Freiberufler:in oder Kleingewerbe? Steuern & Vorteile

Die Wahl zwischen Freiberufler:in oder Kleingewerbe ist eine Frage, die oft am Beginn Deiner Reise in die Selbstständigkeit steht, da die Einordnung massive Auswirkungen auf Deine Steuern, Deine Buchführung sowie die Anmeldung bei den Behörden hat und maßgeblich von der Art Deiner Tätigkeit abhängt. Beachte jedoch, dass Du Deinen Status nicht frei wählen kannst: Maßgeblich sind allein die Art Deiner Tätigkeit und die finale Entscheidung durch Dein Finanzamt.

Kleingewerbe oder Freiberufler:in auf einen Blick

Freiberufler:in oder Kleingewerbe - was ist der Unterschied?

Als Freiberufler:in übst Du eine Tätigkeit aus, die auf besonderer fachlicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung beruht. Deine Arbeit ist in der Regel wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend oder erzieherisch geprägt. 

Ein Kleingewerbe hingegen ist ein gewerbliches Unternehmen, das nach Art und Umfang keinen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordert. Du bist damit kein Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) und profitierst von vereinfachten gesetzlichen Vorgaben. Diese Form eignet sich vor allem für kleinere Handels-, Dienstleistungs- oder Produktionsbetriebe mit überschaubarem Umfang.

Die Einordnung als Freiberufler:in oder Kleingewerbe ist weit mehr als reine Formsache:

• Gewerbesteuer: Freiberufler:innen sind komplett davon befreit. Ein Kleingewerbe muss Gewerbesteuer zahlen, sobald der Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 € übersteigt.
• Anmeldung: Als Freiberufler:in genügt die Anmeldung beim Finanzamt. Ein Kleingewerbe musst Du zuerst beim Gewerbeamt anmelden.
• Buchführung: In der Regel genügt die EÜR, da Freiberufler:innen nicht buchführungspflichtig nach HGB sind. Beim Kleingewerbe ist die EÜR nur bis zu gewissen Grenzen (z. B. 800.000 € Umsatz) zulässig.

Lass Dich nicht von den Begriffen verwirren. „Freelancer“ beschreibt lediglich Deine Arbeitsform als freie:r Mitarbeiter:in ohne Festanstellung. Steuerrechtlich gesehen kannst Du als Freelancer:in entweder zu den Freiberufler:innen oder zu den Gewerbetreibenden gehören; das hängt allein von Deiner Tätigkeit ab.

Unterschied nach Gesetz (§ 18 EStG)

Die rechtliche Basis für Deine Einordnung bildet das Einkommensteuergesetz.

In § 18 EStG listet der Gesetzgeber die sogenannten Katalogberufe auf. Dazu zählen unter anderem:

• Heilberufe: Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Heilpraktiker:innen
• Rechts-, steuer- und wirtschaftsberatende Berufe: Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Steuerberater:innen
• Technische Berufe: Ingenieur:innen, Architekt:innen
• Kulturberufe: Journalist:innen, Dolmetscher:innen, Künstler:innen

Fällt Deine Tätigkeit nicht exakt unter diese Liste, kann sie dennoch als „katalogähnlich“ anerkannt werden. Das Finanzamt prüft dann, ob Deine Ausbildung und Deine Tätigkeit mit einem Katalogberuf vergleichbar sind.

Entscheidend für den Status als Freiberufler:in ist, dass Du Deine Dienstleistung persönlich, eigenverantwortlich und fachlich unabhängig erbringst. Du musst über eine entsprechende Qualifikation verfügen, die in der Regel auf einem Hochschulstudium oder einer vergleichbaren Ausbildung basiert. Im Fokus steht Deine intellektuelle oder schöpferische Leistung, nicht der Einsatz von Kapital oder der Handel mit Waren.

Bin ich Freiberufler:in oder muss ich ein Kleingewerbe anmelden?

Welcher Status passt zu Deinem Business? Um den Unterschied zwischen Freiberufler:innen und Kleingewerbe korrekt zu bestimmen, prüft Dein Finanzamt Deine genaue Tätigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Entscheidungslogik des Finanzamts

Das Finanzamt folgt einer klaren Logik: Wenn Du Waren oder Produkte verkaufst, betreibst Du in der Regel ein Gewerbe. Steht hingegen Deine persönliche geistige Leistung im Vordergrund, wirst Du eher als Freiberufler:in eingestuft. Relevante Kriterien sind dabei Deine fachliche Qualifikation, Deine Eigenverantwortung und eine schöpferisch-konzeptionelle Arbeitsweise. Es kommt dabei weniger auf die Rechtsform an, sondern darauf, ob Du eine Dienstleistung „höherer Art“ erbringst. Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen Freiberufler:innen und Kleingewerbe.

Typische Fehler bei der Einordnung

Vermeide Stolperfallen, die später zu steuerlichen Nachzahlungen führen könnten. Eine zu verkaufsorientierte Tätigkeitsbeschreibung führt oft automatisch zur Einstufung als Gewerbe. Ein weiterer Fehler ist die Mischung aus Beratung und Umsetzung ohne strikte Trennung, was eine „gewerbliche Infizierung“ Deiner gesamten Einkünfte auslösen kann. Bedenke zudem, dass Du für jeden regelmäßigen Produktverkauf zwingend eine Gewerbeanmeldung benötigst. Möchtest Du beide Bereiche kombinieren, kannst Du Freiberufler:in sein und ein Kleingewerbe haben, musst Deine Buchführung jedoch sauber trennen.

Kleingewerbe-Tätigkeiten: typische Beispiele

Suchst Du nach Deiner perfekten Nische? Der Unterschied zwischen Freiberufler:in und Kleingewerbe zeigt sich am besten in der täglichen Praxis. Hier erfährst Du, wie Dein Vorhaben meist steuerlich eingeordnet wird.

Häufig gewerblich (Kleingewerbe)

Ein Kleingewerbe meldest Du an, wenn der Warenaustausch oder standardisierte Dienstleistungen im Fokus stehen. Typische Beispiele hierfür sind:

• Handel & E-Commerce: Der Betrieb von Onlineshops auf Plattformen wie Amazon, Etsy oder Shopify sowie klassischer Import und Export.
• Gastronomie: Dein eigenes Café, eine Bar oder ein Imbiss.
• Handwerk: Klassische handwerkliche Leistungen wie Schreinerei, Montage oder Reparaturen.
• Modelle: Produktisierte Dienstleistungen und skalierbare Agenturmodelle.

Häufig freiberuflich

Erbringst Du eine persönliche, eigenverantwortliche Fachleistung, stuft Dich das Finanzamt häufig als Freiberufler:in ein:

• Heilberufe: Ärzt:innen, Heilpraktiker:innen oder Therapeut:innen.
• Beratung: Klassische Rechts- und Steuerberatung.
• Technik: Ingenieur:innen und Architekt:innen.
• Medien: Journalist:innen und Übersetzer:innen.
• Digitales: IT, Design oder Consulting mit stark konzeptioneller oder schöpferischer Prägung.

Kombinierst Du verschiedene Standbeine, kannst Du sowohl freiberuflich arbeiten als auch ein Kleingewerbe führen.

Steuern - Freiberufler:in vs. Kleingewerbe

Der Unterschied zeigt sich besonders deutlich in Deiner steuerlichen Belastung. Bevor Du Dein Business startest, ist die Abgrenzung zwischen freiberuflicher Tätigkeit oder Kleingewerbe für Deine Finanzplanung essenziell.

Einkommensteuer

In beiden Fällen zahlst Du Einkommensteuer auf Deinen Gewinn, den Du meist unkompliziert per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelst. Beachte dabei die vierteljährlichen Vorauszahlungen, die Dein Finanzamt basierend auf Deinen Schätzungen festsetzt.

Gewerbesteuer (nur Kleingewerbe)

Dies ist der zentrale Unterschied: Freiberufler:innen sind komplett davon befreit. Dein Kleingewerbe zahlt Gewerbesteuer erst, wenn Dein jährlicher Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 € übersteigt. Die genaue Höhe bestimmt dabei der kommunale Hebesatz Deiner Gemeinde.

Kleinunternehmerregelung (ab 2025)

Für Freiberufler:innen und Kleingewerbe gelten ab 2025 neue Umsatzgrenzen: 25.000 € im Vorjahr und maximal 100.000 € im laufenden Jahr. Wird die Grenze überschritten, entfällt die Kleinunternehmerregelung unmittelbar. Nutzt Du die Regelung, weist Du keine Umsatzsteuer aus, darfst aber auch keine Vorsteuer abziehen, was besonders bei B2C-Kunden vorteilhaft ist. Falls Du eine freiberufliche Tätigkeit ausübst und ein Kleingewerbe hast, musst Du die Umsätze beider Tätigkeiten für diese Grenze zusammenrechnen.

Freiberufler:in oder Kleingewerbe anmelden – Schritt für Schritt

Beim Kleingewerbe ist der bürokratische Ablauf etwas umfangreicher und erfolgt über mehrere Stellen.

Freiberufliche Tätigkeit anmelden

Die Anmeldung erfolgt direkt beim Finanzamt und ist vergleichsweise einfach.

1. Zuständiges Finanzamt festlegen: Maßgeblich ist Dein Wohn- oder Betriebssitz.
2. Steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen: Du reichst den ELSTER-Fragebogen elektronisch ein.
3. Tätigkeit genau beschreiben: Die Tätigkeitsbeschreibung entscheidet darüber, ob Du als freiberuflich anerkannt wirst.
4. Umsatzsteuer wählen: Du entscheidest Dich zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung.

Kleingewerbe anmelden

Hier ist der bürokratische Aufwand etwas höher.

1. Anmeldung beim Gewerbeamt: Du meldest Dein Kleingewerbe bei der Gemeinde an.
2. Steuerliche Erfassung abschließen: Das Finanzamt fordert Dich anschließend zur ELSTER-Anmeldung auf.
3. Handelsregister prüfen: Ein Eintrag ist nur bei kaufmännischem Geschäftsbetrieb nötig.
4. Tätigkeiten trennen: Freiberufliche Tätigkeit und Kleingewerbe können parallel bestehen, erfordern aber getrennte Buchführung.

Freiberufler:in und Kleingewerbe gleichzeitig – geht das?

Ja, es ist grundsätzlich erlaubt, dass Du gleichzeitig als Freiberufler:in tätig bist und ein Kleingewerbe betreibst. Ein klassisches Praxisbeispiel ist ein:e Designer:in, die einerseits kreative Logos entwirft und andererseits in einem Onlineshop bedruckte Textilien verkauft. Auch ein:e Coach:in, der:die neben Beratungen standardisierte Kurse vertreibt, kombiniert häufig beide Tätigkeitsformen.

Entscheidend ist hierbei die saubere Trennung Deiner Tätigkeiten. Um steuerliche Fallstricke zu vermeiden, musst Du eine getrennte Buchführung und Gewinnermittlung sicherstellen. Empfehlenswert ist zudem die Nutzung separater Bankkonten, um Deine Tätigkeiten organisatorisch klar abzubilden. Ohne diese Abgrenzung besteht das Risiko einer sogenannten gewerblichen Infizierung, bei der Deine gesamten Einkünfte als gewerblich gelten und damit gewerbesteuerpflichtig werden könnten.

Wenn Du die rechtlichen Anforderungen kennst und konsequent umsetzt, kannst Du die Vorteile beider Modelle sicher nutzen. Digitale Tools helfen Dir dabei, Deine Finanzen übersichtlich zu verwalten und Deine unternehmerischen Ziele effizient zu verfolgen.

Vorteile als Freiberufler:in im Vergleich zum Kleingewerbe

Wenn Du zwischen Freiberufler:in oder Kleingewerbe schwankst, bieten freie Berufe attraktive Vorzüge. Hier sind Deine Vorteile auf einen Blick:

• Keine Gewerbesteuer: Du bist grundsätzlich befreit, völlig unabhängig von Deiner Gewinnhöhe.
• Weniger Bürokratie: Du meldest Dich direkt beim Finanzamt an und sparst die Gewerbeanmeldung.
• Einfache Buchführung: Unabhängig vom Umsatz reicht die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
• Keine IHK-Mitgliedschaft: Pflichtbeiträge zur Industrie- und Handelskammer entfallen in der Regel.
• Fachliche Positionierung: Dieser Status unterstreicht Deine persönliche Expertise.

Bei Mischformen ist eine saubere Trennung der Bankkonten essenziell. 

Vorteile Kleingewerbe gegenüber Freiberufler

Während freie Berufe an enge Grenzen geknüpft sind, punktet die gewerbliche Tätigkeit durch Flexibilität. Hier sind Deine Vorteile auf einen Blick:

• Maximale Tätigkeitsfreiheit: Du kannst vielfältige Geschäftsmodelle wie Handel oder Produktion umsetzen, ohne auf Katalogberufe beschränkt zu sein.
• Optimale Skalierbarkeit: Da Dein Erfolg nicht allein an Deine persönliche Qualifikation gebunden ist, kannst Du einfacher Teams aufbauen und Prozesse standardisieren.
• Geringeres Einstufungsrisiko: Gewerbliche Felder sind oft präziser definiert als die „schöpferische Tiefe“ freier Berufe, was Dir mehr Rechtssicherheit gibt.

Was ist besser - Freiberufler:in oder Kleingewerbe?

Es gibt kein pauschales „besser“, sondern nur die Form, die am besten zu Deiner Vision passt. Die Entscheidung zwischen Freiberuflichkeit oder Kleingewerbe hängt von Deinen individuellen Rahmenbedingungen ab:

• Deine Tätigkeit: Steht Deine persönliche geistige Leistung im Fokus (Freiberufler) oder verkaufst Du Waren und standardisierte Dienste (Gewerbe)?
• Dein Geschäftsmodell: Möchtest Du als Expert:in wahrgenommen werden oder ein handelsorientiertes Business aufbauen?
• Deine Wachstumsziele: Für die Skalierung mit Teams und Produkten bietet ein Gewerbe oft mehr Flexibilität.
• Deine steuerliche Planung: Wenn Du die Gewerbesteuer und bürokratische Hürden wie die IHK-Mitgliedschaft meiden möchtest, ist der freiberufliche Status ideal.

FAQ

Wer entscheidet, ob ich Freiberufler:in oder Kleingewerbe bin? 

Das Finanzamt entscheidet final basierend auf Deiner detaillierten Tätigkeitsbeschreibung im ELSTER-Fragebogen.

Kann ich als Freiberufler:in die Kleinunternehmerregelung nutzen? 

Ja, diese Wahl steht allen Freiberufler:innen bei Einhaltung der gesetzlichen Umsatzgrenzen offen.

Was passiert bei einer falschen Einstufung als Freiberufler:in oder Kleingewerbe?

Bei einer falschen Einstufung kann das Finanzamt Deine Tätigkeit rückwirkend als gewerblich einordnen. In diesem Fall drohen Gewerbesteuernachzahlungen, gegebenenfalls Nachzahlungen von Kammerbeiträgen (IHK/HWK) sowie Zinsen und Säumniszuschläge. Zusätzlich können bereits abgegebene Steuererklärungen korrigiert werden. Um solche Risiken zu vermeiden, ist eine präzise Tätigkeitsbeschreibung und eine klare Abgrenzung der Leistungen entscheidend.

Muss ein Kleingewerbe immer Gewerbesteuer zahlen? 

Nein, die Steuer fällt erst an, wenn Dein jährlicher Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 € übersteigt.

Unterschied zwischen Kleingewerbe, Kleinunternehmer und Nebengewerbe? 

Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der aufgrund seiner geringen Größe und seines Umfangs nicht ins Handelsregister eingetragen werden muss, Kleinunternehmer eine Option zur Umsatzsteuerbefreiung und Nebengewerbe beschreibt Deine Tätigkeit neben dem Hauptberuf.