Rechnung ohne Mehrwertsteuer: Wer darf sie ausstellen?

Rechnungen ohne Mehrwertsteuer gehören für viele Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen zum Geschäftsalltag.

In diesem Artikel erfährst Du, unter welchen Voraussetzungen Du auf die Umsatzsteuer verzichten darfst, wie Du eine Netto-Rechnung korrekt erstellst und worauf Du bei grenzüberschreitenden Geschäften achten musst.

Was ist eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer?

Eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ist eine Netto-Rechnung, auf der keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Sie enthält ausschließlich den reinen Betrag für die Leistung – also keinen Steueraufschlag von 19 % oder 7 %.

Das ist jedoch nur erlaubt, wenn bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind. Entscheidend ist, ob Du zur Umsatzsteuer verpflichtet bist oder eine Ausnahme greift. Geregelt ist das vor allem in § 4 und § 19 des Umsatzsteuergesetzes.

Typische Gründe für den Verzicht auf die Umsatzsteuer sind die Kleinunternehmerregelung, steuerfreie Leistungen oder grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU.

Solche Rechnungen sind in der Praxis weit verbreitet – insbesondere bei Gründer:innen, Freiberufler:innen und kleineren Unternehmen mit niedrigem Jahresumsatz.

Wann darf eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden?

Nicht jede:r darf einfach auf die Umsatzsteuer verzichten. Die Frage, wann eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden darf, ist gesetzlich klar geregelt. Nur in bestimmten Ausnahmefällen ist eine Netto-Rechnung zulässig – und diese müssen gut belegbar sein.

Kleinunternehmer:innen profitieren von der häufigsten Ausnahme: Wer im Vorjahr maximal 25.000 € netto umgesetzt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt, darf laut § 19 UStG Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen. Voraussetzung: Der Kleinunternehmerstatus wurde beim Finanzamt aktiv gewählt.

Auch bestimmte Leistungen sind grundsätzlich steuerfrei. Dazu zählen etwa medizinische Behandlungen, Bildungsangebote oder Finanz- und Versicherungsleistungen. Die Grundlage bildet § 4 UStG.

Bei Geschäftskund:innen in anderen EU-Ländern gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuerschuld liegt dann beim Leistungsempfang – nicht bei Dir als Aussteller:in.

Fällt Dein Geschäft unter keine dieser Ausnahmen, bist Du zur Umsatzsteuer verpflichtet – unabhängig davon, was Deine Kundschaft verlangt.

Rechnung ohne Mehrwertsteuer für Kleinunternehmer:innen

Die Rechnung ohne Mehrwertsteuer für Kleinunternehmer:innen ist in § 19 UStG geregelt. Sie darf nur ausgestellt werden, wenn Dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € netto lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € netto bleibt. Voraussetzung: Du hast die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt aktiv beantragt und schriftlich bestätigt bekommen.

Deine Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten – ergänzt um den Hinweis:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dieser Vermerk ist zwingend notwendig. Fehlt er oder weist Du versehentlich Umsatzsteuer aus, musst Du sie trotzdem ans Finanzamt abführen – unabhängig von Deinem Status.

Für Gründer:innen, Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen – besonders, wenn es um eine Kleingewerbe-Rechnung ohne Mehrwertsteuer geht – ist diese Regelung oft sinnvoll. Sie reduziert den bürokratischen Aufwand und sorgt für mehr Fokus aufs Tagesgeschäft.

Viele Rechnungsprogramme bieten spezielle Optionen für Kleinunternehmer:innen. Mit einer geprüften Vorlage für eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer oder einem Tool wie Finom stellst Du sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt und vollständig erfasst sind.

Freiberufler:innen: Rechnung ohne Mehrwertsteuer korrekt ausstellen

Auch für Freiberufler:innen ist eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer möglich – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen. Entscheidend ist, ob Du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt oder eine steuerfreie Leistung erbringst.

Freiberufler:innen wie Designer:innen, Texter:innen oder Heilpraktiker:innen können grundsätzlich Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen, wenn sie die Umsatzgrenzen einhalten: unter 25.000 € im Vorjahr und unter 100.000 € im laufenden Jahr – jeweils netto.

Wichtig: Auch für Freiberufler:innen gilt die Pflicht zur Angabe des Steuerbefreiungshinweises auf der Rechnung.

Unterschied zu Gewerbetreibenden: Freiberufler:innen müssen kein Gewerbe anmelden und unterliegen nicht der Gewerbesteuerpflicht. Die Umsatzsteuerregelung betrifft sie aber genauso – und Fehler bei der Rechnungsstellung können zu Steuernachzahlungen führen.

Rechnung ohne Mehrwertsteuer im Ausland

Eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer im Ausland ist möglich – aber nur unter bestimmten Bedingungen. Entscheidend ist, ob Du Deine Leistung an ein Unternehmen innerhalb der EU oder in ein Drittland erbringst.

Bei B2B-Geschäften innerhalb der EU greift das Reverse-Charge-Verfahren. Die Umsatzsteuer wird dann nicht von Dir als Aussteller:in gezahlt, sondern vom Unternehmen im Zielland. Wichtig: Beide Parteien müssen über eine gültige USt-IdNr. verfügen. Auf Deiner Rechnung sollte der Hinweis stehen:

„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse Charge“.

Auch bei Lieferungen in Drittländer darfst Du auf die Umsatzsteuer verzichten – aber nur, wenn Du den Export eindeutig belegen kannst.

Voraussetzungen für eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer im Ausland

Damit Deine Rechnung im Ausland rechtssicher ist, solltest Du Folgendes beachten:

• Deine Leistung fällt unter eine gesetzliche Steuerbefreiung (beispielsweise Reverse Charge oder Export).

• Du verfügst über alle Nachweise, wie etwa Versandbelege, Ausfuhrbestätigungen oder Empfangsquittungen.

• Die Rechnung ist sprachlich eindeutig – idealerweise zweisprachig (zum Beispiel Deutsch/Englisch).

• Du verwendest klare Formulierungen wie „VAT not applicable“, „tax exempt“ oder „Reverse Charge“.

• Alle Pflichtangaben laut UStG sind enthalten – insbesondere die USt-IdNr. bei EU-B2B-Geschäften.

Fehlen Nachweise oder Pflichtangaben, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern – inklusive möglicher Zinsen und Strafzahlungen. Deshalb: Dokumentiere grenzüberschreitende Vorgänge immer sauber und vollständig.

Rechnung ohne Mehrwertsteuer absetzen – geht das überhaupt?

Ob man eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer absetzen kann, hängt von der Perspektive ab – also ob Du Aussteller:in oder Empfänger:in bist.

Für den Empfänger gilt: Auch eine Netto-Rechnung darf in der Buchhaltung als Betriebsausgabe angesetzt werden. Der Betrag wird ganz normal als Aufwand verbucht. Ein Vorsteuerabzug ist jedoch nicht möglich, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde.

Das heißt: Wer eine solche Rechnung erhält, kann die gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern – weil es sie schlicht nicht gibt. Für Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, kann das ein Nachteil sein.

Wichtig ist daher, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und der Verzicht auf Umsatzsteuer nachvollziehbar ist – etwa durch Hinweis auf § 19 UStG oder Reverse Charge.

Kunde will Rechnung ohne Mehrwertsteuer – was tun?

Manchmal kommt es vor: Ein Kunde will eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer, obwohl rechtlich keine Grundlage dafür besteht. Der Wunsch ist nachvollziehbar – doch Du darfst ihm nur nachkommen, wenn Du dazu berechtigt bist.

Das ist der Fall, wenn Du Kleinunternehmer:in bist, eine steuerfreie Leistung erbringst oder Reverse Charge anwendbar ist. In allen anderen Fällen musst Du die Umsatzsteuer ausweisen.

Kommuniziere das offen und professionell. Erkläre kurz die gesetzlichen Vorgaben – so zeigst Du Kompetenz und vermeidest unnötige Diskussionen mit Deinen Kund:innen.