Konsignationslager: Definition, Funktionsweise und Regelung nach § 6b

Ein Konsignationslager ermöglicht Lieferant:innen, Waren kundennah zu lagern, ohne sofort das Eigentum zu übertragen. In diesem Artikel erfährst Du, wie das Modell funktioniert, welche steuerlichen Regeln gelten und welche Vorteile es Unternehmen bietet.

Was ist ein Konsignationslager?

Ein Konsignationslager ist ein Lager bei dem/der Abnehmer:in, in dem der/die Lieferant:in seine/ihre Waren bereitstellt, ohne dass dabei sofort ein Eigentumsübergang erfolgt. Die Bestände verbleiben bis zum tatsächlichen Zugriff im Vermögen des/der Lieferant:in, obwohl sie sich räumlich bei dem/der Abnehmer:in befinden. Erst mit der Entnahme entsteht die Lieferung im steuerlichen Sinne.

In diesem Artikel wird vorrangig das sogenannte Call-off-Stock-Lager behandelt. Es stellt eine Unterform des Konsignationslagers dar, bei dem lediglich ein:e bestimmte:r Abnehmer:in Zugriff auf die Waren hat.

Seit dem 1. Januar 2020 gelten in der gesamten EU die sogenannten „Quick Fixes“. Sie schaffen ein einheitliches Regelwerk für grenzüberschreitende Konsignationslager. § 6b UStG ist die deutsche Umsetzung dieser unionsrechtlichen Vorgaben. Die Vorschrift beschreibt, wie die EU-Regeln in Deutschland praktisch anzuwenden sind, und definiert Fristen, Meldepflichten und Dokumentationsanforderungen.

Diese Konstruktion schafft einen klaren Vorteil: Waren stehen sofort zur Verfügung, ohne dass Abnehmer:innen Kapital binden oder eigene Lagerflächen vorhalten müssen.

Abgrenzung zu anderen Lager- und Bestandsmodellen

Im Unterschied zu einem klassischen Lager erfolgt im Konsignationslager kein Eigentumsübergang bei der Anlieferung. Auch ein Vendor-Managed-Inventory unterscheidet sich deutlich: Hier übernehmen zwar die Lieferant:innen die Steuerung der Bestände, das Eigentum geht jedoch häufig bereits bei der Anlieferung über.

So funktioniert ein Konsignationslager in der Praxis

In der praktischen Anwendung folgt das Konsignationslager einer klar gegliederten Prozesskette, die die Warenbewegung logisch voneinander trennt:

1. Verbringen der Waren

Der/die Lieferant:in befördert die Produkte an den Standort des/der Abnehmer:in oder in die unmittelbare Nähe. Die Bestände verbleiben als sein/ihr Eigentum, da noch keine Verfügungsmacht übertragen wurde.

2. Einlagerung und Zuordnung

Nach dem Eintreffen werden die Waren im Konsignationslager abgelegt und eindeutig einem/einer festgelegten Abnehmer:in zugeordnet. Während dieser Phase bleibt der/die Lieferant:in weiterhin Eigentümer:in, unabhängig davon, wer das Lager operativ führt.

3. Entnahme der Ware

Erst mit der Entnahme erhält der/die Abnehmer:in wirtschaftliche Verfügungsmacht. Dieser Moment löst Lieferung und Erwerb aus. Die entnommene Menge bildet dabei die Grundlage für die spätere Abrechnung.

4. Abrechnung

Nach erfolgter Entnahme stellt der/die Lieferant:in eine Rechnung über die Mengen aus, die tatsächlich verbraucht wurden. Damit bleibt die Abrechnung strukturiert und transparent, und der/die Abnehmer:in zahlt ausschließlich für den tatsächlichen Einsatz.

Diese Prozesslogik minimiert Missverständnisse und sorgt dafür, dass steuerliche und buchhalterische Vorgaben eindeutig eingehalten werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Damit das Modell effizient funktioniert, sollten Verantwortlichkeiten vertraglich klar geregelt sein. Der/die Lieferant:in ist während der gesamten Lagerdauer Eigentümer:in der Ware und für die Dokumentation aller Bewegungen zuständig.

Der/die Abnehmer:in kümmert sich um die sichere Lagerung, die korrekte Verbuchung jeder Entnahme und die Einhaltung vereinbarter Sorgfaltspflichten. Wird das Lager durch einen externen Dienstleister betrieben, übernimmt dieser die operative Abwicklung, die Bestandsüberwachung und die Inventur.

Praxisbeispiel: Deutsche:r Lieferant:in mit Konsignationslager in Frankreich

Ein typisches Beispiel zeigt, wie das Modell im europäischen Binnenmarkt angewendet wird. Nehmen wir an, ein deutscher Hersteller verbringt Ware in ein französisches Konsignationslager, das einem/einer bestimmten Abnehmer:in zugeordnet ist. Obwohl die Produkte ins Zielland verbracht werden, bleibt das deutsche Unternehmen weiterhin Eigentümer.

Erst wenn der/die französische Abnehmer:in Ware entnimmt, entstehen die Lieferung in Deutschland und der Erwerb in Frankreich.

Meldungen und Dokumentationspflichten

Für die Nutzung der EU-Vereinfachung müssen Unternehmen alle relevanten Warenbewegungen vollständig dokumentieren. Dazu gehören die Erfassung des Verbringens, die eindeutige Zuordnung zu vorgesehenen Abnehmer:innen sowie – falls erforderlich – Aufzeichnungen zu Rücksendungen oder Erwerberwechseln.

Zusätzlich müssen die entsprechenden Vorgänge in der Zusammenfassenden Meldung ausgewiesen werden. Nur so können Finanzbehörden grenzüberschreitende Warenbewegungen eindeutig prüfen.

Umsatzsteuer beim Konsignationslager: Vereinfachung nach § 6b UStG

Die Vereinfachung der Umsatzsteuerregelung sorgt dafür, dass die Entnahme eine innergemeinschaftliche Lieferung darstellt. Sie wirkt sich somit unmittelbar auf den steuerlichen Leistungsort und die Umsatzsteuerpflicht aus.

Voraussetzungen für die Anwendung

Damit die Vereinfachung angewendet werden kann, müssen alle formalen Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss der/die vorgesehene Erwerber:in feststehen und seine/ihre Informationen inklusive der gültigen USt-IdNr. übermittelt haben.

Der/die Lieferant:in hingegen darf im Bestimmungsland keine Betriebsstätte oder feste Niederlassung besitzen. Außerdem müssen sämtliche Warenbewegungen vollständig in einem Sonderregister dokumentiert werden. Auch die Vorgänge in der Zusammenfassenden Meldung müssen korrekt und fristgerecht eingetragen sein.

Zuletzt dürfen die Entnahme oder eine zulässige Rückführung nur innerhalb von zwölf Monaten nach Verbringung erfolgen. Nur wenn diese Frist eingehalten wird, bleibt die Vereinfachungsregel bestehen.

Rechtsfolge: Lieferung erst bei Entnahme

Bei Verbringung der Ware ins EU-Ausland entsteht zunächst keine Lieferung. Der steuerliche Leistungszeitpunkt verschiebt sich vollständig auf den Moment, in dem der/die Abnehmer:in die Ware aus dem Konsignationslager entnimmt. Erst dann liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor, die jedoch steuerfrei bleibt.

Für den/die Erwerber:in ergibt sich hingegen ein innergemeinschaftlicher Erwerb, der im Bestimmungsland steuerpflichtig ist. Eine umsatzsteuerliche Registrierung des/der Lieferant:in kann insbesondere dann erforderlich sein, wenn die Zwölf-Monats-Frist überschritten wird.

Verwaltungs- und Meldepflichten im Überblick

Damit die Vereinfachung nach § 6b UStG gültig bleibt, müssen bestimmte Verwaltungs- und Meldepflichten eingehalten werden. Sie betreffen sowohl die Dokumentation der Warenbewegungen als auch die korrekte Meldung der Vorgänge an die Finanzbehörden. Die folgende Übersicht zeigt, welche Aufgaben Lieferant:in und Abnehmer:in jeweils erfüllen müssen und welche Fristen dabei gelten.

Sonderfälle: Wechsel, Rücksendung, Fristablauf

Ein Erwerberwechsel der Ware ist möglich, solange er vor der Entnahme dokumentiert und im Sonderregister erfasst wird. Dazu gehört, dass der/die neue Erwerber:in eindeutig benannt wird, eine gültige USt-IdNr. vorliegt und die Änderung in der Zusammenfassenden Meldung berücksichtigt wird.

Die Ware kann zudem innerhalb der Zwölf-Monats-Frist an den/die Lieferant:in zurückgesendet werden. Wird diese Frist überschritten, gilt das ursprüngliche Verbringen rückwirkend als Lieferung. Dies führt unter anderem zu einer sofortigen Umsatzsteuerpflicht des/der Lieferant:in im Bestimmungsland sowie zu entsprechenden Registrierungspflichten.

Typische Fehler und kurze Checkliste

In der Praxis führen fehlende USt-IdNr., ein nicht gepflegtes Sonderregister oder eine fehlerhafte ZM schnell zum Verlust der Vereinfachung. Vor jedem Berichtszeitraum lohnt sich daher eine kurze Kontrolle auf folgende Punkte:

• USt-IdNr. liegt vor?
• Register vollständig?
• Frist überwacht?
• ZM korrekt übermittelt?

Maßgeblich ist § 6b UStG in Verbindung mit den „Quick Fixes“ der EU sowie ergänzenden BMF-Schreiben und IHK-Leitfäden.

Vorteile und Nachteile des Konsignationslagers: Der wirtschaftliche Nutzen für Abnehmer:in und Lieferant:in

Ein Konsignationslager beeinflusst die Zusammenarbeit zwischen Lieferant:innen und Abnehmer:innen sowohl operativ als auch finanziell:

Um übliche Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen wirkungsvolle Gegenmaßnahmen einführen. Dazu gehören klare Prozesse für die laufende Bestandskontrolle, automatisierte Erinnerungen zur Überwachung aller Fristen sowie eindeutige Zuständigkeitsregeln. Auch die regelmäßige Kontrolle von relevanten KPIs kann hilfreich sein.

Ergänzend sind abgestimmte Inventur- und Versicherungsrichtlinien (SLA) notwendig, damit Bestände korrekt geführt werden und die Haftung bei Schäden oder Verlusten eindeutig geregelt ist. Durch diese Vorkehrungen lassen sich operative und steuerliche Fehler zuverlässig vermeiden.

Die finanzielle und strategische Bewertung von Konsignationslagern

Ein Konsignationslager beeinflusst Liquidität, Bilanzstruktur und die operative Steuerung der Lieferkette. Für Abnehmer:innen sinkt der Kapitalbedarf, da die Bezahlung erst bei der Nutzung erfolgt. Bei Lieferant:innen verbleiben die Waren hingegen bis zur Entnahme im Umlaufvermögen und müssen als eigener Bestand geführt und bewertet werden. Dadurch steigt zwar die Kapitalbindung auf Lieferantenseite, gleichzeitig wird aber auch die Planungssicherheit erhöht, da Verbrauchsmengen frühzeitig erkennbar sind.

Für Lieferant:innen verbessert sich zudem die Transparenz, da reale Abrufe und Trends erkennbar sind. Dies ermöglicht eine präzisere Produktions- und Kapazitätssteuerung. Eine entsprechend verbesserte Datenlage wirkt sich positiv auf Forecasting, Losgrößenplanung und Auslastungsmodelle aus.

Strategisch erhöht das Modell die Effizienz der Lieferkette: Bestände liegen näher am Verbrauchsort, Durchlaufzeiten verkürzen sich und die Lieferbereitschaft steigt. Klare operative Kennzahlen wie Lagerumschlag oder Abrufquote unterstützen das Monitoring.

Buchhaltung im Konsignationslager

Buchhaltung bei der/dem Lieferant:in

Solange die Ware im Konsignationslager liegt, bleibt sie vollständig im Eigentum und im Vorratsvermögen des/der Lieferant:in. Es entsteht weder ein Umsatz noch eine Forderung, da das Verbringen keine Lieferung darstellt. Die Ware wird intern als eigener Bestand geführt, bis der/die Abnehmer:in sie entnimmt.

Wesentliche Punkte:

• Aktivierung als Vorrat nach HGB
• Keine Erlösrealisierung vor Entnahme
• Entnahme gilt als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
• Dokumentation im Sonderregister und Meldung in der ZM

Erst mit Entnahme entsteht der Umsatz (innergemeinschaftliche Lieferung) und der Wareneinsatz wird verbucht.

Buchhaltung bei der/dem Abnehmer:in

Vor der Entnahme erhält der/die Abnehmer:in weder Eigentum noch Verfügungsmacht über die Ware. Deshalb darf sie nicht aktiviert werden und führt weder zu Vorräten noch zu Verbindlichkeiten.

Wesentliche Punkte:

• Keine Bilanzierung der Ware vor Entnahme
• Keine Erwerbsbesteuerung vor Entnahme
• Kosten des Lagers ggf. als Aufwand
• Entnahme löst innergemeinschaftlichen Erwerb aus (mit Vorsteuerabzug)

Erst bei Entnahme wird der Bestand angesetzt und die Erwerbssteuer gebucht.

Sonderfälle

• Fristüberschreitung (12 Monate): Das ursprüngliche Verbringen gilt rückwirkend als Lieferung — mit Registrierungspflichten im Bestimmungsland.
• Rücksendung: Erfolgt innerhalb der Frist, bleibt der Vorgang sowohl beim/von der Lieferant:in als auch beim/von der Abnehmer:in erfolgsneutral.
• Erwerberwechsel: Buchhaltung unverändert; nur Dokumentation und ZM müssen angepasst werden.

Konsignationslager in der Praxis: Beispiele, Verträge und Prozesse

In der Anwendung funktioniert ein Konsignationslager nur dann zuverlässig, wenn die Abläufe klar geregelt sind. Vor der Entnahme bleibt das Verbringen der Ware ein reiner Bestandsvorgang: Die Produkte liegen bei dem/der Abnehmer:in, sind aber weiterhin Eigentum des/der Lieferant:in und Teil des Umlaufvermögens. Erst wenn die Ware entnommen wird, entsteht die Lieferung und wird in der Bilanz als Ausgang erfasst.

Damit ein Konsignationslager im ERP-System korrekt abgebildet wird, sollten folgende Angaben vollständig erfasst sein:

• USt-IdNr. des/der Abnehmer:in
• Bestimmungsland
• Ankunftsdatum der Ware
• Ende der Zwölf-Monats-Frist
• Informationen zu Entnahmen
• Angaben zu wechselnden Erwerber:innen
• Dokumentation von Rücksendungen

Diese Struktur stellt sicher, dass alle Bewegungen nachvollziehbar bleiben und die Konsistenz mit der Zusammenfassenden Meldung jederzeit gewährleistet ist.

Konsignationslager und die Zukunft: Änderungen durch das EU-Mehrwertsteuer-Paket

Mit VIDA, kurz für „VAT in the Digital Age“, führt die EU ab dem 1. Juli 2028 ein modernisiertes Mehrwertsteuersystem ein, das auch Konsignationslager betrifft. Kernpunkt ist die Ausweitung des OSS-Verfahrens: Bestimmte innergemeinschaftliche Warenbewegungen sollen künftig zentral über OSS gemeldet werden können, anstatt über nationale Verfahren. Dadurch würden lokale Registrierungen entfallen und Meldeprozesse vereinheitlicht werden.

Geplant sind zudem digitale Nachweis- und Dokumentationspflichten, etwa zur eindeutigen Zuordnung von Warenbewegungen, sowie potenziell angepasste Fristen und Meldewege innerhalb der EU-Plattformen. Unternehmen sollten ihre ERP-Systeme daher frühzeitig auf diese strukturierten digitalen Meldungen vorbereiten. Auch die Überprüfung bestehender Konsignationslagerverträge und die Anpassung von Prozessen an die neuen VIDA-Vorgaben empfiehlt sich.

FAQ

Wer trägt das Lagerrisiko im Konsignationslager?

Das Lagerrisiko liegt grundsätzlich bei Lieferant:innen, da sie bis zur Entnahme Eigentümer:innen der Ware bleiben. Bestehen abweichende vertragliche Regelungen, geht das entsprechende Risiko jedoch auf die Abnehmer:innen über.

Ist ein Konsignationslager meldepflichtig?

Ja. Vorgänge nach § 6b UStG müssen dokumentiert werden und unterliegen bestimmten Meldepflichten.

Wie lange darf Ware im Konsignationslager liegen?

Die maximale Lagerdauer beträgt in der Regel zwölf Monate. Erfolgt bis dahin keine Entnahme oder Rücksendung, gilt die Vereinfachungsregelung nicht mehr.

Muss das Konsignationslager in der Zusammenfassenden Meldung angegeben werden?

Ja. Das Verbringen, die USt-IdNr. des/der Abnehmer:in und die spätere Entnahme sind in der Zusammenfassenden Meldung zu erfassen.