Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer – einfach erklärt für Selbstständige

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Egal ob Du Rechnungen schreibst, einkaufst oder Deine Buchhaltung machst – ohne Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer läuft im Geschäftsleben nichts. In diesem Ratgeber erfährst Du, worin die Unterschiede liegen und wann sie relevant sind.

Was ist Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Steuern für Selbstständige in Deutschland. Laut § 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) fällt sie auf nahezu alle Leistungen und Lieferungen an, die Du im Inland gegen Entgelt ausführst – unabhängig davon, ob Du beispielsweise ein Produkt verkaufst, Beratung anbietest oder Software entwickelst. Auch Importe aus Nicht-EU-Staaten und innergemeinschaftliche Erwerbe innerhalb der EU unterliegen der Steuerpflicht – entweder in Form der Einfuhrumsatzsteuer oder über das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.

In der Praxis bedeutet das: Du stellst Deinen Kund:innen eine Rechnung mit dem Nettopreis Deiner Lieferung oder Leistung plus Umsatzsteuer – meist 19 %, in bestimmten Fällen 7 %. Diese Summe bezeichnet man als Bruttopreis. Die vereinnahmte Steuer leitest Du dann ans Finanzamt weiter. Gleichzeitig kannst Du die Umsatzsteuer, die Du selbst bei einem Einkauf bezahlst, als Vorsteuer abziehen.

Umsatzsteuerpflichtig ist jede:r, der oder die eine selbstständige, nachhaltige Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht ausübt. Die einzige Ausnahme sind Kleinunternehmer:innen, die unter bestimmten Umsatzgrenzen bleiben. Sie können sich von der Steuerpflicht befreien lassen.

Welche Steuerart ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer kann gleich mehreren Steuerarten zugeordnet werden:

Umsatzsteuer vs. Mehrwertsteuer – Was ist der Unterschied?

Viele verwenden die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer synonym – und das ist in Deutschland auch nicht falsch. Das Gesetz spricht zwar von Umsatzsteuer, doch im wirtschaftlichen Kontext wird häufig der Begriff Mehrwertsteuer verwendet. Beide meinen dasselbe Steuersystem.

Der Ausdruck Mehrwertsteuer beschreibt das dahinterliegende Prinzip: Besteuert wird nur der Mehrwert, also der Betrag, um den sich ein Produkt oder eine Dienstleistung entlang der Wertschöpfungskette verteuert. Das sorgt dafür, dass nicht jede Handelsstufe voll besteuert wird, sondern nur der zusätzliche wirtschaftliche Beitrag.

Die Steuer wird bei jedem Verkauf erhoben, aber Unternehmer:innen können die bereits gezahlte Umsatzsteuer aus dem Einkauf als Vorsteuer abziehen. Dadurch entsteht keine doppelte Belastung, sondern eine durchgängige Besteuerung des Endverbrauchs.

Berechnungsbeispiel

Ein Unternehmen kauft Waren für 8000 € netto ein. Dafür zahlt es 1.520 € Umsatzsteuer, die als Vorsteuer geltend gemacht werden können. Anschließend verkauft es die Ware für 11.000 € netto weiter und stellt 2.090 € Umsatzsteuer in Rechnung.

Besteuert wird dabei nur der wirtschaftliche Mehrwert, in diesem Fall die 3000 € Unterschied zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Die tatsächliche Steuerlast ergibt sich aus der Differenz der Umsatzsteuerbeträge – also der vereinnahmten Umsatzsteuer minus der gezahlten Vorsteuer:

2.090 € (Umsatzsteuer aus dem Verkauf) – 1.520 € (Vorsteuer aus dem Einkauf) = 570 € Zahllast

Diesen Betrag überweist das Unternehmen ans Finanzamt.

Was ist Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Du selbst beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zahlst. Wenn Du zum Beispiel ein Notebook für Dein Geschäft kaufst und auf der Rechnung 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen sind, ist das Deine Vorsteuer.

Unter bestimmten Bedingungen darfst Du diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Der sogenannte Vorsteuerabzug ist ein zentrales Element im Umsatzsteuersystem. Voraussetzung ist, dass Du selbst umsatzsteuerpflichtig bist und die gekauften Produkte oder Leistungen für unternehmerische Zwecke bestimmt sind.

Wer also Leistungen für das eigene Geschäft einkauft – etwa Material, Software oder Fortbildungen – kann die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Das gilt auch für Freiberufler:innen und Einzelunternehmer:innen, solange sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Entscheidend für die Einordnung ist der Blickwinkel. Auf einer Eingangsrechnung, also einer Rechnung, die Du bekommst, erscheint die Umsatzsteuer als Vorsteuer. Auf einer Ausgangsrechnung, also einer Rechnung, die Du schreibst, weist Du hingegen selbst Umsatzsteuer aus.

Das Prinzip ist einfach: Was Du zahlst, darfst Du abziehen – was Du einnimmst, musst Du abführen. Die Differenz ist die Zahllast oder Erstattung.

Auch bei Investitionen wie Maschinen, Computern oder Firmenfahrzeugen darfst Du die Vorsteuer geltend machen – vorausgesetzt, das Gut wird zu mindestens 90 % betrieblich genutzt. Bei gemischter Nutzung kann die Vorsteuer anteilig abgezogen werden, je nach tatsächlichem Einsatz im Unternehmen.

Der Vorsteuerabzug – Umsatzsteuer und Vorsteuer verrechnen

Damit Du gezahlte und eingenommene Umsatzsteuer miteinander verrechnen kannst, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Einerseits wird eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer benötigt. Außerdem muss die Ware oder Dienstleistung betrieblich genutzt werden und Du darfst nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

In der Praxis berechnest Du monatlich oder quartalsweise die Umsatzsteuer, die Du eingenommen hast, und ziehst davon die Vorsteuer ab, die Du selbst bezahlt hast. Die Differenz – die sogenannte Zahllast – führst Du ans Finanzamt ab. Ist Deine Vorsteuer höher als die eingenommene Umsatzsteuer, wird Dir der Überschuss am Ende des Jahres erstattet.

Beispiel: Einkauf vs. Verkauf

Du kaufst Waren im Wert von 5000 € netto und zahlst darauf 950 € Umsatzsteuer. Diese kannst Du als Vorsteuer geltend machen.

Später verkaufst Du die Ware für 8000 € netto weiter und stellst 1.520 € Umsatzsteuer in Rechnung. Deine Zahllast gegenüber dem Finanzamt ergibt sich wie folgt:

1.520 € (USt aus Verkauf) – 950 € (Vorsteuer aus Einkauf) = 570 €

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA): Wie funktioniert sie?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist für viele Unternehmer:innen Pflicht. Dabei meldest Du dem Finanzamt regelmäßig, wie viel Umsatzsteuer Du eingenommen und wie viel Vorsteuer Du gezahlt hast. Auf Grundlage dieser Angaben berechnet sich Deine monatliche oder vierteljährliche Zahllast sowie eventuelle Nachzahlungen oder Erstattungen.

Grundsätzlich müssen alle Unternehmer:innen, die umsatzsteuerpflichtig sind, eine UStVA abgeben. Im Gründungsjahr und im Folgejahr musst Du die UStVA in der Regel monatlich einreichen. Danach richtet sich die Häufigkeit nach der Höhe der Zahllast im Vorjahr. Ab 2025 gelten nach § 18 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes folgende Schwellenwerte:

Die Abgabe erfolgt digital – entweder über das offizielle Online-Portal ELSTER oder über eine Buchhaltungssoftware, die den Vorgang automatisiert. Beide Wege sind anerkannt, aber Softwarelösungen bieten meist mehr Komfort und Übersicht.

Nach der Einreichung prüft das Finanzamt Deine Angaben. Hast Du mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt, musst Du den Überschuss überweisen. Ist es umgekehrt, bekommst Du den Differenzbetrag zurück.

Ab 2025 nur noch E‑Rechnung – wie bleibt dein Vorsteuerabzug sicher?

Seit dem 1. Januar 2025 musst Du E-Rechnungen nicht nur empfangen können, sondern bei inländischen B2B-Lieferungen und -Leistungen auch versenden. Dabei müssen sie in einem strukturierten Format gemäß EN 16931, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD 2.x, vorliegen. Einfache PDFs oder Papierrechnungen gelten ab dann im B2B-Bereich nur noch als „sonstige Rechnungen“ und sind nicht mehr vorsteuerabzugsfähig.

Übergangsfristen im Überblick:

Zeitraum Was ist erlaubt? Für wen gilt das?
2025-2026 E-Rechnung oder PDF/Papier, wenn der/die Empfänger:in zustimmt alle Unternehmen außer Kleinunternehmer:innen
2027 PDF/Papier weiterhin zulässig bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € kleine Unternehmen außer Kleinunternehmer:innen
ab 1.1.2028 nur noch E-Rechnung zulässig alle Unternehmen außer Kleinunternehmer:innen

Quelle: BMF – Einführung der obligatorischen E-Rechnung (FAQ)

Hierbei ist anzumerken, dass Kleinunternehmer:innen zwar nicht zur E-Rechnungsstellung verpflichtet sind, sie aber wie andere Unternehmen auch ab 2025 empfangen können müssen.

Was passiert, wenn Du trotzdem PDF oder Papier nutzt?

Umsatzsteuer: 7 % oder 19 %?

In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuersätze: den Regelsatz von 19 % und den ermäßigten Satz von 7 %. Welcher davon gilt, hängt davon ab, was genau Du kaufst oder verkaufst.

Der Satz von 19 % ist Standard. Er gilt für fast alle Produkte und Dienstleistungen, zum Beispiel für Technik, Kleidung, Beratungsleistungen oder Handwerksarbeiten.

Der ermäßigte Satz von 7 % soll bestimmte Lebensbereiche wie Bildung, Kultur oder Grundversorgung zugänglicher machen. Er gilt unter anderem für:

Aber Vorsicht: Die Regeln sind nicht immer eindeutig. Gerade in der Gastronomie, bei Kombiangeboten oder digitalen Produkten wie E-Books kann es schnell zu Fehlern kommen. Und die können teuer werden, beispielsweise bei Betriebsprüfungen.

Daher lohnt sich ein Blick in das Umsatzsteuergesetz oder der Austausch mit einem:r Steuerexpert:in. Wer zu viel oder zu wenig Umsatzsteuer ausweist, riskiert Nachzahlungen, Zinsen oder Bußgelder.

Aktuell wird dahingehend politisch diskutiert, den reduzierten Steuersatz von 7 % für die Gastronomie ab dem 1. Januar 2026 wieder einzuführen, da die Corona-Sonderregelung zwischenzeitlich ausläuft.

Mehrwertsteuersätze im europäischen Vergleich

Innerhalb Europas unterscheiden sich die Mehrwertsteuersätze zum Teil deutlich. Dies kann bei grenzüberschreitenden Geschäften eine wichtige Rolle spielen. In Deutschland gelten, wie erwähnt, derzeit zwei Sätze: der Regelsatz von 19 % und der ermäßigte Satz von 7 %. Doch wie sieht es bei unseren Nachbarn aus?

In Österreich liegt der Standardsatz bei 20 %, der ermäßigte Satz liegt bei 10 %. Ungarn erhebt mit 27 % den höchsten Mehrwertsteuersatz in der EU, bietet aber reduzierte Sätze von 18 % und 5 % für bestimmte Produkte. In der Schweiz beträgt der Regelsatz 8,1 % und der ermäßigte Satz 2,6 %. In Italien gelten 22 % Umsatzsteuer als Standard, daneben gibt es jedoch reduzierte Sätze von 10 %, 5 % und 4 %.

Reverse-Charge-Verfahren im EU-Ausland

Für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, ist es entscheidend, die jeweiligen Regelungen zu kennen. Denn bei Verkäufen an Geschäftskund:innen in anderen EU-Ländern greift meist das Reverse-Charge-Verfahren – hierbei wird die Umsatzsteuer nicht von Dir ausgewiesen, sondern von dem:r Empfänger:in im Zielland abgeführt. Bei Privatkund:innen hingegen musst Du Dich gegebenenfalls im Ausland registrieren und dort den lokalen Steuersatz anwenden.

Voraussetzung ist, dass beide Parteien eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzen. In diesem Fall weist Du auf Deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern vermerkst: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Reverse-Charge“. Dadurch entfällt für Dich die Pflicht zur Abführung, und der/die Empfänger:in versteuert die Leistung lokal.

Dieses Verfahren vereinfacht grenzüberschreitende Geschäfte und vermeidet unnötige Registrierungen in anderen Ländern. Für die korrekte Abwicklung ist es wichtig, dass Du alle Belege und die USt-IdNr. Deiner Geschäftspartner:innen dokumentierst – sonst drohen Nachzahlungen.

Ein klarer Überblick über die Mehrwertsteuersätze ist somit nicht nur interessant, sondern kann Geld sparen und vor steuerlichen Fehlern schützen, gerade im grenzüberschreitenden Onlinehandel und bei digitalen Dienstleistungen.

Umsatzsteuerfreiheit – wer ist befreit?

Nicht jede Leistung in Deutschland ist umsatzsteuerpflichtig. Das Gesetz sieht mehrere Ausnahmen vor. Dazu zählen unter anderem Unterricht und Bildungsangebote, medizinische Behandlungen, Versicherungsleistungen sowie bestimmte Umsätze mit Grundstücken. Wenn Du in einem dieser Bereiche arbeitest, musst Du auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Es gibt aber eine wichtige Einschränkung: Du darfst in diesem Fall auch keine Vorsteuer abziehen. Das bedeutet, dass Du Dir die Umsatzsteuer, die Du selbst beim Einkauf gezahlt hast, nicht erstatten lassen kannst.

Auch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG führt zu einer Umsatzsteuerbefreiung. Ab 2025 gilt sie für Selbstständige, deren Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt. Wird diese Grenze während des Jahres überschritten, musst Du sofort zur Regelbesteuerung wechseln und Umsatzsteuer ausweisen.

Wenn Du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst Du keine Umsatzsteuer berechnen und keine Voranmeldungen abgeben. Gleichzeitig besteht aber auch kein Anrecht auf den Vorsteuerabzug.

Obwohl diese Regelung ihre positiven Seiten hat, gibt es auch Nachteile: Wer viel investiert oder hohe Betriebsausgaben hat, verzichtet mit der Befreiung auf mögliche Rückzahlungen vom Finanzamt. Ob sich das lohnt, hängt stark von Deinem Geschäftsmodell ab.

Umsatzsteuer richtig ausweisen – Typische Fehler vermeiden

Der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer auf Rechnungen ist nicht nur für Deine Buchhaltung, sondern auch bei Betriebsprüfungen entscheidend. Schon kleine Fehler können teuer werden.

Ein häufiger Stolperstein sind veraltete Kassensysteme. Wenn Du diese etwa nach einer Steuersatzänderung (wie bei der temporären Senkung von 19 % auf 16 % im Jahr 2020) nicht aktualisierst, rechnest Du automatisch falsch ab. Das kann zu Nachzahlungen führen und im schlimmsten Fall den Verlust des Vorsteuerabzugs für Deine Kund:innen zur Folge haben.

Auch ein falsch angegebener Steuersatz ist ein typischer Fehler. Manche Leistungen unterliegen dem ermäßigten Satz von 7 %, andere dem regulären Satz von 19 %. Wer hier versehentlich den falschen Betrag ausweist, schuldet dem Finanzamt dennoch die höhere Summe – selbst wenn weniger berechnet wurde.

Besonders wichtig ist der richtige Steuerausweis bei Rechnungen an vorsteuerabzugsberechtigte Firmen. Diese Unternehmen sind auf korrekte Angaben angewiesen, um selbst Vorsteuer ziehen zu können. Fehlen Pflichtangaben, wird die Vorsteuer nicht anerkannt. Gegebenenfalls muss dann eine neue Rechnung ausgestellt werden.

Grundsätzlich gilt: Die Umsatzsteuer sollte transparent, korrekt und gesetzeskonform ausgewiesen werden. Nur so stellst Du rechtlich saubere Abläufe sicher und sorgst dafür, dass Deine Kund:innen Dir vertrauen.

Umsatzsteuer buchen – Buchungssätze und Konten

Wer ein Unternehmen führt, muss nicht nur Umsatzsteuer abführen, sondern sie auch korrekt verbuchen. Das betrifft sowohl die vereinnahmte Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen als auch die bezahlte Vorsteuer auf Eingangsrechnungen.

In der Buchhaltung gibt es dafür sogenannte aktive und passive Konten. Die Vorsteuer wird auf einem aktiven Konto (Soll) gebucht, weil sie als Forderung gegenüber dem Finanzamt gilt. Die Umsatzsteuer dagegen wird auf einem passiven Konto (Haben) geführt – sie ist eine Verbindlichkeit, weil Du das Geld an das Finanzamt weiterleiten musst.

Praxisbeispiel: Buchungssätze mit Umsatzsteuer

Nehmen wir an, Du kaufst Ware für 1000 € netto und zahlst darauf 190 € Umsatzsteuer. Die Buchung lautet dann:
Wareneingang 1.000 € und Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €

Verkaufst Du hingegen Ware, stellst Du beispielsweise eine Rechnung über 2.000 € netto plus 380 € Umsatzsteuer. Die Buchung lautet in diesem Fall:
Forderungen 2.380 € an Umsatzerlöse 2.000 € und Umsatzsteuer 380 €

So behältst Du jederzeit den Überblick und kannst außerdem Deine Zahllast korrekt berechnen. Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt viele dieser Schritte automatisch, doch das Grundverständnis der Abläufe ist trotzdem wichtig.

Erhältst Du nachträglich einen Skonto oder Rabatt, musst Du die bereits gebuchte Umsatzsteuer entsprechend anpassen. Der Steuerbetrag bezieht sich immer auf den tatsächlich gezahlten Preis. Moderne Buchhaltungsprogramme übernehmen diese Korrektur meist automatisch.

FAQ

Umsatzsteuer vs. Mehrwertsteuer – was ist der Unterschied?

Rechtlich gesehen handelt es sich um denselben Steuermechanismus. In Deutschland spricht das Gesetz von Umsatzsteuer, während der Begriff Mehrwertsteuer das Prinzip beschreibt: Besteuert wird nur der geschaffene Mehrwert – also die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis.

Wer darf Vorsteuer abziehen?

Der Vorsteuerabzug ist Unternehmer:innen vorbehalten, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind. Die gekauften Waren oder Leistungen müssen für das Unternehmen bestimmt sein und es muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegen. Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Was passiert bei mehr Vorsteuer als Umsatzsteuer?

In diesem Fall ergibt sich eine sogenannte Erstattungsforderung. Die Differenz wird Dir vom Finanzamt erstattet. Das kann beispielsweise passieren, wenn Du in einem Monat hohe Investitionen tätigst, aber noch wenig Umsatz machst. Voraussetzung ist, dass die Buchhaltung und Voranmeldung korrekt sind.

Wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Das hängt von der Höhe der Zahllast im Vorjahr ab. Im Gründungsjahr war die Umsatzsteuervoranmeldung grundsätzlich monatlich fällig, bis 2026 gilt jedoch eine Sonderregelung, welche die vierteljährliche Abgabe für Existenzgründer:innen ermöglicht. Ab dem dritten Jahr gelten ab 2025 neue Grenzen: Bei mehr als 9000 € Zahllast musst Du monatlich melden, zwischen 2.001 € und 9000 € vierteljährlich. Bei bis zu 2000 € kannst Du Dich auf Antrag ganz davon befreien lassen.