Bilanz Grundlagen und Aufbau – So liest Du sie richtig
Eine Bilanz zeigt Dir schwarz auf weiß, wo Dein Unternehmen steht: Welche Vermögenswerte Du hast und wie sie finanziert sind. Hier erfährst Du klar und praxisnah, was eine Bilanz ist – inklusive Aufbau, Arten und Beispielen.
Was ist eine Bilanz und wie funktioniert sie?
Eine Bilanz gehört zu den wichtigsten Grundlagen der Buchführung. Sie zeigt Dir auf einen Blick, welche Mittel Deinem Unternehmen zur Verfügung stehen – und woher diese stammen. In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, wie eine Bilanz aufgebaut ist, welche Arten es gibt und wie Du sie richtig liest.
Bilanz Definition – Das steckt dahinter
Was sind Bilanzen? Kurz gesagt: Sie sind die strukturierte Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital zu einem bestimmten Stichtag. Auf der Aktivseite stehen die Vermögenswerte Deines Unternehmens, auf der Passivseite das Eigenkapital sowie die Schulden.
Das sogenannte Bilanzgleichgewicht sorgt dafür, dass beide Seiten immer gleich groß sind: Summe Aktiva = Summe Passiva. So bleibt die Bilanz prüfbar und transparent.
Rechtlich ist die Aufstellung einer Bilanz in den §§ 238 und 242 HGB geregelt. Demnach musst Du als Unternehmer:in, wenn Du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, jährlich eine Bilanz erstellen. Gemeinsam mit der Gewinn- und Verlustrechnung bildet sie den Kern des Jahresabschlusses.
Wozu dient eine Bilanz? Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Eine Bilanz erfüllt mehrere Aufgaben. Sie dokumentiert die finanzielle Lage zum Stichtag und schafft damit Vertrauen bei Banken, Geschäftspartner:innen oder Behörden.
Zudem ist sie ein wichtiges Steuerungsinstrument. Aus den Zahlen lassen sich Kennwerte wie Eigenkapitalquote, Liquidität oder Verschuldungsgrad berechnen. Damit kannst Du besser einschätzen, wie stabil Dein Unternehmen aufgestellt ist.
Schließlich hat die Bilanz auch eine rechtliche und steuerliche Funktion. Sie gehört zum Jahresabschluss und bildet die Basis für Steuerfestsetzungen. Kurz gesagt: Die Bilanz zeigt nicht nur den Status quo, sondern unterstützt Dich aktiv bei Planung und Entscheidungen.
Bilanzarten im Überblick – Von Eröffnungsbilanz bis E-Bilanz
Je nach Anlass oder gesetzlicher Vorgabe unterscheidet man mehrere Bilanzarten. Jede erfüllt ihren eigenen Zweck, folgt bestimmten Regeln und bringt für Dich als Unternehmer:in eigene Pflichten und Chancen mit sich.
Schlussbilanz
Am Ende eines Geschäftsjahres erstellst Du die Schlussbilanz. Sie zeigt den Stand aller Vermögenswerte und Schulden zum Bilanzstichtag. Zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung bildet sie den Jahresabschluss.
Mehrwert für Dich: Die Schlussbilanz ist die Grundlage für die Besteuerung und wird häufig von Banken oder Investor:innen angefordert. Wenn Du beispielsweise einen Kredit aufnehmen möchtest, prüft die Bank anhand der Schlussbilanz Deine Bonität. Achte deshalb auf saubere Bewertungen, etwa bei Vorräten oder Rückstellungen – kleine Fehler können große Auswirkungen haben.
Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz stellst Du zu Beginn Deiner Geschäftstätigkeit auf. Sie bildet die Ausgangsbasis für Deine Buchführung und zeigt, mit welchen Mitteln Dein Unternehmen startet.
Beispiel: Du gründest eine GmbH mit 25.000 €. In der Eröffnungsbilanz stehen auf der Aktivseite 25.000 € Bankguthaben, auf der Passivseite das gezeichnete Kapital. Auch bei Umwandlungen, Verschmelzungen oder Nachfolgegründungen ist eine Eröffnungsbilanz vorgeschrieben.
Praxis-Tipp: Dokumentiere Belege sauber und nachvollziehbar. Gerade bei einer Neugründung legst Du hier den Grundstein für die Glaubwürdigkeit Deiner Buchführung.
Handelsbilanz
Die Handelsbilanz erstellst Du nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB). Sie richtet sich vor allem an externe Adressat:innen wie Banken, Investor:innen oder Geschäftspartner:innen.
Wichtig: Die Handelsbilanz muss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln (§ 264 Abs. 2 HGB). Bewertet wird nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
Mehrwert: Mit der Handelsbilanz kannst Du Deine wirtschaftliche Stabilität auch nach außen belegen. Unternehmen veröffentlichen die Handelsbilanz – je nach Größe sogar im Bundesanzeiger –, sodass Geschäftspartner:innen sich ein Bild machen können.
Steuerbilanz
Die Steuerbilanz basiert auf der Handelsbilanz, wird aber nach steuerrechtlichen Vorschriften angepasst. Sie ist für das Finanzamt bestimmt und bildet die Grundlage für die Gewinnermittlung.
Unterschied zur Handelsbilanz: Während die Handelsbilanz ein realistisches Bild liefern soll, ist die Steuerbilanz stärker auf steuerliche Regeln ausgerichtet. Beispiele sind steuerliche Sonderabschreibungen oder Abweichungen bei Rückstellungen.
Beispiel: In der Handelsbilanz aktivierst Du Entwicklungskosten als immateriellen Vermögenswert. In der Steuerbilanz musst Du diese häufig sofort als Aufwand absetzen – dadurch entsteht ein Unterschied zwischen beiden Bilanzen.
E-Bilanz
Die E-Bilanz ist die elektronische Version der Steuerbilanz. Seit 2013 musst Du sie digital über das ELSTER-Portal ans Finanzamt übermitteln.
Neu seit 2025: Du musst zusätzlich detaillierte Kontennachweise (Sachkonten mit Salden) beifügen. Ab dem Geschäftsjahr 2026 gilt die neue Taxonomie 6.9. Sie ist eine offizielle Vorgabe des Finanzamts und bringt zusätzliche Anforderungen an den Aufbau der Bilanz mit sich.
Praxis-Tipp: Prüfe rechtzeitig, ob Deine Buchhaltungssoftware die aktuellen Anforderungen unterstützt. Eine fehlerhafte Übermittlung kann zu Rückfragen oder Verzögerungen bei der Steuererklärung führen.
Bilanz-Aufbau erklärt: Aktiva, Passiva und Rückstellungen verstehen
Der Aufbau einer Bilanz folgt einer festen Struktur: links die Aktiva, rechts die Passiva. So erkennst Du sofort, wofür Dein Unternehmen Geld verwendet und woher es stammt.
Bestandteile der Aktiva in der Bilanz
Die Aktivseite zeigt, welche Vermögenswerte Deinem Unternehmen gehören. Sie wird in Anlagevermögen und Umlaufvermögen gegliedert.
- Anlagevermögen: dazu zählen Sachanlagen wie Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge, aber auch immaterielle Vermögenswerte wie Software oder Patente. Diese Werte verbleiben meist langfristig im Unternehmen.
- Umlaufvermögen: hier findest Du Vorräte, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie liquide Mittel auf dem Bankkonto oder in der Kasse. Diese Werte verändern sich ständig und sind kurzfristig verfügbar.
Praxis-Beispiel: Kaufst Du für Dein Café eine neue Kaffeemaschine, erscheint sie im Anlagevermögen. Die Bohnen, die Du täglich einkaufst, sind Teil des Umlaufvermögens.
Seite der Passiva in der Bilanz
Die Passivseite zeigt, wie Dein Unternehmen finanziert ist – also, wem die Mittel gehören oder geschuldet werden. Sie wird in drei Hauptbereiche gegliedert:
- Eigenkapital: das Geld, das Dir als Unternehmer:in gehört, einschließlich einbehaltener Gewinne.
- Rückstellungen: Verpflichtungen, deren Höhe oder Fälligkeit noch unklar ist (beispielsweise Prozessrisiken, Urlaubsansprüche).
- Verbindlichkeiten: Schulden gegenüber Banken, Lieferant:innen oder anderen Gläubiger:innen.
Eselsbrücke: Aktiva = Mittelverwendung („wo steckt das Geld?“), Passiva = Mittelherkunft („wem gehört das Geld?“).
Bilanz und Definition von Gewinn und Verlust
Die Bilanz allein zeigt Bestände zu einem Stichtag. Um den Erfolg eines Geschäftsjahres zu messen, ergänzt sie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
- Bilanz: Stichtagsbezogen – wie ein Foto am 31.12.
- GuV: Zeitraumbezogen – wie ein Film über das ganze Jahr.
Beispiel: In der Bilanz steht, dass Dein Bankkonto 50.000 € beträgt. Die GuV erklärt, wie dieser Betrag zustande kam – etwa durch 200.000 € Umsatz und 150.000 € Kosten.
Rückstellungen in der Bilanz
Rückstellungen sind ein spezieller Posten auf der Passivseite. Sie erfassen Verpflichtungen, die zwar absehbar sind, deren Höhe oder Zeitpunkt aber noch nicht genau feststehen.
Typische Beispiele:
- Gewährleistungsansprüche von Kund:innen
- Rückstellungen für Steuernachzahlungen
- Urlaubs- und Bonusansprüche von Mitarbeiter:innen
Praxis-Tipp: Rückstellungen mindern sofort den Gewinn, obwohl die Zahlung erst in Zukunft fällig wird. Dadurch verteilst Du Aufwendungen fair auf die Jahre, in denen sie wirtschaftlich entstehen. Das sorgt für ein realistisches Bild Deiner Unternehmenslage.
Bilanz-Erklärung: Schritt für Schritt zur Schlussbilanz
Mit dieser Anleitung erstellst Du Deine Bilanz ohne Umwege: vom Inventar über Aktiva-/Passiva-Abstimmungen bis zur fertigen Schlussbilanz. Klar, prüfsicher und Schritt für Schritt – inklusive kurzer Praxistipps.
Inventar
Am Anfang steht das Inventar. Es listet alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln mit Mengen und Werten. Dazu führst Du eine Inventur durch – entweder körperlich, per permanenter Bestandsführung oder, wenn erlaubt, durch Stichproben. Entscheidend ist, dass Du alle Belege und Bewertungsunterlagen sorgfältig dokumentierst.
Rechnungsabschluss
Im zweiten Schritt schließt Du Deine Buchführung ab. Offene Posten werden geprüft, Belege nachgetragen und Konten mit Kontoauszügen abgestimmt. So stellst Du sicher, dass Deine Buchführung vollständig und nachvollziehbar ist.
Abstimmung der Aktiva mit dem Inventar
Nun überprüfst Du, ob die Aktivseite zur Realität passt. Anlagevermögen, Vorräte, Forderungen und Bankguthaben werden mit Inventar und Inventur abgeglichen. Dabei prüfst Du auch, ob Abschreibungen oder Wertberichtigungen nötig sind, zum Beispiel bei beschädigten Vorräten oder zweifelhaften Forderungen.
Abstimmung der Passiva mit den Buchungsbelegen
Auf der Passivseite dokumentierst Du die Herkunft der Mittel. Eigenkapital wird mit Gesellschafterbeschlüssen abgeglichen, Rückstellungen mit Schätzungen oder Berechnungen belegt und Verbindlichkeiten mit Verträgen oder Saldenbestätigungen nachgewiesen.
Gewinnmindernde Maßnahmen
Damit die Bilanz realistisch bleibt, musst Du Aufwendungen im richtigen Jahr erfassen. Dazu gehören Abschreibungen, Rückstellungen oder Abgrenzungsposten. Diese Maßnahmen senken zwar kurzfristig den Gewinn, zeigen aber langfristig ein ehrlicheres Bild Deiner Lage.
Erstellung einer Schlussbilanz
Sind alle Werte abgestimmt, fasst Du sie in der Schlussbilanz zusammen. Dabei wird die Gliederung nach § 266 HGB eingehalten. Die Bilanzgleichung – Summe Aktiva = Summe Passiva – ist Pflicht. Prüfe zusätzlich wichtige Kennzahlen, um Ausreißer frühzeitig zu erkennen.
Doppelte Buchungsmethode zur Bilanzerstellung
Die Bilanz entsteht aus der doppelten Buchführung: Jede Buchung hat Soll und Haben. Dadurch bleibt sie automatisch im Gleichgewicht. Dieses Prinzip macht Deine Buchführung prüfbar und schützt vor Fehlern.
Bilanz-Beispiel
So sieht eine Bilanz in der Praxis aus:
- Auf der Aktivseite stehen Maschinen im Wert von 40.000 €, Vorräte über 18.000 € und Forderungen von 14.000 €.
- Auf der Passivseite siehst Du Eigenkapital von 55.000 €, Rückstellungen von 7.000 € und Bankverbindlichkeiten von 10.000 €.
Beide Seiten ergeben je 77.000 €. Dieses Gleichgewicht ist der Kern jeder Bilanz.
Veröffentlichung der Bilanz
Zum Schluss geht es um die Offenlegung. Kapitalgesellschaften müssen ihre Bilanz elektronisch beim Unternehmensregister einreichen. Die Frist beträgt in der Regel zwölf Monate, für börsennotierte Unternehmen vier Monate.
Kleinstkapitalgesellschaften profitieren von Erleichterungen: Sie dürfen ihre Bilanz beim Bundesanzeiger lediglich hinterlegen. Voraussetzung dafür sind bestimmte Größenkriterien – Bilanzsumme maximal 450.000 €, Umsatzerlöse höchstens 900.000 € und nicht mehr als 10 Mitarbeiter:innen.
Bilanzveränderungen – So wirken sich Geschäftsvorfälle aus
Eine Bilanz ist kein starres Dokument. Sie verändert sich ständig durch Geschäftsvorfälle. Damit Du die Logik besser verstehst, schauen wir uns die wichtigsten Fälle einzeln an.
Tausch von Vermögenswerten
Hierbei bleibt die Bilanzsumme gleich, nur die Struktur ändert sich. Kaufst Du etwa einen Firmenwagen und bezahlst ihn direkt vom Bankkonto, sinken Deine liquiden Mittel, während das Anlagevermögen steigt. Beide Werte gleichen sich aus.
Tausch von Verbindlichkeiten
Auch Schulden lassen sich umschichten. Wird ein kurzfristiger Kredit in ein langfristiges Darlehen umgewandelt, bleibt die Bilanzsumme unverändert. Nur die Fälligkeit Deiner Verbindlichkeiten verschiebt sich, was Deine Liquiditätsplanung entlasten kann.
Zunahme der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten
Ein klassisches Beispiel: Du kaufst Waren auf Ziel. Dadurch steigen die Vorräte auf der Aktivseite, während die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant:innen auf der Passivseite zunehmen. Beide Seiten wachsen im gleichen Maß, die Bilanzsumme wird größer.
Abnahme der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten
Bezahlst Du eine offene Lieferantenrechnung, passiert das Gegenteil. Dein Bankguthaben sinkt, gleichzeitig verschwinden die entsprechenden Verbindlichkeiten. Die Bilanzsumme reduziert sich, aber das Gleichgewicht bleibt erhalten.
FAQ
Was sollte in die Bilanz aufgenommen werden?
In die Bilanz gehören alle Vermögenswerte und Schulden Deines Unternehmens zum Stichtag. Auf der Aktivseite stehen Anlage- und Umlaufvermögen wie Maschinen, Vorräte oder Bankguthaben. Auf der Passivseite findest Du Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten. Entscheidend ist, dass alles vollständig und mit Belegen dokumentiert wird – nur so entsteht ein klares und verlässliches Bild Deiner finanziellen Lage.
Wie ist eine Bilanz aufgebaut?
Die Bilanz ist immer zweigeteilt: Links stehen die Aktiva (Mittelverwendung), rechts die Passiva (Mittelherkunft). Beide Seiten müssen gleich hoch sein – das nennt man Bilanzgleichgewicht. Die Struktur ist im Handelsgesetzbuch vorgegeben. Einfach gesagt: Die Bilanz zeigt, was Dein Unternehmen besitzt und wie es finanziert ist.
Wann ist ein Unternehmen nicht verpflichtet, eine Bilanz zu veröffentlichen?
Einzelkaufleute sind von der Veröffentlichungspflicht befreit. Offenlegungspflichten gelten vor allem für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG. Kleinstkapitalgesellschaften haben eine Sonderregelung: Sie dürfen ihre Bilanz beim Bundesanzeiger hinterlegen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen – Bilanzsumme höchstens 450.000 €, Umsatzerlöse maximal 900.000 € und nicht mehr als 10 Mitarbeiter:innen. Unabhängig davon musst Du die Bilanz aber immer intern erstellen und als E-Bilanz ans Finanzamt übermitteln.
Was ist der Unterschied zwischen Bilanzsumme vs. Umsatz?
Die Bilanzsumme zeigt den Gesamtwert aller Aktiva oder Passiva zu einem Stichtag – eine Bestandsgröße. Umsatz dagegen ist eine Stromgröße: Er misst, welche Erlöse Du im gesamten Geschäftsjahr erzielt hast. Beide Kennzahlen sind wichtig, etwa um Schwellenwerte für Buchführungspflichten oder Offenlegung zu prüfen.
Wie erstelle ich eine Bilanz?
Zuerst führst Du eine Inventur durch und stellst ein Inventar auf. Danach schließt Du die Buchführung ab und stimmst Aktiva und Passiva mit Belegen ab. Anschließend ordnest Du die Werte nach der gesetzlichen Gliederung und fasst sie in einer Schlussbilanz zusammen. Wichtig: Die Bilanzsumme muss auf beiden Seiten identisch sein.