Abgrenzungsrechnung für Selbständige – Nur echte Kosten zählen

Nach Definition beschreibt die Abgrenzungsrechnung den Prozess, mit dem betriebsfremde Posten aus der Finanzbuchhaltung herausgefiltert werden, um das echte Betriebsergebnis zu ermitteln. In diesem Artikel erfährst Du, warum die Abgrenzungsrechnung so wichtig ist – inklusive Abgrenzungsrechnungs-Tabelle.

Abgrenzungsrechnung einfach erklärt: Definition und Ziele

Die Abgrenzungsrechnung bildet die Brücke zwischen der Finanzbuchhaltung (FiBu) und der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Sie stellt sicher, dass betriebsfremde Aufwendungen und Erträge aus der FiBu herausgefiltert werden. So wird nur das aufgeführt, was wirklich zum Kerngeschäft gehört.

In der Finanzbuchhaltung, auch Rechnungskreis 1 genannt, wird das gesamte Unternehmensergebnis für steuerliche Zwecke ermittelt. Die Kosten- und Leistungsrechnung, der Rechnungskreis 2, konzentriert sich dagegen auf die internen, betrieblichen Prozesse. Die Abgrenzungsrechnung verbindet diese beiden Bereiche: Sie überführt die Zahlen aus der pagatorischen (zahlungsorientierten) Buchführung in eine kalkulatorische (wirtschaftlich bewertete) Betrachtung. Damit stellt sie den ersten Schritt zur Erstellung der Kosten- und Leistungsrechnung dar.

Sie wird oft mit der Rechnungsabgrenzung verwechselt, verfolgt jedoch ein anderes Ziel: Die Rechnungsabgrenzung dient der periodengerechten Erfolgsermittlung in der Finanzbuchhaltung. Die Abgrenzungsrechnung korrigiert hingegen die Ergebnisse für die interne Kostenrechnung.

Aufgaben der Abgrenzungsrechnung

Hast Du Dich schon einmal gefragt, warum in Deiner Buchhaltung ein anderer Gewinn steht als in der Kostenrechnung? Die Abgrenzungsrechnung erklärt diesen Unterschied: Sie filtert betriebsfremde Posten heraus, sodass nur die relevanten Zahlen aus Deinem Kerngeschäft berücksichtigt werden. So entsteht ein klares, realistisches Bild Deiner wirtschaftlichen Leistung.

Abgrenzung und Anpassung von Kosten

Stell Dir vor, Du führst ein Architekturbüro und spendest einmalig für eine lokale Organisation. Diese Spende ist zwar in der Finanzbuchhaltung erfasst, gehört aber nicht zu Deiner täglichen Geschäftstätigkeit. Die Abgrenzungsrechnung trennt solche neutralen Aufwendungen heraus und ergänzt gleichzeitig kalkulatorische Kosten wie Miete, Zinsen oder den Unternehmerlohn, die in der Finanzbuchhaltung fehlen.

So entsteht die Verbindung zwischen bilanziellen und kalkulatorischen Größen, die für die Kostenrechnung relevant sind.

Realistische Ergebnisse

Die Abgrenzungsrechnung zeigt, wie hoch Dein tatsächliches Betriebsergebnis ist – frei von steuerlichen oder einmaligen Einflüssen. Sie schafft die Grundlage, um das Ergebnis der Finanzbuchhaltung mit dem internen Betriebsergebnis zu vergleichen. Nur so lassen sich wirtschaftliche Entwicklungen realistisch bewerten und fundierte Entscheidungen treffen.

Eine gut strukturierte Abgrenzungsrechnung hilft Dir, Schwankungen zu erkennen, Preise realistisch zu kalkulieren und Investitionen gezielt zu planen.

Verbindung zu Bilanz, GuV und Finanzbuchhaltung

Die Abgrenzungsrechnung bildet die Brücke zwischen Finanzbuchhaltung, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie gleicht Unterschiede aus und sorgt dafür, dass interne und externe Ergebnisse miteinander vergleichbar bleiben. Damit kannst Du als Unternehmer:in oder Freiberufler:in Deine finanzielle Situation besser verstehen und gezielt steuern.

Praxisnahes Beispiel für eine Abgrenzungsrechnung

Das folgende Beispiel zeigt, wie Aufwendungen und Erträge in der Abgrenzungsrechnung zugeordnet werden. Ziel ist es, ein realistisches Betriebsergebnis zu ermitteln, das nur die tatsächlichen Kosten und Leistungen des Unternehmens berücksichtigt.

In der Tabelle unten siehst Du, wie sich das Ergebnis Schritt für Schritt entwickelt – von der Finanzbuchhaltung (Rechnungskreis 1) über die Abgrenzungsrechnung (Rechnungskreis 2) bis hin zur Kosten- und Leistungsrechnung.

In diesem Beispiel werden im Rechnungskreis 1 zunächst alle Aufwendungen (238.000 €) und Erträge (325.000 €) aus der Finanzbuchhaltung erfasst. Daraus ergibt sich ein Gesamtergebnis von 87.000 €.

In der Abgrenzungsrechnung werden anschließend die neutralen Posten herausgerechnet – die 15.000 € ergeben sich dabei, indem neutrale Aufwendungen (10.000 €) und neutrale Erträge (25.000 €) miteinander verrechnet werden. Dasselbe gilt für Aufwände laut Finanzbuchhaltung (58.000 €) und kalkulatorische Kosten (75.000 €), deren Differenz 17.000 € beträgt. Addiert man die Ergebnisse dieser beiden Rechnungen, erhält man ein neutrales Ergebnis von insgesamt 32.000 €.

Im Rechnungskreis 2 zeigt die Kosten- und Leistungsrechnung schließlich Gesamtkosten von 245.000 € und Leistungen von 300.000 €. Das daraus abgeleitete Betriebsergebnis, das sich auch aus dem Gesamtergebnis abzüglich neutralem Ergebnis errechnen lässt, beträgt 55.000 €. Es bildet die Grundlage für die interne Erfolgsermittlung.

Unterschied zwischen betrieblichem und neutralem Ertrag

In der Abgrenzungsrechnung werden ausschließlich Erträge berücksichtigt, die direkt aus Deiner betrieblichen Tätigkeit stammen. Gewinne aus Aktienverkäufen, Subventionen oder Entschädigungen gelten als neutrale, nicht-betriebliche Erträge und bleiben in der Kostenrechnung außen vor. Dadurch zeigt sich, wie profitabel Dein eigentliches Kerngeschäft wirklich ist.

Kalkulatorische Kosten richtig berücksichtigen

Kalkulatorische Kosten zeigen den tatsächlichen Werteverzehr eines Unternehmens, unabhängig davon, ob dafür tatsächlich Zahlungen geflossen sind. Man unterscheidet dabei zwei Arten: Anderskosten entstehen, wenn ein Aufwand auch in der Finanzbuchhaltung vorkommt, dort aber anders bewertet wird – zum Beispiel bei Abschreibungen.

Zusatzkosten entstehen nur dann, wenn in der Finanzbuchhaltung kein entsprechender Aufwand erfasst wird – etwa wenn ein:e Unternehmer:in eigene Räumlichkeiten nutzt (kalkulatorische Miete) oder kein Fremdkapital vorhanden ist (kalkulatorische Zinsen). Ihre Berücksichtigung sorgt dafür, dass das Betriebsergebnis realistisch abgebildet wird und die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens korrekt beurteilt werden kann.

Berechnung der Abgrenzungsrechnung

Die Abgrenzungsrechnung folgt einem festen Schema, das sich mit einer klassischen Formel zusammenfassen lässt:

Kosten = Aufwendungen – neutrale Aufwendungen + Zusatzkosten ± Anderskosten

Diese zeigt, wie betriebsfremde oder periodenfremde Posten entfernt und kalkulatorische Kosten ergänzt werden, um die tatsächlichen Betriebskosten zu ermitteln. Dennoch wird die Berechnung häufig in einer Tabelle dargestellt.

Im Folgenden findest Du eine kurze Anleitung, wie Du diese Tabelle Schritt für Schritt nutzt, um Aufwendungen und Erträge korrekt abzugrenzen.

1. Daten aus der Finanzbuchhaltung sammeln (Rechnungskreis 1): Erfasse alle Aufwendungen und Erträge aus Deiner GuV, beispielsweise Materialaufwand, Löhne, Steuern und Umsatzerlöse.
2. Neutrale Aufwendungen und Erträge identifizieren: Trenne nun alle betriebsfremden oder außerordentlichen Posten, etwa Zinserträge oder Mieterträge. Diese fließen in die Spalte „Neutrale Aufwendungen/Erträge“ ein.
3. Kostenrechnerische Korrekturen eintragen: Ergänze anschließend Zusatz- und Anderskosten wie den kalkulatorischen Unternehmerlohn oder Abschreibungen. Sie werden in der Spalte „Verrechnete Kosten“ notiert.
4. Kosten und Leistungen vergleichen (Rechnungskreis 2): Übertrage die bereinigten Werte zum Schluss in die Spalten „Kosten” und „Leistungen”, um das Betriebsergebnis zu ermitteln.

Im Anschluss erfährst Du, wie Du typische Fehler vermeidest.

Häufige Fehler und Tipps für eine fehlerfreie Abgrenzungsrechnung

Auch erfahrene Unternehmer:innen und Freiberufler:innen machen bei der Abgrenzungsrechnung typische Fehler. Die häufigsten solltest Du kennen, um sie künftig vermeiden zu können:

• Verwechslung oder falsche Einordnung von Aufwand und Kosten: Nicht jeder Aufwand gehört automatisch in die Kostenrechnung. Spenden, private Entnahmen oder Verluste aus Wertpapieren zählen zu den neutralen Aufwendungen. Dieselbe Vorsicht ist bei Kosten geboten.
• fehlende kalkulatorische Ergänzungen: Wer kalkulatorische Mieten oder Zinsen vergisst, bewertet das Betriebsergebnis oft als positiv oder als negativ.

Prüfe regelmäßig, ob Deine Aufwendungen richtig abgegrenzt sind. Eine klare Trennung zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung ist wichtig. Auch moderne Buchhaltungssoftware kann Dir helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und Zeit zu sparen.