Bewirtungsbeleg: Richtig ausfüllen, absetzen und prüfen

Der Bewirtungsbeleg ist die Grundlage, um gemeinsame Geschäftsessen steuerlich geltend zu machen. Nur wenn er korrekt ausgefüllt und mit allen Pflichtangaben versehen ist, erkennt das Finanzamt die Kosten an. In diesem Leitfaden erfährst Du, welche Pflichtangaben gelten, wie Du Belege korrekt sicherst und typische Fehler vermeidest.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein zusätzlich zur Restaurantrechnung ausgestellter Nachweis für geschäftliche Bewirtungskosten. Sein Zweck liegt darin, diese Ausgaben später steuerlich als Betriebskosten geltend machen zu können.

Ein Bewirtungsbeleg ist somit kein einfacher Kassen- oder Restaurantbeleg. Vielmehr dient er als Ergänzung und hält zusätzliche Angaben wie Anlass, Teilnehmende und die Unterschrift des/der Gastgeber:in fest.

Ein Geschäftsessen im steuerlichen Sinn setzt in der Regel voraus, dass mindestens zwei Personen teilnehmen. Eine reine Eigenbewirtung wird steuerlich nicht anerkannt.

Wann braucht man einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist nötig, sobald Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden sollen. Dabei wird zwischen verschiedenen Bewirtungsarten unterschieden.

Bei geschäftlichen Essen mit externen Gästen wie Kund:innen oder Partner:innen sind 70 % der Kosten nach Vorsteuerabzug absetzbar. Bei betrieblichen Anlässen wie Betriebsfeiern oder Jubiläen sind die Ausgaben hingegen zu 100 % abziehbar. Aufmerksamkeiten wie Kaffee oder kleine Snacks gelten nicht als Bewirtung und sind ohne Beleg voll absetzbar.

Dementsprechend gilt:

• absetzbar: Geschäftsessen im Restaurant, Projektabschlussfeier mit Gästen, Betriebsfeier
• nicht absetzbar: kleine Snacks im Büro, private Einladungen, Luxusbewirtungen

Bewirtungsbeleg ausfüllen – Schritt für Schritt

Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist erforderlich, um Geschäftsessen rechtssicher als Betriebsausgabe geltend machen zu können. Hier erfährst Du, wie Du vorgehst.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Damit Du mit dem Bewirtungsbeleg Kosten absetzen kannst, müssen folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein:

• Datum der Bewirtung
• Ort/Restaurant
• konkreter Anlass
• Namen und Unternehmen aller Teilnehmenden inkl. Gastgeber:in
• Auflistung der Speisen/Getränke mit Einzelpreisen, Steuersätzen und Gesamtbetrag
• Trinkgeld (idealerweise quittiert)
• Unterschrift der einladenden Person

Für Bewirtungsbelege aus dem Ausland gelten dieselben Anforderungen. Kann kein maschineller Beleg erstellt werden, solltest Du dies nach Möglichkeit nachweisen.

Formulierung des Anlasses

Der Anlass muss den geschäftlichen Zusammenhang klar und detailliert darstellen – die Angabe „Geschäftsessen” ist nicht ausreichend. Hier sind zehn praxistaugliche Beispiele für den Anlass eines Bewirtungsbelegs:

1. Marketing/Agentur: „Kick-off zur Q1-Kampagne mit Agentur XY – Kanal- und Budgetplanung“
2. Handel/Logistik: „Einkaufsrunde Hardware – Preis- und SLA-Abstimmung mit Distributor D“
3. IT/Software: „Projektabschluss ‘App-Release 3.2’ mit Kunde Z – Retrospektive und Folge-Features“
4. Beratung/Steuer: „Jahresgespräch Steuerberatung – Optimierung Rechtsform/Besteuerung“
5. Personalwesen: „Recruiting-Gespräch Senior Developer – Tech-Stack und Starttermin“
6. Immobilien: „Standortsuche – Besprechung Mietvertragsentwurf mit Makler M“
7. Produktion/Industrie: „Produktion – Qualitätssicherungs-Update Los 45/2025“
8. Medizin/Gesundheit: „Medizinprodukte – MDR-Dokumentation: To-do-Abstimmung mit Beraterin“
9. Bau/Architektur: „Bauvorhaben XY – Termin- und Nachtragsmanagement mit GU“
10. Compliance/Datenschutz: „Datenschutz-Update – TOMs und AVV-Prüfung mit externer DSB“

Je höher die Aufwendungen im Bewirtungsbeleg sind, desto konkreter sollte der Anlass beschrieben sein.

Vorlage und Mini-Guide

Damit die Erstellung Dir kein Kopfzerbrechen bereitet, kannst Du unsere praktische Bewirtungsbeleg-Vorlage nutzen.

Bewahre den Beleg immer zusammen mit der Restaurantrechnung auf und unterschreibe ihn direkt nach dem Essen.

Rechnungen richtig sichern: Bewirtungsbeleg über 250 € vs. Kleinbetragsrechnung

Damit Dein Bewirtungsbeleg anerkannt wird, muss die relevante Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese variieren abhängig davon, ob der Betrag unter oder über 250 € liegt.

Für Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 € brutto nach § 33 UStDV gilt:

Auf Rechnungen über 250 € nach § 14 UStG müssen hingegen Folgendes enthalten:

Fehlt bei einer Rechnung über 250 € beispielsweise der Empfängername oder die Rechnungsnummer, lehnt das Finanzamt den Abzug ab. Auch die Höhe der Aufwendungen auf dem Bewirtungsbeleg muss angemessen sein.

Bei Bewirtungsbelegen aus dem Ausland werden teils handschriftliche Rechnungen akzeptiert, wenn nachweislich kein maschineller Beleg ausgestellt werden kann.

Korrekte Angabe der Aufwendungen inkl. Trinkgeld

Damit Dein Bewirtungsbeleg den Anforderungen entspricht, müssen alle Kosten klar aufgeführt sein. Dazu zählen Speisen, Getränke und ggf. Nebenleistungen. Miteinander verrechnet ergeben diese den Gesamtbetrag. Trinkgeld zählt ebenfalls zu den Bewirtungskosten, sofern es direkt auf der Rechnung oder separat quittiert ist.

Eine Angabe von Aufwendungen könnte beispielsweise so lauten:

„Menü 1 für 2 Personen, 80 € netto + 19 % USt. = 95,20 €; Trinkgeld 10 €; gesamt 105,20 €”

Bewirtungsbeleg absetzen: 70-%-Regel und Vorsteuer

Bei Geschäftsessen sind 70 % der Bewirtungskosten absetzbar, bei betrieblichen Bewirtungen 100 %. Die Vorsteuer kann sowohl bei betrieblichen als auch externen geschäftlichen Anlässen voll geltend gemacht werden. Die Berechnung erfolgt dabei auf Grundlage des Bruttobetrags – Vorsteuer auf freiwillig gezahltes Trinkgeld kann nicht abgezogen werden.

Bei einem geschäftlichen Mittagessen von 180 € sind beispielsweise 70 % der Kosten, also 126 €, als Betriebsausgabe abziehbar. Auch die im Bruttobetrag bereits enthaltene Vorsteuer von 28,74 € bleibt anrechenbar. Bei einem Abendessen von 520 € gilt dasselbe Prinzip. Hier sind 70 %, also 364 €, als Betriebsausgabe und die Vorsteuer von 83,02 € anzusetzen. Unterschiede bestehen lediglich in den Anforderungen für Rechnungsangaben.

Bewirtungsbeleg im Ausland: Besonderheiten und Vorsteuervergütung

Im Ausland gelten dieselben Anforderungen an den Bewirtungsbeleg. Ist ein maschineller Beleg nicht ausstellbar, wird stattdessen ein handschriftlicher Nachweis akzeptiert, sofern Du belegen kannst, dass in dem Land keine Pflicht zur elektronischen Rechnung besteht. Eine Übersetzung ist nicht nötig, aber hilfreich.

Für die Vorsteuervergütung in der EU musst Du bis spätestens 30. September des Folgejahres einen Antrag über das BZSt-Online-Portal (BOP) stellen. Außerhalb der EU greift die 13. Richtlinie. In diesem Fall musst Du Dich direkt an die Finanzbehörden des jeweiligen Landes wenden.

Aufbewahrung und Digitalisierung von Bewirtungsbelegen

Ab dem 01.01.2025 gilt nach § 147 AO für Buchungsbelege – einschließlich Bewirtungsnachweisen – eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren statt bisher zehn. Diese Änderung wurde im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) beschlossen.

Demnach müssen alle Belege GoBD-konform archiviert werden und jederzeit digital auswertbar sein. Da Thermopapier schnell verblasst, solltest Du Nachweise unmittelbar nach Erhalt kopieren oder scannen, um ihre Lesbarkeit dauerhaft zu sichern.

Sonderfälle aus der Praxis: Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen und prüfen

Nicht immer entsteht der Bewirtungsbeleg im klassischen Restaurant. In Sonderfällen solltest Du verstärkt auf bestimmte Punkte achten.

Auch bei Lieferdiensten und Catering ist wichtig, dass die Unterlagen alle Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Anlass und Teilnehmende enthalten. Fehlt eine Angabe, solltest Du sie beim Anbieter nachfordern.

Bei Barzahlungen und Trinkgeldern erkennt das Finanzamt hingegen nur quittierte Beträge an. Der Betrag sollte idealerweise direkt auf der Rechnung vermerkt oder separat bestätigt sein. Außerdem müssen die Kosten dem Anlass entsprechen. Luxusausgaben wie in Nachtclubs werden in der Regel nicht anerkannt, selbst wenn ein korrekter Bewirtungsbeleg vorliegt.

Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg und wie Du sie vermeidest

Viele Abzüge scheitern nicht am Betrag, sondern an kleinen Formfehlern. Damit Dein Bewirtungsbeleg anerkannt wird, solltest Du diese typischen Fehler vermeiden:

• zu allgemeiner Anlass, z. B. nur „Geschäftsessen“
• fehlende Teilnehmende
• keine Unterschrift des/der Gastgeber:in
• bei Bewirtungsbeleg über 250 €: fehlender Empfängername, Rechnungsnummer oder aufgeschlüsselter Rechnungsbetrag
• nicht quittiertes Trinkgeld
• Kassenbon ohne separaten Nachweis
• verblasster Thermobeleg ohne Kopie oder Scan

Eine digitale Bewirtungsbeleg-Vorlage oder Buchhaltungssoftware erleichtert es Dir, alle Angaben direkt zu erfassen.

FAQ

Welche Pflichtangaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg muss Datum, Ort, Anlass, alle Teilnehmenden inklusive Gastgeber:in, die Höhe der Aufwendungen mit Trinkgeld sowie eine Unterschrift enthalten.

Wann brauche ich einen Bewirtungsbeleg?

Er ist nötig, wenn Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden sollen – egal ob geschäftlich oder betrieblich.

Welche zusätzlichen Angaben gelten für einen Bewirtungsbeleg über 250 €?

Bei einem Bewirtungsbeleg über 250 € muss die Rechnung zusätzlich eine Rechnungsnummer, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants sowie Name und Anschrift des/der Empfänger:in enthalten. Außerdem muss der Betrag in Netto, Steuerbetrag und Brutto aufgeschlüsselt sein.

Wie formuliere ich den Anlass im Bewirtungsbeleg richtig?

Der Anlass sollte möglichst konkret beschrieben werden, zum Beispiel „Projektbesprechung Vertrag X“ statt nur „Geschäftsessen“.

Sind Trinkgelder absetzbar und wie werden sie angegeben?

Ja, wenn sie quittiert oder auf der Rechnung ausgewiesen sind, zählen sie zu den Bewirtungskosten.

Bewirtungsbeleg im Ausland: Welche Anforderungen gelten und wie funktioniert die Vorsteuervergütung?

Es gelten dieselben Pflichtangaben wie in Deutschland. Wenn kein maschineller Beleg möglich ist, wird oft ein handschriftlicher akzeptiert, wofür jedoch Nachweise erforderlich sind. Die Vorsteuervergütung innerhalb der EU erfolgt über das BZSt-Online-Portal. Frist ist der 30.09. des Folgejahres.

Wie lange muss man Bewirtungsbelege aufbewahren?

Ab 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist acht Jahre, davor waren es zehn Jahre.