Wann muss man Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten?

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Steuervorauszahlungen betreffen viele Selbständige, Unternehmer:innen und auch private Steuerzahler:innen. Doch wann genau muss man Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten?

Wer Vorauszahlungen leisten muss – und warum

Vorauszahlungen kommen ins Spiel, wenn Deine Steuerlast bestimmte Grenzen überschreitet. Sie sorgen dafür, dass Du Deine Steuer gleichmäßig über das Jahr verteilt zahlst, statt auf einen Schlag am Jahresende.

Die rechtliche Grundlage dafür liefert § 37 Absatz 1 Einkommensteuergesetz (EStG). Dort ist geregelt, dass das Finanzamt Vorauszahlungen festsetzt, wenn nach dem letzten Steuerbescheid zu erwarten ist, dass eine Steuerpflicht in bestimmter Höhe entsteht.

Welche Steuerarten sind von Vorauszahlungen betroffen?

Vorauszahlungen sind für verschiedene Steuerarten relevant – dazu gehören die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Welche Vorauszahlungen Du leisten musst, hängt also von Deiner Rechtsform und der Art Deiner Einkünfte ab.

Selbständige, Freiberufler:innen und Vermieter:innen zahlen in der Regel Einkommensteuer. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG unterliegen der Körperschaftsteuer. Gewerblich tätige Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften müssen ab einem Gewinn von 24.500 € Gewerbesteuer zahlen. Für jede dieser Steuerarten kann das Finanzamt Vorauszahlungen festsetzen, sobald bestimmte Schwellen überschritten werden.

Ab wann und wie setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest?

Diese Grenzen liegen aktuell bei mehr als 400 € Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer pro Jahr. Bei der Gewerbesteuer setzt die Gemeinde nach § 19 GewStG nur dann Steuervorauszahlungen fest, wenn der Betrag über 50 € liegt.

In diesem Fall erstellt das Finanzamt einen separaten Vorauszahlungsbescheid, der die vierteljährlichen Zahlungen genau auflistet. Die Höhe wird auf Grundlage Deines letzten Einkommensteuerbescheids oder – bei neuen Tätigkeiten – einer realistischen Schätzung berechnet. Dabei fließen Informationen wie Betriebsausgaben, Umsatzprognosen oder andere Einkünfte mit ein.

Gezahlt wird in vier gleichen Raten. Allerdings unterscheiden sich die Termine je nach Steuerart. Für die Einkommensteuer und Körperschaftsteuer gelten der 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember als Frist. Bei der Gewerbesteuer dagegen sind die Vorauszahlungen jeweils zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig. Wer nicht fristgerecht überweist, riskiert Säumniszuschläge.

Wie berechnet das Finanzamt die Vorauszahlung?

Damit Vorauszahlungen fair und nachvollziehbar sind, nutzt das Finanzamt eine Kombination aus historischen Steuerdaten und einer Prognose für das laufende Jahr. Ziel ist es, die voraussichtliche Steuerschuld möglichst realitätsnah zu erfassen – und gleichzeitig eine Unterdeckung zu vermeiden.

In den meisten Fällen orientiert sich das Finanzamt an Deinem letzten Einkommensteuerbescheid. Daraus wird die Jahressteuer hochgerechnet, durch vier geteilt und auf die üblichen Fälligkeitstermine verteilt. Wenn Du neu gegründet hast oder keine aussagekräftigen Vorjahresdaten vorliegen, schätzt das Finanzamt Deine Steuerlast anhand anderer Quellen – etwa Deiner Gewerbeanmeldung, einer Umsatzprognose oder dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Wie sich Einkommensänderungen auswirken

Ändern sich Deine Einkünfte während des Jahres – zum Beispiel durch unerwartetes Wachstum, Auftragseinbrüche oder hohe Investitionen –, kannst Du einen Antrag auf Anpassung stellen. Das ist jederzeit möglich und besonders sinnvoll, wenn absehbar ist, dass sich Dein Gewinn dauerhaft ändert.

Nehmen wir beispielsweise an, im ersten Quartal wird unerwartet ein großes Projekt storniert. In solchen Fällen darfst Du mit einer realistischen Prognose intervenieren, um die Vorauszahlungen zu senken. Das Finanzamt prüft Deine Angaben und erlässt bei Bedarf einen geänderten Vorauszahlungsbescheid.

Einfluss auf Deine Vorauszahlungen hat vor allem, wie sich Dein Umsatz und Deine Betriebsausgaben entwickeln. Auch Investitionen, insbesondere solche, die Du abschreiben kannst, können die Vorauszahlungen verringern. Wenn Du also viel in Dein Geschäft steckst, lohnt sich auch ein Blick auf den Vorauszahlungsbescheid.

Zusätzlich berücksichtigt das Finanzamt weitere Einkünfte, zum Beispiel aus Vermietung oder Kapitalanlagen. Die Kommunikation läuft dabei meist digital über Mein ELSTER.

Ist eine Befreiung von der Einkommensteuer-Vorauszahlung möglich?

Nicht jede:r ist dauerhaft zur Vorauszahlung verpflichtet. In bestimmten Fällen kannst Du beim Finanzamt eine Befreiung von der Einkommensteuer-Vorauszahlung beziehungsweise die Herabsetzung der Raten beantragen. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn Deine Einkünfte im aktuellen Jahr deutlich niedriger ausfallen als im Vorjahr.

Wer kann eine Befreiung oder Herabsetzung beantragen?

Ein Antrag kann grundsätzlich von jedem gestellt werden, lohnt sich aber in folgenden Situationen besonders:

Auch geplante Investitionen oder ein temporärer Geschäftsstillstand können eine Reduzierung rechtfertigen.

Antrag auf Herabsetzung oder Stundung

Der Antrag kann formlos entweder schriftlich oder digital über Mein ELSTER beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Wichtig ist, dass Du nachvollziehbar begründest, warum sich Deine Steuerlast verändert, und möglichst aktuelle Zahlen oder Nachweise beilegst.

Auch eine Stundung der nächsten Rate ist möglich, aber nur bei ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten im Sinne von § 222 AO. In diesem Fall musst Du dem Finanzamt glaubhaft machen, dass die Zahlung aktuell nicht möglich, aber zu einem späteren Zeitpunkt realistisch ist.

Ein Antrag könnte zum Beispiel so aussehen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit bitte ich um die Herabsetzung meiner Einkommensteuer-Vorauszahlungen für das Jahr [Jahreszahl].

Mein Einkommen wird voraussichtlich deutlich unter dem Vorjahresniveau liegen. Nach aktueller Einschätzung rechne ich mit einem Jahresgewinn von etwa [geschätzter Betrag in €]. Der Rückgang ist vor allem auf [z. B. geringere Auftragslage, reduzierte Arbeitszeit oder eine längere Auszeit] zurückzuführen.

Zur besseren Einordnung habe ich eine vorläufige Einnahmen-Überschuss-Prognose beigefügt. Weitere Nachweise sende ich bei Bedarf gern nach.

Ich bitte um die Prüfung meines Antrags und eine entsprechende Anpassung der Vorauszahlungen.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]
[Steuernummer]
[Adresse, E-Mail, Telefonnummer]

Wo werden Einkommensteuer-Vorauszahlungen in der Steuererklärung eingetragen?

Wenn Du im laufenden Jahr Einkommensteuer-Vorauszahlungen geleistet hast, musst Du diese in der Regel nicht selbst in der Steuererklärung angeben. Das Finanzamt kennt die Beträge bereits und berücksichtigt sie automatisch im Steuerbescheid.

Nur in Ausnahmefällen, etwa wenn Vorauszahlungen aus technischen Gründen nicht korrekt verbucht wurden, kann es sinnvoll sein, sie manuell zu ergänzen. Die Angabe ist freiwillig und erfolgt im Hauptformular „ESt 1 A“ in Zeile 37. Dort kannst Du das Feld 175 mit dem Titel „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung“ mit einer 1 markieren und zusätzliche Informationen – beispielsweise zu geleisteten Vorauszahlungen – dann in einem separaten Dokument anfügen.

Ein eigenes Pflichtfeld für geleistete Vorauszahlungen existiert in ELSTER jedoch nicht.

Wie werden Vorauszahlungen im Steuerbescheid berücksichtigt?

Nach dem Absenden der Erklärung rechnet das Finanzamt die erfassten Vorauszahlungen mit der tatsächlichen Steuerschuld gegen. Im Steuerbescheid findest Du dazu einen separaten Abschnitt, meist im Feld „Abrechnung“. Dort steht, welche Beträge bereits gezahlt wurden und ob sich daraus eine Nachzahlung oder Erstattung ergibt.

Bei Unklarheiten kannst Du Deine geleisteten Zahlungen auch im ELSTER-Konto unter „Bescheide“ oder direkt beim Finanzamt prüfen.

Tipps zum Umgang mit Steuervorauszahlungen

Steuervorauszahlungen sind planbar, wenn Du weißt, worauf es ankommt. Diese Tipps helfen Dir, finanzielle Engpässe zu vermeiden.

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