die Abgabefrist endet regulär am 31. Juli des Folgejahres. Wenn Du eine:n Steuerberater:in beauftragst, verlängert sich die Frist auf Ende Februar des übernächsten Jahres.

Buchhaltung mit EÜR und Rechnungspflicht für Freiberufler:innen

Die Buchhaltung für Freiberufler:innen ist in den meisten Fällen unkompliziert. Du brauchst keine doppelte Buchführung und auch keine Bilanz. Stattdessen reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei listest Du alle Einnahmen und Ausgaben auf – am besten mit einer Software, die Dir das Sortieren und Speichern erleichtert.

Sobald Du mit Deiner freiberuflichen Tätigkeit Einnahmen erzielst, musst Du eine Rechnung schreiben. Dabei gelten bestimmte Pflichtangaben: Dein Name und Deine Anschrift, die Adresse der Kund:in, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung der Leistung, Leistungszeitraum, Betrag sowie – falls nötig – die Umsatzsteuer. Bist Du Kleinunternehmer:in, gibst Du stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG an.

Du kannst Rechnungen sowohl in Papierform als auch digital versenden – etwa als PDF per E-Mail. Beide Varianten sind erlaubt, solange die Inhalte vollständig und unverändert bleiben. Wichtig ist, dass Du Deine Rechnungen für mindestens zehn Jahre aufbewahren musst, egal ob digital oder analog. Bei digitalen Belegen solltest Du ein System nutzen, das den GoBD-Richtlinien entspricht.

Mit einem Buchhaltungsprogramm werden viele dieser Aufgaben automatisch erledigt, womit Du Zeit für Deine eigentliche Arbeit sparst.

Welche Versicherungen brauchen Freiberufler:innen?

Wenn Du freiberuflich arbeitest, musst Du Dich selbst versichern. Es gibt keine:n Arbeitgeber:in, der das für Dich übernimmt.

Wichtig ist zuerst die Krankenversicherung. Du hast die Wahl: In der gesetzlichen Krankenkasse richtet sich der Beitrag nach dem Einkommen, in der privaten nach Alter, Gesundheit und Leistungen.

Für einige freie Berufe gilt Rentenversicherungspflicht – zum Beispiel für Lehrer:innen, Hebammen oder Künstler:innen. Ob Du betroffen bist, prüft die Deutsche Rentenversicherung. Wenn keine Pflicht besteht, solltest Du trotzdem vorsorgen, etwa mit einer Rürup-Rente.

Sehr sinnvoll ist auch die Berufshaftpflichtversicherung. Sie schützt Dich, wenn Du bei Deiner Arbeit einen Fehler machst – zum Beispiel bei einer Beratung oder Analyse.

Je nach Berufsfeld kannst Du zusätzlich eine Berufsunfähigkeitsversicherung, Unfallversicherung oder Betriebshaftpflicht abschließen. Was Du brauchst, hängt von Deiner Tätigkeit und Deinem Risiko ab.

Rechtsformen für Freiberufler:innen: Einzelperson, GbR oder PartG?

Als Freiberufler:in kannst Du zwischen verschiedenen Rechtsformen wählen. Die einfachste Lösung ist das Einzelunternehmen. Dabei meldest Du Deine Tätigkeit ohne Startkapital und Handelsregistereintrag beim Finanzamt an. Du haftest jedoch mit Deinem gesamten Privatvermögen.

Wenn Du mit anderen Freiberufler:innen zusammenarbeitest, könnt Ihr eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen. Ein schriftlicher Vertrag ist zwar nicht vorgeschrieben, aber sehr sinnvoll. Auch in der GbR haftet jede:r Gesellschafter:in persönlich.

Speziell für freie Berufe gibt es die Partnerschaftsgesellschaft (PartG). Sie ist eine eigene Rechtsform für Freiberufler:innen. Der Vorteil: Jede:r Partner:in haftet nur für eigene Fehler. Noch mehr Schutz bietet die PartG mbB mit beschränkter Berufshaftung. Sie wird vor allem in beratenden oder heilberuflichen Tätigkeiten genutzt.

Auch eine GmbH oder UG ist möglich – beispielsweise in kreativen Berufen. Dann gelten aber andere Regeln: Du brauchst ein Stammkapital und wirst gewerbesteuerpflichtig.

Welche Rechtsform für Dich als Freiberufler:in am besten geeignet ist, hängt von Deinem Beruf, Deiner Haftung und Deinen Plänen ab.

Unterschied zwischen Freiberufler:in und Freelancer:in

Viele verwenden diese Begriffe gleichbedeutend, doch sie sind nicht dasselbe.

Freiberufler:in ist ein rechtlich definierter Status. Laut § 18 EStG handelt es sich dabei um bestimmte Tätigkeiten – etwa in den Bereichen Gesundheit, Recht, Bildung, Technik oder Kunst. Freiberufler:innen müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen in der Regel keine Gewerbesteuer.

Freelancer:in hingegen ist kein offizieller Begriff im deutschen Steuerrecht. Es ist ein Arbeitsmodell: selbstständig, flexibel, projektbezogen. Freelancer:innen können Freiberufler:innen sein, müssen es aber nicht. Wer zum Beispiel Webseiten-Templates verkauft oder automatisierte Leistungen anbietet, gilt steuerlich oft als Gewerbetreibende:r.

Der Unterschied zwischen Freiberufler:in und Freelancer:in liegt also nicht in der Tätigkeit selbst, sondern im rechtlichen Rahmen. 

Freiberuflichkeit: Vorteile und Herausforderungen

Die Freiberuflichkeit bietet viele Vorteile – aber sie bringt auch Verantwortung mit sich.

Zu den größten Vorteilen der Freiberuflichkeit zählt die Selbstbestimmung. Du bestimmst selbst, wann und wo Du arbeitest, welche Aufträge Du annimmst und wie Du Deine Leistungen gestaltest. Steuerlich hast Du ebenfalls Vorteile: Du zahlst keine Gewerbesteuer und musst Dich nicht im Handelsregister eintragen. Auch die Buchhaltung ist meist einfacher, denn eine EÜR reicht aus.

Aber es gibt auch Herausforderungen. Du bist selbst für Deine Altersvorsorge und Deine Versicherungen verantwortlich. Ohne gesetzliche Absicherung musst Du früh vorsorgen, sonst drohen später finanzielle Lücken.

Ein weiterer Nachteil: Du hast keinen Kündigungsschutz und keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Viele dieser Nachteile der Freiberuflichkeit lassen sich aber mit guter Planung und den richtigen Tools abfedern.

FAQ

Wer legt fest, ob ich Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r bin?

Das Finanzamt prüft Deinen Fall auf Grundlage des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung (§ 18 EStG).

Wie viel darf man als Freiberufler:in verdienen?

Es gibt keine Obergrenze. Nur für die Kleinunternehmerregelung gelten Umsatzgrenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.

Was kann ich als Freiberufler:in von der Steuer absetzen?

Alle betrieblich bedingten Ausgaben wie Arbeitsmittel, Software, Miete, Internet, Fortbildungen usw. sind steuerlich absetzbar.

Was bedeutet Scheinselbstständigkeit für Freiberufler:innen?

Hierbei arbeitest Du wie ein:e Angestellte:r, aber ohne Vertrag. Es drohen Sozialabgaben und Rückforderungen.

Welche Steuernummer muss ich auf der Rechnung angeben?

Deine vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer – alternativ die USt-IdNr., falls vorhanden.

Wann muss ich eine Steuererklärung abgeben?

Die Abgabe muss spätestens zum 31. Juli des Folgejahres erfolgen. Mit Steuerberater:in verlängert sich die Frist auf Februar des übernächsten Jahres.

Was kostet ein:e Steuerberater:in für Freiberufler:innen?

Die Kosten betragen zwischen 500 und 1.500 € jährlich – je nach Aufwand.

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für Freiberufler:innen?

Tools wie Finom, Lexoffice, SevDesk, Kontist oder Debitoor sind geeignet – wichtig ist die GoBD-Konformität.

Was ist besser: Freiberufler:in oder Angestellte:r?

Freiberuflich arbeitest Du frei und flexibel – als Angestellte:r profitierst Du von Sicherheit und festen Strukturen. Die richtige Wahl hängt von Deinen Zielen ab.