Akontozahlung einfach erklärt: So funktioniert sie im Geschäftsalltag

Akontozahlung ist ein Begriff, der in vielen Branchen zunehmend verwendet wird – doch was steckt genau dahinter? Egal ob Du Bauprojekte, kreative Dienstleistungen oder IT-Aufträge planst: Teilzahlungen vor Abschluss des Projekts helfen Dir, Deine Liquidität zu sichern und Aufträge verlässlich abzuwickeln. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Akontozahlungen funktionieren, wann sie zum Einsatz kommen und wie Du sie korrekt in Rechnung stellst und buchst.

Was ist eine Akontozahlung?

Der Begriff Akontozahlung stammt vom Italienischen „a conto“ und bedeutet so viel wie „auf Rechnung“ oder „auf den Betrag“. Gemeint ist eine Teilzahlung, die vor Abschluss eines Projekts erfolgt. Damit kannst Du bereits erbrachte Leistungen oder entstandene Kosten frühzeitig abrechnen – ohne auf die Schlussrechnung warten zu müssen.

Im Gegensatz zur klassischen Anzahlung ist die Akontozahlung nicht pauschal im Voraus fällig, sondern basiert auf konkreten Leistungsabschnitten. Inhaltlich entspricht sie der Abschlagszahlung, wird aber häufig im kaufmännischen oder internationalen Umfeld verwendet. Gesetzlich geregelt ist sie in § 632a BGB – sofern der Leistungsfortschritt nachvollziehbar dokumentiert wird.

Ein Beispiel für eine Akontozahlung: Eine Architektin plant einen Neubau. Nach Abschluss der Entwurfsphase stellt sie eine Teilrechnung für die geleistete Arbeit. Der Bauherr leistet diese Akontozahlung, bevor das Projekt fortschreitet. So bleibt die Liquidität auf beiden Seiten gesichert.

Auch bei IT-Projekten sind Akontozahlungen sinnvoll. Wenn ein Entwicklerteam beispielsweise erste Module oder Meilensteine entwickelt, kann es dafür eine anteilige Zahlung erhalten. Dies schützt beide Seiten vor Zahlungsausfällen und schafft Vertrauen.

Die Akontozahlung in der Praxis

Akontozahlungen sind besonders bei länger laufenden Projekten üblich. Ob Bauvorhaben, IT-Projekte oder Agenturleistungen – Teilzahlungen zwischendurch helfen, laufende Kosten zu decken und die finanzielle Planung zu sichern.

Wichtig ist, dass Du die Bedingungen für eine Akontozahlung klar im Vertrag regelst: Wann soll gezahlt werden, in welcher Höhe und auf welcher Grundlage? Ohne schriftliche Vereinbarungen sind Missverständnisse vorprogrammiert.

In der Praxis hat sich bewährt, Zahlungstermine an messbare Fortschritte zu knüpfen, etwa nach dem Abschluss einzelner Projektphasen. Das sorgt für Transparenz und vermeidet Diskussionen über Leistungsnachweise.

Am Projektende folgt die Schlussrechnung. Hier werden alle geleisteten Akontozahlungen angerechnet, um eine übersichtliche Abrechnung zu gewährleisten.

Die Rechnung für eine Akontozahlung korrekt erstellen

Damit eine Akontozahlung rechtssicher abgerechnet werden kann, brauchst Du eine sauber formulierte Rechnung. Sie muss klar erkennbar als Akontozahlung gekennzeichnet sein, nicht als Schlussrechnung. Und sie sollte auf die spätere Endabrechnung hinweisen.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Akontorechnung:

• Namen und Anschriften von Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

• Beschreibung der Teilleistung oder des Projektstands

• Betrag der Akontozahlung

• Hinweis auf Umsatzsteuer (sofern fällig)

Besonders wichtig: Bei der Sollversteuerung ist die Umsatzsteuer bereits mit Zahlung der Akontorechnung fällig, nicht erst bei der Schlussrechnung. Ein Skontoabzug kann möglich sein, sollte aber vertraglich vereinbart werden. Ohne ausdrückliche Regelung gilt der volle Betrag.

Achte auch auf die formale Korrektheit der Rechnung. Ein kleiner Fehler – etwa bei der Rechnungsnummer – kann im schlimmsten Fall zu Rückfragen vom Finanzamt führen oder die Zahlungsfrist verzögern.

Akontozahlungen buchen: So funktioniert es in der Buchhaltung

Wenn Du eine Akontozahlung erhältst, musst Du sie korrekt verbuchen. Betriebswirtschaftlich gilt sie nicht als Ertrag, sondern als Verbindlichkeit. Umsatzsteuerlich ist sie jedoch relevant und muss gemeldet werden. Buchhalterisch landet sie also auf dem Konto für erhaltene Anzahlungen.

Ein Beispiel für den Buchungssatz bei der Sollversteuerung wäre „Bank an erhaltene Anzahlungen (inkl. Umsatzsteuer)”.

Die Umsatzsteuer musst Du direkt mit dem Zahlungseingang in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den jeweiligen Monat melden. Das gilt unabhängig davon, wann die Leistung abgeschlossen wird.

Spätestens mit der Schlussrechnung ziehst Du die geleisteten Akontozahlungen wieder ab. So wird eine Doppelversteuerung vermieden. Achte dabei auf eine saubere Dokumentation, damit das Finanzamt keine Rückfragen stellt.

Viele Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen Vorlagen oder Automatisierungen für solche Buchungsvorgänge. Damit reduzierst Du Fehler und sparst wertvolle Zeit.

Abkürzung für die Akontozahlung und Begriffe im Überblick

Vielleicht bist Du schon über die Abkürzung „a/c“ oder den Zusatz „a conto“ gestolpert. Beide bedeuten das Gleiche: eine Akontozahlung. Vor allem im internationalen Geschäftsverkehr sind diese Kürzel üblich.

Auch Begriffe wie Abschlagszahlung oder Teilzahlung tauchen häufig auf. Sie werden oft synonym verwendet, aber genau genommen gibt es Unterschiede. Eine Akontozahlung bezieht sich immer auf einen konkreten Leistungsstand. Eine Teilzahlung kann dagegen auch pauschal sein.

Tipp: Verwende in Deinen Verträgen eindeutige Begriffe. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Vorteile und Risiken der Akontozahlung

Akontozahlungen bringen Vorteile für beide Seiten mit sich. Als Dienstleister:in sicherst Du Dir Deine Liquidität und musst nicht bis Projektende auf Dein Geld warten. So lassen sich Materialien oder externe Leistungen einfacher vorfinanzieren.

Aber auch Auftraggeber:innen profitieren: Sie zahlen nur, was auch schon geleistet wurde und behalten so leichter den Überblick über Fortschritt und Budget.

Akontozahlungen sind zudem ein gutes Instrument zur Qualitätssicherung. Wenn Zahlungen an klare Ergebnisse geknüpft sind, steigert das oft auch das Engagement auf beiden Seiten.

Ohne klare vertragliche Regeln kann es jedoch zu Streit über Höhe oder Zeitpunkt der Zahlung kommen. Auch das Risiko von Überzahlungen besteht, wenn Leistungen nicht wie vereinbart erbracht werden. Lege Akontozahlungen daher immer schriftlich fest – mit klaren Bedingungen und nachvollziehbaren Leistungsnachweisen.

Für welche Unternehmen eignet sich die Akontozahlung?

Besonders geeignet ist die Akontozahlung für Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, beispielsweise Bauunternehmen, IT-Dienstleister:innen, Agenturen oder Beratungsfirmen.

Wenn ein Projekt aus mehreren Phasen besteht oder sich über Monate zieht, sind Teilzahlungen ebenfalls sinnvoll. So erhältst Du Dein Geld schrittweise, während Deine Kund:innen die Kosten im Blick behalten können.

Auch Gründer:innen und Start-ups profitieren von dieser Zahlungsart: Gerade in der Anfangszeit ist eine stabile Liquidität entscheidend. Akontozahlungen schaffen hier finanzielle Sicherheit.

Alternativ sind auch monatliche Pauschalen oder Meilensteinzahlungen denkbar. Wichtig ist, dass die Zahlungsweise zum Projekt passt und vertraglich fixiert ist.

Akontozahlungen sorgen somit für Flexibilität, Sicherheit und Transparenz – gerade bei wachsenden Unternehmen mit vielen laufenden Projekten. Sie sind eine clevere Lösung, wenn Du auf planbare Einnahmen setzt.