Reisekostenabrechnung 2026: Alles zu Kosten, Pauschalen & Pflicht

Eine Reisekostenabrechnung ist für Unternehmer:innen, Freiberufler:innen und Beschäftigte unverzichtbar. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du eine Abrechnung korrekt erstellst, welche Pauschalen gelten und wie digitale Lösungen helfen, Fehler zu vermeiden.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist die strukturierte Aufstellung aller beruflich bedingten Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen. Sie dient dazu, die Kosten korrekt beim Arbeitgeber oder – im Fall von Selbständigen – beim Finanzamt geltend zu machen. Ziel ist es, Auslagen transparent nachzuweisen und steuerlich abzusetzen.

Für Unternehmer:innen und Freiberufler:innen ist die Reisekostenabrechnung ein wichtiges Instrument, um betriebliche Ausgaben korrekt zu dokumentieren. Beschäftigte wiederum erhalten dadurch die Rückerstattung ihrer Auslagen. Ohne eine saubere Abrechnung riskierst Du steuerliche Nachteile oder Probleme bei Betriebsprüfungen.

Abgrenzung: Reisekosten, Spesen, Dienstreise

Damit Du die Unterschiede verstehst, lohnt sich ein Blick auf die drei zentralen Begriffe:

• Reisekosten: Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen (über die Reisekostenpauschale) sowie Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut.
• Spesen: Der Begriff wird oft synonym genutzt, meint aber eher kleinere, einzelne Ausgaben wie Mahlzeiten oder Trinkgelder.
• Dienstreise: Eine beruflich veranlasste Reise außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Entscheidend ist, dass die Fahrt nicht zum regelmäßigen Arbeitsweg gehört.

Damit wird klar: Die Reisekostenabrechnung fasst alle Kosten einer Dienstreise zusammen und sorgt dafür, dass diese rechtlich anerkannt und steuerlich berücksichtigt werden.

Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Grundsätzlich kann jede:r, der oder die beruflich unterwegs ist, eine Reisekostenabrechnung erstellen. Entscheidend ist, ob die Reise im Zusammenhang mit der Arbeit steht und nicht privat veranlasst ist.

Arbeitnehmer:innen, Freiberufler:innen und Unternehmer:innen

Je nach Situation unterscheidet sich, wer abrechnet und wie die Kosten berücksichtigt werden:

• Arbeitnehmer:innen: Sie reichen die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber ein und bekommen die Auslagen erstattet.
• Freiberufler:innen: Sie erfassen ihre Reisekosten in der eigenen Buchhaltung, um diese direkt steuerlich abzusetzen.
• Unternehmer:innen: Auch Unternehmer:innen können ihre Reisekosten geltend machen, indem sie eine Abrechnung erstellen und Belege korrekt verbuchen.

Wer trägt die Kosten bei Dienstreisen?

In den meisten Fällen übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten der Beschäftigten, sobald die Abrechnung eingereicht wird. Bei Selbständigen und Unternehmer:innen liegt die Verantwortung dagegen bei ihnen selbst – die Kosten werden als Betriebsausgaben angesetzt.

Damit gilt: Wer eine berufliche Reise unternimmt, sollte die Reisekostenabrechnung nutzen, um seine Aufwendungen vollständig und rechtssicher geltend zu machen.

Was muss eine Reisekostenabrechnung enthalten?

Damit eine Reisekostenabrechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen alle relevanten Kostenarten vollständig und korrekt aufgeführt sein. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und verschiedene Nebenkosten.

Übersicht der Reisekostenpauschalen 2025

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Pauschalen für 2025 zusammen. Sie dient als praktische Grundlage für jede Abrechnung und hilft, die häufigsten Fehler bei der Berechnung zu vermeiden.

Wie viel Cent pro km gibt es in der Reisekostenabrechnung 2025?

Bei Fahrten mit dem privaten Pkw gilt auch 2025 die Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer, bei Motorrädern oder Mopeds sind es 0,20 €. Diese Werte sind seit Jahren stabil und haben sich gegenüber den Vorjahren nicht verändert. Neben dem Pkw können auch Bahn-, Flug- oder ÖPNV-Tickets geltend gemacht werden. Hierbei werden die tatsächlichen Kosten angesetzt, die durch Belege nachzuweisen sind.

Besonderheit beim Dienstwagen: Wird ein Dienstwagen gestellt, rechnet der Arbeitgeber die Kosten direkt über die betrieblichen Ausgaben ab. In diesem Fall entfällt die Kilometerpauschale für die Beschäftigten.

Welche Übernachtungskosten können abgerechnet werden?

Übernachtungskosten lassen sich auf zwei Arten abrechnen:

• Hotelrechnung (Einzelnachweis): Hier werden die tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt. Dazu zählen die Übernachtung selbst und eventuelle Nebenleistungen wie WLAN oder Parkplatz. Wichtig: Ist im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, muss dieses bei den Verpflegungspauschalen berücksichtigt und entsprechend abgezogen werden.
• Übernachtungspauschale: Die Pauschale von 20 € pro Nacht gilt nur, wenn kein Beleg vorhanden ist, zum Beispiel bei einer Übernachtung bei Privatpersonen. Sie dient als Ersatz, wenn keine Hotelrechnung eingereicht werden kann. Bei Übernachtungen im Hotel sollte grundsätzlich die tatsächliche Rechnung verwendet werden.

Damit ist klar: Die Übernachtungspauschale ist eine Ausnahme – der Normalfall ist die Abrechnung über die tatsächlichen Hotelkosten.

Wie funktioniert die Reisekostenpauschale für Verpflegung 2025?

Für Inlandsreisen gelten feste Pauschalen: 14 € bei Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden sowie 28 € bei vollen 24 Stunden. Diese Beträge gelten auch für An- und Abreisetage.

Im Ausland unterscheiden sich die Pauschalen je nach Land und Region. Die genauen Werte werden jedes Jahr durch das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht. Für Frankreich liegt der Satz beispielsweise über dem deutschen Niveau, während er in osteuropäischen Ländern oft niedriger ist. Deshalb solltest Du Dich immer an der aktuellen BMF-Liste orientieren.

Abzug für Mahlzeiten: Enthält die Hotelrechnung ein Frühstück, werden 20 % (von 28 € = 5,60 €) abgezogen. Für Mittag- oder Abendessen beträgt der Abzug jeweils 40 % (11,20 €).

Welche Nebenkosten darf man abrechnen?

Neben Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten können auch Nebenkosten berücksichtigt werden. Dazu zählen etwa Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder angemessene Trinkgelder. Anerkannt werden nur Ausgaben, die beruflich veranlasst und belegbar sind. Wichtig sind daher Quittungen, Rechnungen oder Tickets, die eindeutig der Dienstreise zugeordnet werden können.

Wie erstellt man eine Reisekostenabrechnung Schritt für Schritt?

Damit Deine Reisekostenabrechnung vollständig und steuerlich anerkannt wird, lohnt sich ein systematisches Vorgehen. Folgende Schritte haben sich bewährt:

1. Reisedaten erfassen: Am Anfang stehen die Basisangaben: Reisedatum, Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, Zielort und Anlass der Dienstreise. Diese Angaben sind Pflicht, da sie die Grundlage für die Berechnung der Pauschalen bilden.
2. Belege sammeln: Alle relevanten Belege sollten direkt während der Reise aufbewahrt werden: Tickets für Bahn, Flug oder ÖPNV, Hotelrechnungen, Tankquittungen sowie Nachweise über Nebenkosten. Am besten werden sie digitalisiert, um Verluste zu vermeiden.
3. Pauschalen anwenden: Nun werden die geltenden Reisekostenpauschalen eingetragen: die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Pkw, die Übernachtungspauschale oder die Verpflegungspauschalen für In- und Ausland. Dabei müssen Mahlzeiten, die bereits im Hotelpreis enthalten sind, korrekt abgezogen werden.
4. Abrechnung einreichen: Im letzten Schritt wird die Reisekostenabrechnung zusammengestellt und eingereicht: Arbeitnehmer:innen geben sie beim Arbeitgeber ab und erhalten die Erstattung. Selbständige und Unternehmer:innen fügen die Abrechnung in ihre Buchhaltung ein und setzen die Kosten steuerlich als Betriebsausgaben an.

Reisekostenabrechnung Muster & Beispiele

Eine Reisekostenabrechnung wirkt oft abstrakt – erst an praktischen Beispielen wird klar, wie sie aufgebaut ist und worauf es ankommt.

Beispiel Inlandreise 2025

Eine Unternehmerin reist zwei Tage von Berlin nach München zu einem Kundentermin. Die Abrechnung sieht so aus:

• Fahrtkosten: 600 km mit dem Pkw × 0,30 € = 180 €
• Übernachtungen: 2 Nächte × 120 € = 240 €
• Verpflegungspauschalen: 14 € am An- und Abreisetag, 28 € für den vollen Tag = 56 €
• Nebenkosten: Parkgebühren = 20 €

Gesamtsumme: 496 €

Beispiel Auslandsreise mit Pauschalen

Ein Freiberufler nimmt an einer dreitägigen Konferenz in Paris teil. Seine Abrechnung sieht folgendermaßen aus:

• Fahrtkosten: Bahnticket = 180 €
• Übernachtungskosten: 2 Nächte im Hotel × 159 € = 318 €
• Verpflegungspauschalen: 39 € (Anreise) + 58 € (voller Tag) + 39 € (Abreise) = 136 € nach der BMF-Liste 2025
• Nebenkosten: Metro-Tickets und Gepäckaufbewahrung = 25 €

Gesamtsumme: 659 € (abhängig von der Pauschale für Übernachtungskosten und Verpflegung, je nach Land)

Typische Fehler vermeiden

Fehler in der Reisekostenabrechnung entstehen oft schon bei der Organisation. Häufig fehlen Belege, weil sie unterwegs verloren gehen oder nicht direkt gesammelt wurden. Ebenso kommt es vor, dass Abrechnungen zu spät eingereicht werden und dadurch Erstattungen verzögert oder steuerliche Fristen verpasst werden. Wer von Anfang an alle Unterlagen digitalisiert und die Abrechnung zeitnah erstellt, vermeidet diese Probleme.

Auch inhaltlich passieren schnell Fehler. Beliebt ist es, private Ausgaben versehentlich mit beruflichen zu vermischen oder Pauschalen falsch zu berechnen. Besonders kritisch: Mahlzeiten, die bereits im Hotelpreis enthalten sind, werden oft nicht von den Verpflegungspauschalen abgezogen. Solche Unstimmigkeiten können dazu führen, dass das Finanzamt die Abrechnung teilweise ablehnt. Deshalb gilt: lieber einmal mehr prüfen, bevor die Reisekostenabrechnung eingereicht wird.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht?

Eine Reisekostenabrechnung ist nicht immer freiwillig. In vielen Fällen schreiben Arbeitgeber:innen oder das Steuerrecht klare Vorgaben vor, damit Auslagen korrekt erstattet oder steuerlich berücksichtigt werden können.

Abgabefristen im Unternehmen

Arbeitnehmer:innen müssen ihre Reisekosten innerhalb einer vom Arbeitgeber festgelegten Frist einreichen. Häufig beträgt diese zwischen 3 und 6 Monaten, manchmal auch kürzer. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es jedoch nicht – maßgeblich sind Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen. Wer die Frist versäumt, riskiert den Verlust der Erstattung.

Aufbewahrungspflichten nach Steuerrecht

Selbständige und Unternehmer:innen müssen Belege zu Reisen mindestens 10 Jahre aufbewahren. Diese Pflicht gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Dokumente. Wichtig ist, dass Belege jederzeit lesbar und GoBD-konform archiviert sind, also revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden. Arbeitnehmer:innen sollten Rechnungen und Tickets bis zur endgültigen Steuerfestsetzung aufbewahren.

Rechtliche Grundlagen: BRKG & BMF

Die Basis für die Reisekostenregelungen bildet das Bundesreisekostengesetz (BRKG), das vor allem für den öffentlichen Dienst gilt. Für alle anderen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich aktualisierte Richtlinien, in denen die gültigen Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung festgelegt sind.

Hinweis zu Verjährung und Steuerfestsetzung: Ansprüche von Arbeitnehmer:innen gegenüber dem Arbeitgeber verjähren zivilrechtlich nach 3 Jahren (§195 BGB). Für die steuerliche Anerkennung durch das Finanzamt gilt hingegen die Festsetzungsfrist von in der Regel 4 Jahren (§169 AO).

Digitale Reisekostenabrechnung: App & Software

Digitale Tools machen die Reisekostenabrechnung deutlich einfacher. Mit einer App oder Software lassen sich Belege direkt per Smartphone erfassen und hochladen. Die Systeme lesen relevante Daten automatisch aus und wenden die passenden Reisekostenpauschalen an – schnell und fehlerfrei.

Für Arbeitnehmer:innen bedeutet das: weniger Papierkram und eine zügige Erstattung. Unternehmer:innen und Freiberufler:innen profitieren, weil die Daten direkt in die Buchhaltung fließen und jederzeit prüfungssicher vorliegen. Wichtig ist, dass digitale Belege GoBD-konform archiviert werden – also revisionssicher, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar.

Praktisch sind Erinnerungsfunktionen in Reisekosten-Apps, die auf Abgabefristen hinweisen und so verhindern, dass Erstattungen verloren gehen. Moderne Reisekostenabrechnungs-Software berücksichtigt zudem automatisch die länderspezifischen Auslandspauschalen – ideal für alle, die regelmäßig international unterwegs sind.

Ein Sonderfall sind Bewirtungskosten, die häufig während einer Dienstreise entstehen. Sie können über die Reisekostenabrechnung erfasst werden, sind steuerlich aber nur zu 70 % absetzbar. Grundlage hierfür sowie für viele weitere Details sind die Lohnsteuerrichtlinien (R 9.4–9.11 LStR), die neben dem BRKG und den jährlich aktualisierten BMF-Listen maßgeblich sind.

FAQ

Warum ist eine Reisekostenabrechnung nur befristet möglich?

Unternehmen legen eigene Fristen fest, meist drei bis sechs Monate. Gesetzlich gibt es keine allgemeine Vorgabe – steuerlich gilt jedoch die Festsetzungsfrist von bis zu vier Jahren (§169 AO). Wer zu spät einreicht, riskiert den Verlust der Erstattung.

Was bedeutet „erste Tätigkeitsstätte“ in der Reisekostenabrechnung?

Die erste Tätigkeitsstätte ist der feste Arbeitsplatz, den der Arbeitgeber bestimmt (§9 EStG). Fahrten dorthin gelten als Arbeitsweg und nicht als Dienstreise – deshalb gibt es dafür nur die Entfernungspauschale.

Was passiert bei einer falschen Reisekostenabrechnung?

Kleine Fehler führen meist nur zu Rückfragen. Wer jedoch absichtlich falsche Angaben macht, etwa private Ausgaben als dienstlich abrechnet, riskiert Rückforderungen, steuerliche Probleme und im Extremfall sogar den Vorwurf von Betrug.

Wer muss die Reisekostenabrechnung unterschreiben?

Arbeitnehmer:innen unterschreiben ihre Abrechnung selbst. In vielen Firmen muss sie zusätzlich durch die Führungskraft bestätigt werden. Bei Selbständigen entfällt die Unterschrift, da die Abrechnung direkt in der Buchhaltung verbucht wird.

Wie funktioniert eine digitale Reisekostenabrechnung?

Apps und Software erfassen Belege sofort digital, wenden Pauschalen automatisch an und leiten die Abrechnung direkt weiter. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote und sorgt dafür, dass alle Unterlagen GoBD-konform und revisionssicher archiviert sind.