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Bewirtungskosten korrekt absetzen, dokumentieren und buchen

Bewirtungskosten gehören zum Alltag vieler Unternehmer:innen. Hier erfährst Du, welche Ausgaben anerkannt sind, wann Du sie absetzen kannst, welche Nachweise dafür nötig sind und wie Du sie in den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 buchst.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und damit verbundene Nebenkosten, die aus geschäftlichen Anlässen entstehen. Sie sind ein zentraler Bestandteil vieler Geschäftsbeziehungen: Ein gemeinsames Essen dient beispielsweise nicht nur der Verpflegung, sondern auch dem Austausch, der Netzwerkpflege und manchmal sogar dem erfolgreichen Vertragsabschluss. Damit solche Kosten steuerlich anerkannt werden, müssen sie klar dokumentiert und plausibel sein.

Welche Ausgaben werden als Bewirtungskosten anerkannt?

Die Finanzverwaltung akzeptiert eine Reihe von Aufwendungen als Betriebsausgaben. Entscheidend ist, dass die Kosten in direktem Zusammenhang mit der geschäftlichen Bewirtung stehen.

Typische Beispiele für anerkannte Bewirtungskosten sind:

  • Restaurant- und Cateringrechnungen inklusive Getränke
  • Snacks und kleine Begleitverpflegung, wenn sie Teil des Anlasses sind
  • Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühren in Zusammenhang mit der Bewirtung

Bewirtungskosten bei Geschäftsessen, Betriebsveranstaltungen und Dienstreisen

Das Steuerrecht unterscheidet Bewirtungskosten je nach Anlass: Bei Geschäftsessen mit Kund:innen oder Lieferant:innen greift die 70/30-Regel. Für die Bewirtung von Mitarbeitenden im Rahmen von Workshops oder Besprechungen gilt dagegen der volle Betriebsausgabenabzug und eventuell lohnsteuerliche Aspekte. Für Betriebsveranstaltungen wie Sommerfesten oder Weihnachtsfeiern gilt hingegen ein Freibetrag von 110 € pro teilnehmender Person für höchstens zwei Feiern im Jahr.

Auch bei Dienstreisen gibt es eine klare Abgrenzung. Die Mahlzeiten der reisenden Person zählen nicht zu den Bewirtungskosten, sondern fallen unter die Verpflegungspauschalen. Diese werden zusätzlich gekürzt, wenn Mahlzeiten gestellt werden – für Frühstück um 20 %, für Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 % der Pauschale. So wird eine Doppelförderung vermieden.

Welche Kosten sind keine Bewirtungskosten?

Nicht alles, was auf den ersten Blick wie Bewirtung aussieht, wird steuerlich als solche anerkannt. Gerade bei Kleinigkeiten im Büro, privaten Anlässen oder verkaufsfördernden Aktionen greifen andere Regelungen.

Keine Bewirtungskosten sind beispielsweise:

  • Kaffee, Wasser oder Kekse im Büro: Sie gelten steuerlich als Aufmerksamkeiten und sind daher in voller Höhe abziehbar, aber keine Bewirtungskosten.
  • private Anlässe wie Geburtstage, Hochzeiten oder Jubiläen ohne geschäftlichen Bezug.
  • Produkt- oder Warenverkostungen, die überwiegend Werbezwecken dienen: Sie zählen zu den Werbeaufwendungen und sind daher ebenfalls in voller Höhe abziehbar.

Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Nicht jede Einladung zum Essen darf steuerlich geltend gemacht werden. Entscheidend ist, dass ein betrieblicher Anlass vorliegt und die Kosten angemessen sind. Außerdem braucht es eine lückenlose Dokumentation.

Abzugsfähigkeit bei Geschäftsessen

Bewirtungen von Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Lieferant:innen gelten als geschäftlich veranlasst. Allerdings lässt der Gesetzgeber nur einen Teil der Aufwendungen zum Abzug zu: 70 % der Nettokosten sind Betriebsausgaben, 30 % bleiben unberücksichtigt. Wichtig ist zudem, dass Anlass und Teilnehmende konkret erfasst werden.

Wesentliche Bedingungen für den Abzug sind der klare geschäftliche Zusammenhang, die angemessene Höhe der Ausgaben und vollständige Belege mit allen Pflichtangaben.

Einschränkungen bei privaten Bewirtungskosten

Sobald eine Feier überwiegend privat motiviert ist, scheidet der Betriebsausgabenabzug aus, selbst wenn geschäftliche Kontakte anwesend sind. Auch Luxusaufwendungen ohne nachvollziehbaren Geschäftsbezug können gestrichen werden. Es empfiehlt sich daher, private und betriebliche Kosten strikt zu trennen.

Besonderheiten bei Mitarbeitenden und Betriebsveranstaltungen

Bewirtest Du Dein Team im Rahmen eines Workshops oder einer Besprechung, kannst Du die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen. Allerdings solltest Du die lohnsteuerliche Behandlung im Blick behalten: Bei bestimmten Konstellationen – etwa Tagesreisen oder höheren Verpflegungswerten – kann steuerpflichtiger Arbeitslohn entstehen. In solchen Fällen ist häufig eine Pauschalierung nach § 40 EStG möglich; zusätzlich gilt für Aufmerksamkeiten die 60-Euro-Grenze.

Bei Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflügen bleibt es beim bekannten Freibetrag von 110 € pro Person und Veranstaltung für höchstens zwei Feiern pro Jahr. Überschreitest Du die Grenze, wird der übersteigende Betrag als Arbeitslohn behandelt und muss entsprechend versteuert werden.

Wie müssen Bewirtungskosten dokumentiert werden?

Das Finanzamt prüft Bewirtungskosten besonders genau. Anerkannt werden sie nur mit lückenlosen Belegen.

Anforderungen an die Rechnung, Pflichtangaben und Bewirtungsnachweis

Die Grundlage bildet eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG. Bei Beträgen bis 250 € genügt eine Kleinbetragsrechnung, darüber hinaus gelten die Pflichtangaben: Name und Anschrift des Restaurants, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, eine genaue Aufstellung der Speisen und Getränke sowie Steuersatz und Gesamtbetrag. Bei Rechnungen über 250 € muss gemäß R 4.10 Abs. 8 EStR zusätzlich der Name des bewirtenden Unternehmers auf der Restaurantrechnung stehen.

Bei Bewirtungskosten verlangt das Finanzamt außerdem einen Bewirtungsnachweis nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Dieser muss den konkreten Anlass der Bewirtung, die Teilnehmenden mit Namen und Funktion sowie die Unterschrift des Gastgebenden enthalten. Am einfachsten ist es, diese Angaben direkt auf der Rückseite der Rechnung oder in einem offiziellen Formular festzuhalten.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Meldepflicht 2025

Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Auf jedem Kassenbon erscheinen daher zusätzliche Angaben wie Seriennummer und Prüfwert. Fehlen diese, erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten möglicherweise nicht an.

Neu ist die Meldepflicht ab 1. Januar 2025:

  • Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb waren: Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 über Mein ELSTER
  • Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen oder außer Betrieb genommen werden: Meldung jeweils innerhalb eines Monats 

Wer diese Fristen versäumt, riskiert nicht nur Ärger bei der Betriebsprüfung, sondern auch Bußgelder.

Aufbewahrung von Belegen

Auch in Bezug auf Bewirtungskosten gelten strenge Aufbewahrungspflichten. Rechnungen und Nachweise müssen mehrere Jahre in Papierform oder digital vorliegen.

Hier sind die Aufbewahrungspflichten im Überblick:

  • Bewirtungsrechnungen und zugehörige Nachweise: 8 Jahre (§ 14b UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO)
  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte: 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)
  • GoBD-Grundsätze (gültig seit 2020, präzisiert 2024 und 2025): unveränderbar, nachvollziehbar, zeitnah erfasst, maschinell auswertbar
  • Verfahrensdokumentation: Pflicht, um den Umgang mit Belegen (Eingang, Verarbeitung, Archivierung) nachvollziehbar zu machen

Damit bist Du auf der sicheren Seite und kannst im Fall einer Betriebsprüfung alle Anforderungen erfüllen.

Wie werden Bewirtungskosten steuerlich behandelt?

Bewirtungskosten gehören zu den Ausgaben, die das Finanzamt genau prüft. Wer die Regeln kennt, kann unnötige Diskussionen vermeiden und die steuerlichen Vorteile optimal nutzen.

Abzugsfähige Bewirtungskosten und steuerliche Grenzen

Bei Geschäftsessen mit externen Gästen dürfen nur 70 % der Nettokosten als Betriebsausgaben angesetzt werden, 30 % der Bewirtungskosten bleiben nicht abzugsfähig. Bei internen Bewirtungen, etwa im Rahmen einer Mitarbeiterschulung, gilt dagegen der volle Abzug. Wichtig ist, dass die Kosten angemessen sind.

Besonderheiten beim Freibetrag von 110 Euro

Für Betriebsveranstaltungen gilt die Sonderregelung: Bis zu 110 € pro teilnehmender Person und Veranstaltung bei höchstens zwei Feiern im Jahr bleiben steuerfrei. Diese Grenze überschreitende Beträge müssen als Arbeitslohn versteuert werden. Dabei zählen nicht nur Kosten für Essen und Getränke, sondern auch Nebenkosten wie Raummiete oder Unterhaltung.

Abzug der Vorsteuer bei Bewirtungskosten

Umsatzsteuerlich gelten andere Regeln: Die Vorsteuer aus angemessenen Bewirtungsaufwendungen darf zu 100 % abgezogen werden, solange die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt ist und die Bewirtung betrieblich veranlasst war. Die Kürzung von 30 % betrifft nur die Ertragsteuer.

Häufige Fehler und wie Du sie vermeidest

Viele Probleme entstehen in der Praxis durch formale Mängel. Zu allgemein beschriebene Anlässe, fehlende Teilnehmendenlisten oder handschriftliche Quittungen führen oft zur Nichtanerkennung. Auch die Archivierung kann Probleme verursachen, wenn Belege nicht GoBD-konform digital gesichert sind.

Typische Fehler im Umgang mit Bewirtungskosten umfassen:

  • zu vage formulierter Anlass („Geschäftsessen“ statt „Projektbesprechung Angebot X“)
  • fehlende oder unklar benannte Teilnehmende
  • Rechnung ohne TSE-Hinweis oder nur handschriftlicher Zettel
  • Belege nicht acht Jahre archiviert oder nicht GoBD-konform gespeichert

Wie lassen sich Bewirtungskosten richtig buchen?

Damit Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden, müssen sie nicht nur dokumentiert, sondern auch korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. Entscheidend ist die Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Anteile – dafür gibt es im SKR03 und SKR04 eigene Konten.

Bewirtungskosten im SKR03 und SKR04 buchen

Bei Geschäftsessen mit externen Gästen gilt die 70/30-Regel. Für eine saubere Trennung gibt es in DATEV im SKR03 das Konto 4650 „Bewirtungskosten” für die 70 % abziehbaren Kosten und das Konto 4654 „nicht abziehbare Bewirtungskosten”. Im SKR04 lauten die entsprechenden Konten 6640 und 6644.

Nehmen wir an, Du erhältst eine Restaurantrechnung über 100 € netto plus 19 € Umsatzsteuer. Die 100 € Nettobetrag werden nach der 70/30-Regel aufgeteilt: 70 € sind abziehbar, 30 € nicht. Die 19 € Vorsteuer gehen vollständig auf das Vorsteuerkonto (SKR03: 1576, SKR04: 1406). Gegenkonto ist meist Bank oder Kasse.

So sieht der Buchungssatz im SKR03 aus:

  • Soll 4650 Bewirtungskosten: 70 €
  • Soll 4654 nicht abziehbare Bewirtungskosten: 30 €
  • Soll 1576 Vorsteuer 19 %: 19 €
  • Haben 1200 Bank (oder 1000 Kasse): 119 €

Im SKR04 funktioniert es so:

  • Soll 6640 Bewirtungskosten: 70 €
  • Soll 6644 nicht abziehbare Bewirtungskosten: 30 €
  • Soll 1406 Vorsteuer 19 %: 19 €
  • Haben 1800 Bank (oder 1600 Kasse): 119 €

Vorsteuer und Besonderheiten

Die Umsatzsteuer wird dabei nicht nach der 70/30-Regel gekürzt, sondern immer in voller Höhe geltend gemacht – vorausgesetzt, die Rechnung erfüllt alle formalen Anforderungen.

Trinkgeld bei Bewirtungskosten richtig buchen

Trinkgeld zählt zu den Bewirtungskosten und wird in die 70/30-Aufteilung einbezogen. Umsatzsteuer fällt dabei nur an, wenn das Trinkgeld über die Restaurantrechnung oder das Kassensystem erfasst wird. Wird es hingegen freiwillig und direkt an das Servicepersonal gezahlt, ist es nicht umsatzsteuerbar. 

Bei einer Rechnung über 100 € netto zuzüglich 19 € Umsatzsteuer und einem Trinkgeld von 10 € ergibt sich beispielsweise eine Bemessungsgrundlage von 110 €. Davon sind 77 € als Betriebsausgabe abziehbar, 33 € nicht. Die Vorsteuer auf den Nettobetrag bleibt vollständig abziehbar.

Worauf sollten Unternehmen bei Bewirtungskosten in der Praxis achten?

Bewirtungskosten sind ein typischer Prüfungsbereich bei Steueraußenprüfungen. Wer sich gut vorbereitet und die Belege ordentlich verwaltet, vermeidet Probleme mit dem Finanzamt.

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Prüfer:innen achten darauf, dass alle Nachweise vollständig und leicht nachvollziehbar sind. Eine lückenlose Dokumentation mit Anlass, Teilnehmenden und Höhe der Kosten ist deshalb wichtig. Digitale Belege müssen GoBD-konform archiviert werden – also unveränderbar, auffindbar und jederzeit maschinell auswertbar. Eine klare Verfahrensdokumentation zeigt außerdem, wie Dein Unternehmen mit Belegen umgeht, und sorgt für zusätzliche Sicherheit.

Warum Sicherheitskopien von Bewirtungsbelegen wichtig sind

Digitale Belege können durch technische Fehler verloren gehen, Papierbelege durch äußere Einflüsse beschädigt werden. Deshalb lohnt es sich, alle Dokumente doppelt abzusichern – am besten in einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem oder auf zertifizierten Cloud-Speichern.

Checkliste für die korrekte Behandlung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten werden vom Finanzamt besonders genau geprüft. Mit dieser Checkliste stellst Du sicher, dass alle wichtigen Anforderungen erfüllt sind:

  • Anlass festhalten: geschäftlichen Hintergrund präzise benennen (z. B. „Projektbesprechung Kunde X“), kein allgemeines „Geschäftsessen“
  • Teilnehmende dokumentieren: Namen und Funktionen erfassen, Gastgeber:in kenntlich machen
  • Rahmendaten ergänzen: Datum, Uhrzeit, Ort der Bewirtung; bei Dienstreisen den Bezug zur Reise angeben
  • Rechnung prüfen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, TSE-Hinweis (seit 2020), ab 2025 ELSTER-Meldepflicht (Alt-Kassen bis 31.7.2025, Neusysteme binnen eines Monats)
  • Bewirtungsnachweis ausfüllen: Anlass, Teilnehmende, Betrag; Unterschrift des Gastgebenden
  • Steuerliche Einordnung: Geschäftsessen (70 % abziehbar), Mitarbeitende (100 %, Lohnsteuer prüfen), Betriebsveranstaltung (110 € Freibetrag, max. 2/Jahr)
  • Vorsteuerabzug nutzen: 100 % der USt aus ordnungsgemäßen Rechnungen abziehbar
  • Trinkgeld behandeln: direkt gezahlt nicht umsatzsteuerbar, über Rechnung steuerpflichtig; immer in 70/30-Regel einbeziehen
  • Buchung korrekt vornehmen: SKR03 (4650/4654, 1576), SKR04 (6640/6644, 1406)
  • Archivierung sicherstellen: Bewirtungsbelege 8 Jahre, Jahresabschlüsse 10 Jahre; GoBD-konform (unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar); Sicherheitskopien und Verfahrensdokumentation.