Kassenbuch führen: So erfüllst Du die Pflicht korrekt und einfach

Kassenbuch führen bedeutet, alle Bargeldbewegungen lückenlos zu dokumentieren. Hier erfährst Du, wer ein Kassenbuch braucht, welche Inhalte vorgeschrieben sind und wie Du es richtig führst.

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein zentrales Hilfsmittel in der Buchführung: Darin werden alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens vollständig, chronologisch und nachvollziehbar erfasst. Jede Einnahme und Ausgabe wird mit Datum, Betrag, Verwendungszweck und Beleg dokumentiert. So behältst Du jederzeit den Überblick über Deinen Kassenbestand und kannst diesen bei einer Prüfung nachweisen.

Unterschied: Kassenbuch vs. Kassenbericht

Oft wird der Begriff mit dem Kassenbericht verwechselt. Während ein Kassenbuch laufend geführt wird und jede Transaktion einzeln enthält, ist der Kassenbericht eine tägliche Zusammenfassung des Kassenbestands. Der Kassenbericht ist somit einfacher, aber weniger detailliert. Unternehmen mit Kassenbuchpflicht müssen immer ein Kassenbuch führen – der Kassenbericht reicht in diesem Fall nicht aus.

Wozu benötigt man ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch dient nicht nur zur internen Kontrolle, sondern ist auch ein wichtiges Instrument für das Finanzamt. Es stellt sicher, dass Bargeldumsätze korrekt verbucht werden, schützt vor Steuerschätzungen und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen.

Wer muss ein Kassenbuch führen und wann ist es Pflicht?

Ein Kassenbuch führen ist in Deutschland Pflicht für alle Unternehmen, die regelmäßig Bargeldgeschäfte abwickeln. Das betrifft zum Beispiel Einzelhändler:innen, Gastronom:innen oder Handwerksbetriebe, die täglich Bargeld annehmen und auszahlen.

Unterschiede: Gewerbetreibende, Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen

Ob Du ein Kassenbuch führen musst, hängt stark von Deiner Unternehmensform und der Art der Gewinnermittlung ab:

• Gewerbetreibende mit Barumsätzen müssen ein Kassenbuch führen, sobald sie buchführungspflichtig sind (nach Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung).
• Freiberufler:innen – etwa Ärzt:innen, Designer:innen oder Journalist:innen – sind in der Regel nicht buchführungspflichtig. Sie können Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen und benötigen kein Kassenbuch, solange sie freiwillig keine doppelte Buchführung anwenden.
• Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG müssen ebenfalls nur dann ein Kassenbuch führen, wenn sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Viele von ihnen kommen mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.

Sonderfälle: Vereine und steuerliche Ausnahmen

Auch Vereine, die Bargeld vereinnahmen (z. B. Mitgliedsbeiträge oder Eintrittsgelder), sollten aus Gründen der Transparenz ein Kassenbuch führen – rechtlich vorgeschrieben ist es aber nur bei Buchführungspflicht. Steuerliche Ausnahmen können gelten, wenn keine oder nur sehr geringe Barumsätze vorliegen.

Wie muss ein Kassenbuch aussehen und welche Inhalte gehören hinein?

Damit Dein Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen. Das bedeutet: Jede Transaktion muss vollständig, unveränderbar, chronologisch und zeitnah eingetragen werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt.

Chronologische und vollständige Einträge

Alle Bargeldbewegungen müssen direkt oder spätestens am Ende des Geschäftstags eingetragen werden. Lücken, nachträgliche Ergänzungen oder „Rückdatierungen“ sind nicht zulässig.

Belegpflicht: Keine Buchung ohne Beleg

Jede Buchung benötigt einen Beleg – sei es ein Kassenzettel, eine Quittung oder ein Eigenbeleg. Auch digitale Belege sind zulässig, etwa gescannte oder fotografierte Quittungen, solange sie unveränderbar archiviert werden. Ohne Nachweis ist ein Eintrag nicht gültig.

Aufbewahrungspflichten

Kassenbücher und alle dazugehörigen Belege müssen 10 Jahre lang ab dem Schluss des Kalenderjahres aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für handschriftliche Aufzeichnungen als auch für digitale Kassenbücher.

Inhalte: Wie füllt man ein Kassenbuch aus?

Damit ein Kassenbuch ordnungsgemäß ist, müssen bestimmte Angaben immer enthalten sein. Nur so lässt sich der Bargeldbestand jederzeit eindeutig nachvollziehen.

Ein vollständiges Kassenbuch umfasst mindestens:

• Datum der Transaktion
• Buchungstext (Verwendungszweck)
• Einnahmen und Ausgaben getrennt
• Umsatzsteuer (falls relevant)
• laufender Kassenbestand
• Verweis auf den zugehörigen Beleg

Wie führt man ein Kassenbuch richtig? (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Ein Kassenbuch führen klingt komplizierter, als es ist. Wenn Du systematisch vorgehst und die Regeln beachtest, bleibt alles übersichtlich. Die folgenden Schritte zeigen Dir genau, wie Du ein Kassenbuch schreibst:

1. Belege sammeln und prüfen: Sammle alle Bargeldbelege – Quittungen, Kassenzettel oder Eigenbelege – direkt am Tag des Geschäftsfalls. Überprüfe, ob sie vollständig und korrekt ausgestellt sind.
2. Geschäftsvorfälle erfassen: Trage jeden Vorgang zeitnah ins Kassenbuch ein. Notiere Datum, Betrag, Verwendungszweck und Umsatzsteuer. Achte darauf, Einnahmen und Ausgaben getrennt aufzuführen.
3. Kassenbestand ermitteln (Kassensturz): Am Ende des Tages wird die Kasse gezählt. Der tatsächliche Bargeldbestand muss mit dem im Kassenbuch angegebenen Wert übereinstimmen.
4. Kassenzählprotokoll erstellen: Erstelle ein Kassenzählprotokoll als Nachweis. Dort dokumentierst Du, wie viele Scheine und Münzen sich in der Kasse befinden.
5. Archivieren und kontrollieren: Alle Einträge und Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Prüfe regelmäßig, ob Deine Aufzeichnungen vollständig und korrekt sind, um spätere Nachfragen vom Finanzamt problemlos beantworten zu können.

Kurz gesagt: Du schreibst ein Kassenbuch, indem Du jeden Bargeldvorgang unmittelbar dokumentierst, die notwendigen Angaben ergänzt und mit regelmäßigen Kassenstürzen sicherstellst, dass Soll- und Ist-Bestand übereinstimmen.

Möglichkeiten der Kassenbuchführung

Es gibt verschiedene Wege, ein Kassenbuch zu führen. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile – je nach Unternehmensgröße, Branche und technischer Ausstattung.

Wie führe ich ein Kassenbuch handschriftlich?

Die klassische Variante ist das handschriftliche Kassenbuch. Es ist günstig und unkompliziert, aber fehleranfällig. Korrekturen dürfen nicht durch Radieren oder Überkleben erfolgen, sondern müssen sichtbar nachvollzogen werden. Eine mögliche Form ist die offene Ladenkasse, bei der Bargeld in einer einfachen Schublade verwahrt und täglich ein Kassenbericht erstellt wird. Für kleine Betriebe mit wenig Bargeldverkehr kann diese Lösung ausreichend sein, für wachsende Unternehmen ist sie jedoch unpraktisch.

Wie erstelle ich ein Kassenbuch in Excel?

Viele nutzen Excel, um ein Kassenbuch zu führen. Allerdings ist Excel ohne zusätzliche Maßnahmen zur Unveränderbarkeit nicht GoBD-konform. Nur wenn Dateien unveränderbar archiviert, Änderungsprotokolle geführt und regelmäßige Sicherungen erstellt werden, kann es anerkannt werden. Andernfalls lehnt das Finanzamt Excel-Kassenbücher häufig ab.

Software-Kassenbuch und Kassenbuch-App

Ein Software-Kassenbuch oder eine Kassenbuch-App bietet viele Vorteile: automatische Berechnungen, GoBD-konforme Speicherung und direkte Schnittstellen zu Steuerberater:innen. So reduzierst Du Fehler und sparst Zeit bei der täglichen Buchführung.

Welches Kassenbuch für Kleingewerbe oder Kleinunternehmer:innen?

Kleinunternehmer:innen mit geringem Bargeldumsatz benötigen meist kein komplexes System. Für sie reicht oft ein einfaches Kassenbuch – handschriftlich oder digital. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen vollständig und korrekt erfolgen.

Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Das Finanzamt verlangt ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch nach GoBD. Entscheidend ist nicht die Methode, sondern dass Einträge nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sind – egal ob handschriftlich oder digital.

Kassenbuch mit Registrierkasse und TSE-Pflicht

Seit 2020 gilt in Deutschland die TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung) für elektronische Kassensysteme mit Kassenfunktion. Sie stellt sicher, dass Bargeldtransaktionen manipulationssicher aufgezeichnet werden. Die Registrierkasse wird dabei mit dem Kassenbuch verknüpft, sodass alle Bargeldbewegungen unveränderbar dokumentiert sind.

Wie führt man ein Kassenbuch – Beispiel & Muster

Am besten verstehst Du die Kassenbuchführung mit einem praktischen Beispiel. Die folgende Tabelle zeigt, wie Einnahmen, Ausgaben und der aktuelle Kassenbestand dokumentiert werden.

Muster-Kassenbuch (Auszug):

Beispielhafte Geschäftsvorfälle:

• Privatentnahmen: Geldentnahmen durch Dich als Unternehmer:in.
• Bareinlagen: Privateinzahlungen in die Geschäftskasse.
• Eigenbelege: Wenn kein Fremdbeleg vorliegt (z. B. Trinkgeld), musst Du einen Eigenbeleg erstellen.

Dieses einfache Muster kannst Du an Dein Geschäft anpassen und für Deine tägliche Kassenführung nutzen.

Häufige Fehler bei der Kassenbuchführung

Auch kleine Unachtsamkeiten können große Folgen haben. Diese Fehler solltest Du unbedingt vermeiden:

• Nicht zeitnahe Eintragungen: Einträge erst Tage später nachzutragen wirkt unzuverlässig und widerspricht den GoBD.
• Fehlende oder falsche Belege: Ohne Beleg ist eine Buchung nicht zulässig. Achte auf vollständige und korrekte Nachweise.
• Nachträgliche Änderungen: Kassenbuch-Einträge dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden. Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
• Unstimmiger Kassenbestand: Wenn Kassensturz und Buchbestand nicht übereinstimmen, drohen Nachfragen oder Schätzungen durch das Finanzamt.
• Vermischung von privaten und geschäftlichen Zahlungen: Private Ausgaben oder Einnahmen dürfen nicht ungekennzeichnet in die Geschäftskasse fließen – sonst verliert das Kassenbuch seine Aussagekraft.
• Kassendifferenzen nicht dokumentieren: Stimmt der gezählte Bargeldbestand nicht mit dem Kassenbuch überein, muss die Differenz festgehalten und begründet werden.

Wer diese Fehler kennt und vermeidet, sorgt für eine ordnungsgemäße und rechtssichere Kassenführung.

Folgen einer fehlerhaften Kassenbuchführung

Ein fehlerhaftes oder unvollständiges Kassenbuch fällt bei Betriebsprüfungen sofort auf. Prüfer:innen kontrollieren, ob Bargeldbewegungen lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert sind. Schon kleine Unstimmigkeiten können den Verdacht erwecken, dass Umsätze verschwiegen wurden oder Manipulationen vorliegen. Damit steigt das Risiko, dass die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung in Frage gestellt wird.

Kommt es so weit, darf das Finanzamt die Angaben verwerfen und eigene Berechnungen anstellen. Solche Steuerschätzungen fallen in der Regel deutlich zu Ungunsten des Unternehmens aus. Zusätzlich drohen Bußgelder und Hinzuschätzungen, die schnell mehrere tausend Euro betragen können. Neben den finanziellen Folgen bedeutet eine fehlerhafte Kassenbuchführung auch einen massiven Vertrauensverlust gegenüber Finanzbehörden und Geschäftspartner:innen.

FAQ

Mit privater Kreditkarte bezahlt – trotzdem ins Kassenbuch?

Nein, denn Kartenzahlungen sind keine Bargeldvorgänge. Solche Ausgaben gelten als Privateinlage und gehören nicht ins Kassenbuch, sondern müssen getrennt – zum Beispiel in der Hauptbuchhaltung – dokumentiert werden.

Wer muss kein Kassenbuch führen?

Freiberufler:innen und Unternehmer:innen, die nicht buchführungspflichtig sind, brauchen in der Regel kein Kassenbuch. Sie können ihre Einnahmen und Ausgaben über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfassen.

Braucht ein Verein ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist für Vereine nur dann verpflichtend, wenn sie der Buchführungspflicht unterliegen. Sinnvoll ist es jedoch fast immer, da es Transparenz schafft und die Mittelverwendung eindeutig nachvollziehbar macht.