Rechnungsnummer – Definition, Regeln und praktische Tipps

Eine Rechnungsnummer ist auf allen Rechnungen über 250 € Pflicht. Hier erfährst Du, was das Gesetz verlangt, wie Du Nummern richtig vergibst, Fehler vermeidest und was sich 2025 bei der E-Rechnung ändert.

Was ist eine Rechnungsnummer?

Eine Rechnungsnummer ist die eindeutige Kennung einer Rechnung. Sie ermöglicht die eindeutige Identifikation jedes Belegs und die Nachvollziehbarkeit für Buchhaltung und Finanzamt sicherzustellen. Ihre Vergabe ist eine gesetzliche Pflicht nach § 14 UStG.

Im Geschäftsalltag ist die Rechnungsnummer unverzichtbar: Sie verbindet Belege mit Zahlungsvorgängen, erleichtert die Zuordnung von Buchungen und schützt vor doppelter Erfassung. Ohne korrekte Nummer kann eine Rechnung ihre steuerliche Gültigkeit verlieren – besonders beim Vorsteuerabzug.

Übliche Abkürzungen sind „Rechnungs-Nr.“, „R-Nr.“ oder „Rech.-Nr.“. Wichtig ist, dass Du Dich für eine Schreibweise entscheidest und sie konsequent anwendest – das schafft Klarheit im gesamten Prozess.

Verwechsle die Rechnungsnummer nicht mit der Belegnummer oder Auftragsnummer:

• Die Rechnungsnummer identifiziert das Dokument.
• Die Belegnummer kennzeichnet interne Buchungsbelege.
• Die Auftragsnummer bezieht sich auf den jeweiligen Auftrag oder Kundenfall.

Rechtliche Grundlagen und Pflichtangaben

Die Rechnungsnummer zählt laut § 14 Abs. 4 UStG zu den Pflichtangaben auf Rechnung. Sie muss eindeutig sein und einmalig vergeben werden – so kann jede Rechnung einer Transaktion eindeutig zugeordnet werden. Ziel ist die Nachvollziehbarkeit für die Finanzverwaltung und die Buchhaltung.

Zwei Grundprinzipien sind maßgeblich: Einmaligkeit und Nachvollziehbarkeit. Du darfst also keine Nummer doppelt vergeben und musst sicherstellen, dass Dein Nummernsystem nachvollziehbar aufgebaut ist. Eine streng lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben – Lücken sind erlaubt, solange Du sie erklären kannst (z. B. Storno oder Entwurf).

Zulässig sind reine Zahlenfolgen, Buchstabenkombinationen oder Mischformen wie „2025-INV-001“. Entscheidend ist, dass jede Nummer eindeutig bleibt.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) entfällt die Pflicht zur Rechnungsnummer. Alle anderen Rechnungen brauchen sie, sonst gilt der Beleg als fehlerhaft.

Eine korrekte Rechnungsnummer ist zudem Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und die steuerliche Ordnungsmäßigkeit. Sie ermöglicht es Prüfer:innen, alle Belege lückenlos nachzuvollziehen. Laut GoBD müssen Rechnungen und ihre Nummern mindestens zehn Jahre aufbewahrt und jederzeit prüfbar sein.

Aufbau und Gestaltung einer Rechnungsnummer

Beim Aufbau einer Rechnungsnummer gilt: einmalig, fortlaufend, nachvollziehbar. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden und sollte einem klaren Aufbau folgen. So kannst Du gegenüber dem Finanzamt jederzeit nachweisen, wie Dein System funktioniert.

Oft besteht Unsicherheit, ob Rechnungsnummern lückenlos vergeben werden müssen. Das ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Dein Nummernkreis nachvollziehbar bleibt. Wenn Nummern fehlen, solltest Du den Grund dokumentieren, zum Beispiel wegen einer stornierten oder verworfenen Rechnung.

Es gibt verschiedene Varianten, Rechnungsnummern aufzubauen:

• Jahrespräfix: z. B. 2025-001, 2025-002… – übersichtlich und ideal für den Jahreswechsel.
• Monatspräfix: z. B. 2025-10-045 – praktisch bei vielen Rechnungen pro Monat.
• Buchstaben-Zahlen-Kombi: etwa INV-2025-015 – besonders für internationale Geschäfte sinnvoll.
• Nummernkreise für einzelne Filialen, Abteilungen oder Projekte: z. B. BER-2025-112 oder PRJX-0007.

Für Kleinunternehmer:innen genügt meist ein einfaches System mit Jahrespräfix und fortlaufender Nummer. Größere Unternehmen profitieren von mehreren Nummernkreisen, die klare Strukturen schaffen und Verantwortlichkeiten trennen. Entscheidend ist, dass das gewählte System dokumentiert, verständlich und konsequent angewendet wird.

Spezielle Fälle und häufige Situationen

Im Geschäftsalltag läuft nicht immer alles nach Plan – besonders, wenn viele Rechnungen im Umlauf sind. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man mit Sonderfällen umgeht, ohne gegen die gesetzlichen Anforderungen zu verstoßen. Die folgenden Beispiele zeigen, worauf Du achten solltest und welche Lösungen in der Praxis funktionieren.

Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?

Der Begriff „fortlaufend“ wird häufig missverstanden. Laut § 14 UStG bedeutet er, dass Rechnungsnummern in einer nachvollziehbaren Reihenfolge vergeben werden müssen – aber nicht zwingend lückenlos.

Fehlt eine Nummer, stellt das also nicht automatisch einen Fehler dar. Entscheidend ist, dass die Reihenfolge erklärbar bleibt. Wenn Du etwa eine Testrechnung gelöscht oder eine Rechnung storniert hast, dokumentiere das kurz in Deiner Buchhaltung. So kann jede Abweichung bei einer Prüfung nachvollzogen werden.

Ein klar definiertes System bietet hier den besten Schutz – es zeigt, dass Du Deine Rechnungen sorgfältig verwaltest und transparent arbeitest.

Rechnungsnummer beim Jahreswechsel

Zum Jahresende stellt sich oft die Frage, wie man die Rechnungsnummern fortführt. Grundsätzlich hast Du zwei Möglichkeiten:

Du kannst Deine Rechnungsnummern zum Jahreswechsel fortlaufend weiterführen (z. B. 0999 → 1000) oder im neuen Jahr einen Nummernkreis beginnen, etwa „2025-0001“. Beide Varianten sind zulässig, solange Dein Vorgehen dokumentiert ist.

Ein neuer Nummernkreis bietet praktische Vorteile: Er erleichtert die Auswertung nach Jahren, reduziert Verwechslungsgefahr und sorgt für mehr Übersicht. Besonders in wachsenden Unternehmen ist das empfehlenswert.

In der Praxis bewährt sich meist ein Jahrespräfix wie „2025-001“. So erkennen Finanzamt, Buchhaltung und Kund:innen sofort, aus welchem Zeitraum die Rechnung stammt.

Abkürzung der Rechnungsnummer

Abkürzungen wie „Rechnungs-Nr.“, „R-Nr.“ oder „Rech.-Nr.“ sind verständlich und werden üblicherweise akzeptiert.

Wichtig ist Einheitlichkeit: Verwende in Deinem gesamten Unternehmen immer dieselbe Schreibweise. So vermeidest Du Verwirrung – besonders, wenn mehrere Personen Rechnungen erstellen oder verschiedene Systeme im Einsatz sind.

Rechnungsnummer für Kleinunternehmer:innen

Auch wenn Du nach § 19 UStG als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer ausweist, musst Du trotzdem eine Rechnungsnummer vergeben. Die Pflicht gilt unabhängig von Deiner steuerlichen Einstufung.

Ein einfaches, sicheres System reicht völlig aus – zum Beispiel ein Jahrespräfix mit fortlaufender Nummer wie „2025-001“. Wichtig ist, dass Du jede Rechnung eindeutig identifizieren kannst. Das spart Zeit bei Nachfragen und schützt Dich vor Unklarheiten bei der Steuererklärung.

Rechnung ohne Rechnungsnummer

Eine Rechnung ohne Rechnungsnummer ist grundsätzlich nicht ordnungsgemäß und kann vom Finanzamt abgelehnt werden. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € darf die Nummer fehlen.

Fehlt sie dennoch auf einer normalen Rechnung, kann das ernste Folgen haben:

• Empfänger:innen verlieren den Anspruch auf Vorsteuerabzug,
• Aussteller:innen müssen die Rechnung korrigieren und neu versenden.

Wenn Dir auffällt, dass eine Nummer fehlt, solltest Du die Rechnung stornieren und eine neue, korrekt nummerierte Version ausstellen.

Doppelt vergebene Rechnungsnummer

Doppelte Rechnungsnummern sind ein häufiger, aber schwerwiegender Fehler – sie führen schnell zu Problemen bei Umsatzsteuer und Prüfung.

Wenn Du versehentlich eine doppelte Rechnungsnummer vergeben hast, solltest Du so vorgehen:

1. Storniere die fehlerhafte Rechnung eindeutig mit einer Stornorechnung.
2. Erstelle anschließend eine neue Rechnung mit einer neuen, einmaligen Nummer.
3. Vermerke die Korrektur kurz in Deiner Buchhaltungssoftware oder Verfahrensdokumentation.

Beispiele für Rechnungsnummern

Wie eine Rechnungsnummer aussieht, hängt von Deinem gewählten Nummerierungssystem ab – wichtig ist nur, dass sie eindeutig bleibt. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Du unterschiedliche Varianten sinnvoll einsetzen kannst.

Beispiel 1: einfache fortlaufende Nummern

Klassisch und übersichtlich: 0001, 0002, 0003… Diese Variante eignet sich gut für Freiberufler:innen oder kleine Unternehmen mit wenigen Rechnungen pro Jahr.

Beispiel 2: Jahrespräfix und Zähler

Ein System wie 2025-0001 oder 2025-0002 trennt die Rechnungen nach Jahr. So lässt sich die Buchhaltung am Jahresende leichter auswerten und der Nummernkreis klar strukturieren.

Beispiel 3: Kombination mit Filialkennung oder Kundencode

Bei größeren Unternehmen kann eine Erweiterung wie BER-2025-015 oder KD4711-2025-008 hilfreich sein. Sie zeigt sofort, aus welcher Filiale oder für welchen Kunden die Rechnung stammt.

Sonderfall: Rechnungsnummer auf dem Kassenbon

Ein Kassenbon ist meist eine Kleinbetragsrechnung. Hier darf statt einer Rechnungsnummer eine Beleg- oder Transaktionsnummer stehen – das ist rechtlich zulässig bis 250 €.

Elektronische Rechnungen und automatische Nummerierung

Digitale Buchhaltungstools und E-Rechnungssysteme vergeben Rechnungsnummern automatisch und dokumentieren jede Änderung GoBD-konform. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können.

Die Pflicht zum Versand wird schrittweise bis 2028 eingeführt – dadurch gewinnt die automatische Nummernvergabe in digitalen Tools noch mehr Bedeutung.

Umsetzung in Buchhaltung und Software

Moderne Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme verwalten Rechnungsnummern automatisch. Sie sorgen dafür, dass jede Nummer eindeutig ist und keine Doppelvergaben entstehen. So wird das Risiko menschlicher Fehler ausgeschlossen.

Bei der Einrichtung legst Du Nummernkreise fest – zum Beispiel pro Jahr, Abteilung oder Standort. Die Software zählt automatisch hoch und vergibt die nächste freie Nummer. Dadurch bleibt Dein Nummerierungssystem nachvollziehbar und GoBD-konform.

Automatische Prüfungen verhindern, dass eine Rechnungsnummer doppelt vergeben oder übersprungen wird. Zudem protokollieren viele Tools jede Änderung, sodass Du jederzeit belegen kannst, wann und wie ein Beleg erstellt wurde.

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird bis 2028 schrittweise eingeführt – wer früh auf digitale Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD umstellt, profitiert von automatischer Nummernvergabe und weniger Fehlern.

Eine saubere digitale Vergabe spart Zeit, minimiert Fehler und sorgt dafür, dass Deine Buchhaltung bei jeder Prüfung transparent bleibt.

FAQ

Mit welcher Rechnungsnummer darf man starten?

Du kannst mit jeder beliebigen Nummer beginnen – etwa 2025-0001 oder 1000. Wichtig ist, dass sie eindeutig ist und Dein System dokumentiert wird.

Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?

Erlaubt sind Zahlen, Buchstaben oder Kombinationen. Entscheidend ist eine nachvollziehbare und fortlaufende Struktur, keine bestimmte Länge oder Form.

Wo finde ich die Rechnungsnummer auf einer Rechnung oder einem Kassenbon?

Auf Rechnungen steht sie meist oben rechts oder unter den Kontaktdaten. Auf Kassenbons ersetzt eine Belegnummer oft die Rechnungsnummer, was bei Kleinbeträgen erlaubt ist.

Ist die USt-IdNr. dasselbe wie eine Rechnungsnummer?

Nein. Die USt-IdNr. identifiziert Dein Unternehmen – die Rechnungsnummer kennzeichnet den einzelnen Beleg.

Wann und wie wird eine Rechnungsnummer vergeben?

Am besten automatisch beim Erstellen oder Versenden der finalen Rechnung, damit keine Duplikate entstehen.

Was bedeutet „fortlaufende Rechnungsnummer“ genau?

Sie wird in einer logischen Reihenfolge vergeben. Lücken sind erlaubt, wenn sie nachvollziehbar dokumentiert sind.

Was ist beim Anlegen eines neuen Nummernsystems zu beachten?

Definiere klare Regeln, dokumentiere sie und halte Dich konsequent daran – besonders beim Jahreswechsel oder bei mehreren Nummernkreisen.