Kleinunternehmer-Rechnung: So schreibst Du sie richtig

Eine Kleinunternehmer-Rechnung richtig erstellen – was gehört rein, wann brauchst Du keine Steuernummer, und was gilt ab 2025 mit der neuen E-Rechnungspflicht? Hier erfährst Du, wie Du als Kleinunternehmer:in gesetzeskonform und stressfrei Rechnungen schreibst.

Kleinunternehmer:innen: Voraussetzungen und Regelung nach § 19 UStG

Als Kleinunternehmer:in profitierst Du von einer vereinfachten steuerlichen Behandlung – vorausgesetzt, Dein Umsatz liegt unter bestimmten Grenzen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Werte: Rückblickend darf Dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € betragen haben. Im laufenden Jahr darf der tatsächliche Umsatz 100.000 € nicht überschreiten.

Maßgeblich ist der Netto-Umsatz – also ohne Umsatzsteuer. Auch wenn Du keine Umsatzsteuer erhebst, musst Du Deine Umsätze netto berechnen, um zu prüfen, ob Du die Umsatzgrenzen einhältst. Solange Du diese Grenzen einhältst, musst Du keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen und auch nicht an das Finanzamt abführen.

Zusätzlich entfällt für Dich die Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen. Das bedeutet weniger Bürokratie, weniger Buchhaltungsaufwand und mehr Zeit für Dein Geschäft – ein klarer Vorteil, vor allem für Solo-Selbständige, Freiberufler:innen und Gründer:innen.

Auch wenn Du keine Umsatzsteuer berechnest, bist Du verpflichtet, Deine Rechnungen vollständig und korrekt zu erstellen. Das heißt: Alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG müssen enthalten sein, und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG darf nicht fehlen.

Sobald Dein Umsatz im laufenden Jahr über 100.000 € liegt, endet die Kleinunternehmerregelung automatisch. Du wirst dann ab dem Zeitpunkt der Überschreitung umsatzsteuerpflichtig. Ab diesem Moment musst Du auf allen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer:in

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer:in – das klingt unkompliziert, doch es gibt klare gesetzliche Anforderungen, die Du kennen musst. Auch wenn Du keine Umsatzsteuer ausweist, bist Du verpflichtet, alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG zu machen. Sonst kann es sein, dass das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt, und auch Deine Kund:innen könnten Probleme bekommen.

Eine Rechnung mit Kleinunternehmerregelung muss folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des:r Kleinunternehmer:in

• vollständiger Name und Anschrift des:r Kund:in

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen

• Entgelt (Nettobetrag, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird)

Ein häufiger Unsicherheitsfaktor ist die Angabe der Steuernummer auf der Rechnung für Kleinunternehmer:innen. Tatsächlich ist die Angabe verpflichtend: Du musst entweder Deine Steuernummer oder – falls vorhanden – Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung angeben. Eine Rechnung ohne eine dieser Nummern ist nicht ordnungsgemäß und kann vom Finanzamt beanstandet werden.

Wichtig ist außerdem ein eindeutiger Hinweis, dass Du von der Umsatzsteuer befreit bist. Ein zulässiges Beispiel für die Formulierung lautet: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“ Fehlt dieser Hinweis, kann es sein, dass Geschäftskund:innen Deine Rechnung nicht akzeptieren oder sie zu Unrecht Umsatzsteuer abziehen, was später zu Rückfragen führt.

Kurz gesagt: Auch wenn Du keine Umsatzsteuer erhebst, musst Du Deine Rechnungen professionell und korrekt aufsetzen. Die gute Nachricht: Wenn Du die Regeln kennst, ist das gar nicht kompliziert – und spart Dir langfristig viel Aufwand.

Muster für eine Kleinunternehmer-Rechnung

Ein gutes Muster für eine Kleinunternehmer-Rechnung hilft Dir, alle Pflichtangaben sicher zu erfassen und typische Fehler zu vermeiden. Denn auch ohne Umsatzsteuer gelten klare Anforderungen.

Zunächst gehören Deine vollständigen Kontaktdaten auf die Rechnung: Name, Anschrift und – wenn relevant – Deine Rechtsform. Danach folgen die Angaben zur Kundin oder zum Kunden.

Wichtig sind auch das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Ein einfaches System reicht völlig aus. Zum Beispiel: 2025-001, 2025-002 usw.

Die Beschreibung Deiner Leistung sollte verständlich und präzise sein – idealerweise in eigenen Worten. Ergänze unbedingt das Leistungsdatum, also den Tag der Lieferung oder Ausführung.

Der Betrag wird als Nettobetrag angegeben. Umsatzsteuer darfst Du nicht ausweisen – auch der Hinweis “0 % Umsatzsteuer” ist unzulässig. Stattdessen brauchst Du den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, den wir im vorherigen Abschnitt erwähnt haben.

Viele Kleinunternehmer:innen vergessen diesen Hinweis oder rechnen versehentlich mit Umsatzsteuer. Das führt oft zu Ärger mit dem Finanzamt oder Kund:innen.

Auch unklare Leistungsbeschreibungen oder fehlende Daten sorgen regelmäßig für Rückfragen. Damit das nicht passiert, lohnt sich eine eigene Vorlage – oder ein digitales Rechnungstool, das Dich durch den Prozess führt.

So erstellst Du in wenigen Minuten ganz ohne Stress eine rechtskonforme Rechnung.

Umsatzsteuer und Besonderheiten für Kleinunternehmer:innen

Als Kleinunternehmer:in darfst Du keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen – auch nicht freiwillig. Das ist gesetzlich geregelt und gilt unabhängig davon, ob Du an Privatpersonen oder Unternehmen lieferst. Eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer wäre formal falsch und könnte steuerliche Folgen haben.

Das wirkt im Alltag manchmal ungewohnt – besonders für Geschäftskund:innen, die es gewohnt sind, Vorsteuer abzuziehen. Umso wichtiger ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG auf jeder Rechnung. Nur so ist klar, warum keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Sobald Dein Umsatz die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschreitet, gilt automatisch die Regelbesteuerung. Dann musst Du ab dem Zeitpunkt der Überschreitung Umsatzsteuer berechnen, auf der Rechnung ausweisen und an das Finanzamt abführen. Wichtig: Der Wechsel passiert nicht erst zum Jahresende, sondern sofort – mit allen Pflichten.

Fehlerhafte Rechnung als Kleinunternehmer: Was tun?

Was, wenn Du versehentlich eine fehlerhafte Rechnung gestellt hast? Zum Beispiel, wenn Du irrtümlich Umsatzsteuer auf der Rechnung angegeben hast, obwohl Du Kleinunternehmer:in bist? Dann solltest Du die Rechnung umgehend stornieren und eine korrigierte Fassung verschicken – mit klarer Begründung.

Falsche Rechnungen können nicht nur für Dich, sondern auch für Deine Kund:innen unangenehme Folgen haben. Deshalb lohnt es sich, bei jeder neuen Rechnung kurz zu prüfen: Stimmt die Form? Entspricht sie dem aktuellen Status Deiner Unternehmereigenschaft?

Wer hier sauber arbeitet, vermeidet unnötige Rückfragen und zeigt Professionalität auf Augenhöhe.

Elektronische Rechnung für Kleinunternehmer:innen (E-Rechnung)

Die E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen bleibt vorerst freiwillig – zumindest, was die Ausstellung angeht. Seit dem 1. Januar 2025 ist es jedoch verpflichtend, E-Rechnungen empfangen zu können, sofern Du Geschäfte mit anderen Unternehmen machst. Für die meisten genügt dafür bereits ein funktionierendes E-Mail-Postfach.

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Sie muss strukturierte Daten enthalten – typischerweise im XRechnung- oder ZUGFERD-Format. Nur so kann die Rechnung elektronisch weiterverarbeitet werden. Diese Anforderungen gelten ab 2025 zwar verpflichtend für viele Unternehmen im B2B-Bereich, aber Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG sind aktuell von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Trotzdem kann es sinnvoll sein, sich schon jetzt mit dem Thema zu befassen. Wer mit größeren Geschäftskund:innen zusammenarbeitet, profitiert von standardisierten Prozessen. Viele Unternehmen bevorzugen E-Rechnungen, weil sie schneller bearbeitet und bezahlt werden.

Dafür brauchst Du die passende Lösung. Eine einfache Word-Vorlage reicht nicht aus. Eine moderne E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer:innen hilft Dir, Rechnungen digital und rechtssicher zu erstellen – und später auch gesetzeskonform zu versenden, sobald die Pflicht greift.

Die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer:innen wird voraussichtlich ab 2028 eingeführt. Wer rechtzeitig umstellt, bleibt flexibel und zukunftssicher – auch ohne direkten Handlungsdruck im Jahr 2025. Die Digitalisierung der Buchhaltung lohnt sich also trotzdem.

Kleinunternehmer-Rechnung ins Ausland

Auch als Kleinunternehmer:in kannst Du Kund:innen im Ausland beliefern – innerhalb der EU oder darüber hinaus. Doch was gilt bei der Rechnungsstellung?

Zunächst einmal: Die Kleinunternehmerregelung gilt nur in Deutschland. Das heißt, Du darfst auf Deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, aber der Hinweis auf § 19 UStG ist nur für deutsche Geschäftspartner:innen relevant. Bei Rechnungen ins EU-Ausland solltest Du zusätzlich erklären, dass Du in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit bist.

Ein weiterer Punkt betrifft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Als Kleinunternehmer:in brauchst Du diese Nummer grundsätzlich nicht – auch nicht bei Lieferungen innerhalb der EU. Wenn Du aber innergemeinschaftliche Leistungen erbringst oder Deine Kundschaft eine USt-IdNr. verlangt, kann es sinnvoll sein, eine zu beantragen. In dem Fall kann es sein, dass Du in die sogenannte „Reverse-Charge“-Regelung fällst – sprich: Deine Kund:innen müssen dann die Umsatzsteuer abführen, nicht Du.

Lieferst Du in sogenannte Drittländer, also außerhalb der EU, gelten oft besondere Regelungen. Auch hier musst Du keine Umsatzsteuer ausweisen. Achte aber darauf, dass Du Deine Leistung möglichst genau beschreibst – idealerweise auf Englisch oder in der Landessprache Deiner Kundschaft. Auch eine Währungsangabe wie USD oder CHF ist erlaubt, solange der Betrag eindeutig nachvollziehbar ist.

Kurz gesagt: Rechnungen ins Ausland sind erlaubt und oft einfacher als gedacht – solange Du auf klare Angaben achtest und Dich an die grundlegenden Regeln hältst.

Rechnungen richtig versenden und aufbewahren

Du hast Deine Rechnung geschrieben – jetzt musst Du sie nur noch verschicken. Aber: Reicht ein PDF per E-Mail wirklich aus?

Die gute Nachricht: Ja. Solange Deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält, darfst Du sie als PDF versenden. Wichtig ist nur, dass Deine Kund:innen dem digitalen Versand nicht widersprochen haben. Ein Postversand ist natürlich weiterhin möglich – aber in der Praxis längst nicht mehr notwendig.

Auch als Kleinunternehmer:in bist Du verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren. Und zwar für zehn Jahre – das regelt § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Du musst Deine Unterlagen während dieser Zeit jederzeit lesbar im Originalformat – beispielsweise als PDF, gut sortiert und gesichert lesbar machen können. Ob lokal oder in der Cloud ist dabei egal; Hauptsache, die Daten sind vollständig und im Fall einer Betriebsprüfung zugänglich.

Tipp: Wer von Anfang an ein digitales Rechnungstool nutzt, spart sich das manuelle Ablegen. Viele Programme übernehmen die gesetzeskonforme Archivierung gleich mit – und Du hast jederzeit Zugriff auf Deine alten Rechnungen. Mit einem durchdachten System bleibt Deine Buchhaltung nicht nur sauber, sondern auch stressfrei.